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Índice de la Ayuda

Bienvenido al sistema de Ayuda en pantalla de la agenda. Desde aquí, puede navegar por los temas de la Ayuda haciendo clic en el tema deseado. Los temas se reconocen con facilidad porque siempre están subrayados.

Introducción

Configuración de las preferencias

Glosarios

Componentes principales

Páginas de la agenda

Bandeja de entrada

Visualización de tareas

Agenda local

Cómo trabajar con entradas

Información completa sobre las entradas

Reuniones

Notas diarias

Eventos diarios

Tareas

Días festivos

Funciones

Búsqueda

Avisos

Impresión

Correo

Grupos

Derechos de acceso

Importación y exportación

Para obtener más información sobre el uso del sistema de Ayuda, pulse F1.


Glosarios

Existen dos glosarios disponibles, uno para los términos utilizados en la agenda y otro para los iconos utilizados.

Glosario

Glosario de iconos


Glosario

Archivo adjunto

Asociar

Barra de herramientas

Barra de estado

Calendario

Canal temporal

Control temporal

Correo electrónico

Delegado

Dominio

Entrada

Estado de asistencia

Evento diario

Grado de importancia

Modo conectado

Modo desconectado

Nivel de acceso

Nodo

Nota diaria

Parámetro de búsqueda

Propiedad

Proponer

Provisional

Recurso

Reunión

Servidor

Sincronización

Tarea

Tipos de grupo

Unidad organizativa

Usuario local

Usuario remoto

Valor predeterminado


Glosario de iconos

La agenda utiliza iconos para transmitir tanta información como sea posible sin sobrecargar la pantalla. Haga clic en uno de los siguientes iconos para ver una breve definición.

Si trabaja en la agenda, detenga el ratón sobre un botón de la barra de herramientas o una entrada para ver una breve descripción.

Barra de herramientas

Barra de control de fecha

Barra de estado

Ventanas de entradas

Vistas diaria y semanal

Vista Agenda mensual

Bandeja de entrada

Vista Notas

Vista Tarea y Visualización de tareas

Cursores especiales

Avisos emergentes

Importación y sincronización


Introducción

Para obtener más información sobre los principios básicos de la agenda, haga clic en uno de los siguientes temas:

Inicio de sesión con Netscape Calendar

Búsqueda del nombre de usuario

Seleccionar alias o ID del nodo

Acceso del recurso

Modificar contraseña


Inicio de sesión con Netscape Calendar

El cuadro de diálogo Inicio de sesión con Netscape Calendar aparece al abrir el calendario. Permite decidir si desea trabajar en la agenda en modo conectado o desconectado.

Para utilizar la agenda remota, debe estar conectado al servidor. Para utilizar la agenda local, primero debe configurarla (con el cuadro de diálogo Configuración de la agenda en modo desconectado al abrir la agenda local por primera vez o con el cuadro de diálogo Preferencias del modo desconectado si está conectado).

1.	Escriba el nombre de usuario (nombre con el que el sistema le reconoce).

Para buscar el nombre, haga clic en el botón Buscar.

2.	Escriba la contraseña.

3.	Para trabajar con conexión, introduzca el nombre del servidor. Puede escribirlo o seleccionarlo del cuadro de lista desplegable.

Para trabajar sin conexión, seleccione "Modo desconectado" del cuadro de lista desplegable.

Haga clic en Aceptar para abrir la agenda.

Consulte también:

Preferencias del modo desconectado: Ubicación

Seleccionar alias o ID del nodo

Búsqueda del nombre de usuario

Configuración de la agenda en modo desconectado


Búsqueda del nombre de usuario

Si no está seguro del nombre de usuario, haga clic en el botón Buscar del cuadro de diálogo Inicio de sesión con Netscape Calendar para buscarlo.

Puede abrir la agenda de otro usuario o recurso (si introduce la contraseña correcta).

Selección de personas

1.	Con la ficha Persona del cuadro de diálogo Buscar en directorio, escriba el nombre del usuario con el que desea iniciar la sesión y haga clic en Buscar.

2.	Seleccione el nombre del cuadro de lista hallado(s).

•	Si el usuario que busca no aparece en la lista, utilice un parámetro de búsqueda diferente. Si no está seguro de la ortografía, utilice pocos caracteres para ampliar la búsqueda.

•	Seleccione un nombre del cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Información para obtener más datos sobre el usuario.

Haga clic en Aceptar para seleccionar este usuario y volver al cuadro de diálogo Inicio de sesión con Netscape Calendar.

Selección de recursos

1.	Con la ficha Recursos del cuadro de diálogo Buscar en directorio, escriba el nombre o número del recurso y haga clic en Buscar.

2.	Seleccione el nombre del cuadro de lista hallado(s).

•	Si el recurso que desea no aparece en la lista, utilice un parámetro de búsqueda diferente. Si no está seguro de la ortografía, utilice pocos caracteres para ampliar la búsqueda.

•	Seleccione un nombre del cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Información para obtener más datos sobre el recurso.

Haga clic en Aceptar para seleccionar este recurso y volver al cuadro de diálogo Inicio de sesión con Netscape Calendar.

Consulte también:

Seleccionar un nombre


Seleccionar un nombre

El cuadro de diálogo Seleccionar un nombre aparece cuando más de un nombre coincide con los caracteres introducidos en el cuadro de edición Nombre.

Al iniciar la sesión en la agenda o si se añade un nombre a una lista, puede que varios nombres coincidan con el introducido (por ejemplo, si escribe "Ram" puede encontrar varios Ramírez, Ramiro o Ramos en agendas de la empresa).

El cuadro de diálogo Seleccionar un nombre se abre y permite realizar la selección de una lista de nombres coincidentes. Seleccione el nombre correcto de la lista y haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Recursos


Seleccionar alias o ID del nodo

Al abrir la agenda, el cuadro de diálogo Inicio de sesión con Netscape Calendar solicita que se inicie la sesión. Se le pedirá que introduzca el nombre, la contraseña y el nombre del servidor.

Un servidor puede tener varios nodos en los que se almacena la información. En ese caso, es necesario especificar el nodo al que desea conectarse de la lista del cuadro de diálogo Seleccionar alias o ID del nodo.

Seleccione el nodo correcto y pulse Aceptar.

Consulte también:

Inicio de sesión con Netscape Calendar


Acceso del recurso

Puede iniciar la sesión del sistema como un recurso siempre que conozca la contraseña adecuada. Sin embargo, no debe trabajar como recurso mientras haya accedido como dicho recurso.

Si inicia la sesión en el sistema como recurso, sólo puede cambiar la contraseña y los derechos de acceso asignados a éste.

Si necesita trabajar como recurso, debe hacerlo como delegado. Para trabajar como delegado del recurso, debe iniciar la sesión como recurso, otorgarse los derechos necesarios y acceder a la agenda del recurso como delegado desde la agenda propia.

Consulte también:

Cómo trabajar como delegado

Derechos de acceso: Delegado

Derechos de acceso: Planificación

Derechos de acceso: Ver

Derechos de acceso: Ver tareas


Modificar contraseña

El cuadro de diálogo Modificar contraseña aparece al seleccionar Modificar contraseña del menú Opciones.

Para cambiar la contraseña actual, introdúzcala en el cuadro de edición superior. A continuación, introduzca la nueva contraseña en el cuadro de edición inferior y haga clic en Aceptar. Esta operación abre el cuadro de diálogo Verificar contraseña.

Si la contraseña actual se ha introducido de forma incorrecta, aparece un mensaje de error después de haber escrito la contraseña nueva.

Nota: Los caracteres introducidos aparecen como asteriscos (en vez de como texto). Los cuadros de edición son sensibles a mayúsculas/minúsculas.

Consulte también:

Verificar contraseña


Verificar contraseña

Si cambia la contraseña, la agenda solicita que verifique el cambio con el cuadro de diálogo Verificar contraseña.

1.	Vuelva a introducir la nueva contraseña.

2.	Haga clic en Aceptar.

Nota: Los caracteres introducidos aparecen como asteriscos (en vez de como texto). Los cuadros de edición son sensibles a mayúsculas/minúsculas.

Consulte también:

Modificar contraseña


Conectar con el servidor

El cuadro de diálogo Conectar con el servidor se abre si se encuentra en la agenda local y desea conectarse por primera vez a la agenda remota.

1.	Escriba el nombre de usuario en el primer cuadro de edición.

Si no recuerda el nombre de usuario, búsquelo con el botón Buscar.

2.	Escriba la contraseña en el cuadro de edición Contraseña.

3.	Escriba el nombre y el número del nodo del servidor con el que desea conectar.

Utilice el cuadro de lista desplegable para seleccionar uno de los últimos servidores utilizados.

Haga clic en Aceptar para conectar y abrir la agenda remota.


Abrir agenda

El cuadro de diálogo Abrir agenda aparece al hacer clic en el botón Abrir agenda de la barra de herramientas, pulsar Control+O o seleccionar Abrir agenda, Individual del menú Archivo. En este cuadro de diálogo se selecciona la agenda que se desea abrir.

Para abrir la agenda personal

Escriba el nombre de usuario en el cuadro de edición:

•	Si no recuerda el nombre de usuario, haga clic en el botón Buscar para buscarlo en el directorio.

Haga clic en Aceptar.

Para ver la agenda de otro usuario o recurso

Escriba el nombre de usuario en el cuadro de edición:

•	Si no recuerda el nombre de usuario, haga clic en el botón Buscar para buscarlo en el directorio.

Para abrir una agenda de recurso, escriba r:, re: o rec: seguido del nombre del recurso.

Haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Información completa sobre las páginas de la agenda

Cómo trabajar como delegado


Agenda de grupo

La agenda de grupo permite ver las vistas diarias de varios recursos y personas, con lo que es posible planificar una reunión a una hora conveniente para todos.

Utilice el cuadro de diálogo Selección de agenda de grupo para abrir una agenda de grupo nueva. Aparece al seleccionar Abrir agenda, De grupo, del menú Archivo, pulsar Control+G o hacer clic en el botón Grupo de la barra de herramientas.

La agenda de grupo está formada por varias columnas. La primera columna, la vista Combinado, muestra los momentos en que todas las personas y recursos seleccionados para la agenda de grupo están disponibles. Todas las columnas sucesivas muestran las vistas diarias individuales de cada persona y recurso incluido en esta agenda de grupo.

Haga clic en el botón Modificar agenda de grupo de la barra de herramientas para volver al cuadro de diálogo Selección de agenda de grupo, en el que se pueden modificar las personas y recursos que aparecen en la agenda de grupo.

Las entradas se pueden planificar directamente en la primera columna para invitar a todos los usuarios y recursos seleccionados. En la ventana Nueva reunión que aparece, las personas y los recursos seleccionados ya están en la lista. Puede modificar la lista de la misma forma que si creara otra entrada, o bien, puede realizar cambios más tarde con el cuadro de diálogo Modificar entrada.

También puede planificar una entrada en una agenda de un solo usuario, de la misma forma que si sólo hubiera abierto la agenda de dicho usuario. La vista Combinado cambiará automáticamente para que quepan las entradas creadas.

Consulte también:

Selección de agenda de grupo

Página Agenda diaria

Creación de reuniones: General

Modificación de reuniones: General


Cómo trabajar como delegado

Un delegado es alguien con derecho a trabajar en la agenda de otro usuario en el nombre de éste. Los delegados sólo pueden realizar las operaciones para las que el propietario de la agenda les ha otorgado permiso.

En la agenda de otro usuario

Para abrir una agenda como delegado, seleccione Abrir agenda, Cómo delegado del menú Archivo o pulse Control+D. Seleccione el nombre de usuario del cuadro de lista y haga clic en Aceptar. Al abrir la Bandeja de entrada, observe que se muestran sus carpetas y las de la persona para la que trabaja como delegado.

Como delegado, puede ver, modificar y añadir entradas en función de los derechos otorgados (por ejemplo, no es seguro que tenga acceso a las tareas de ese usuario).

Si crea una entrada mientras trabaja como delegado, se considerará una propuesta del propietario de la agenda. Sólo podrá modificarla cuando trabaje como delegado del usuario.

La ficha Delegado del cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso) permite conceder derechos a otros.

En la Visualización de tareas

Para abrir la Visualización de tareas de otro usuario como delegado, seleccione Abrir tareas, Modificar tareas ajenas como delegado del menú Archivo. Seleccione el nombre de usuario del cuadro de diálogo Actuar como delegado (si tiene derechos para agendas de varios usuarios) y haga clic en Aceptar. A continuación, puede ver y modificar las tareas para las que tiene derechos de acceso.

Las tareas creadas serán las tareas del usuario en cuyo nombre trabaja. Sólo podrá modificarlas cuando trabaje como delegado de esa persona.

Como recurso

Si necesita trabajar en la agenda de un recurso, debe hacerlo como delegado. Para ello, primero debe conectar con el sistema como el recurso y cambiar los derechos de acceso. Otórguese a sí mismo los derechos necesarios con la ficha Delegado del cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso).

Puede acceder a la agenda del recurso como delegado desde su propia agenda, de la misma forma que lo haría con la agenda de otra persona (consulte la sección anterior).

Consulte también:

Derechos de acceso: Delegado

Apertura de una agenda de grupo como delegado


Apertura de una agenda de grupo como delegado

La apertura de una agenda de grupo como delegado permite crear reuniones con la agenda de grupo mientras se trabaja como delegado de otra persona.

La agenda de grupo proporciona una forma sencilla de planificar un evento con varias personas, en lugar de ver, de forma individual, las agendas de todos los usuarios.

1.	Para abrir el cuadro de diálogo Actuar como delegado, seleccione Abrir agenda, Como delegado, del menú Archivo o pulse Control+D.

2.	Seleccione la persona o recurso para el que desea trabajar como delegado y haga clic en Aceptar.

3.	Seleccione "Abrir la vista de un grupo con:" del cuadro de diálogo Abrir agenda como delegado para abrir una agenda de grupo nueva.

Una vez seleccionada, el cuadro de edición Añadir se activa. Añada los nombres de los usuarios y recursos que desea invitar en el cuadro de edición Añadir.

Haga clic en Aceptar para abrir esta agenda de grupo como delegado.

Consulte también:

Selección de agenda de grupo

Agenda de grupo

Cómo trabajar como delegado

Derechos de acceso: Delegado


Abrir tareas

El cuadro de diálogo Abrir tareas aparece al seleccionar Abrir tareas, Abrir tareas, del menú Archivo, pulsar Control+T o hacer clic en el botón Abrir tareas de la barra de herramientas. Permite seleccionar la Visualización de tareas que desea ver.

Para abrir las tareas propias

Escriba el nombre de usuario en el cuadro de edición.

•	Si no recuerda el nombre de usuario, haga clic en el botón Buscar para buscarlo en el directorio.

Haga clic en Aceptar.

Para ver las tareas de otro usuario

Escriba el nombre de usuario en el cuadro de edición.

•	Si no recuerda el nombre de usuario, haga clic en el botón Buscar para buscarlo en el directorio.

Haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Recursos

Derechos de acceso: Ver tareas

Visualización de tareas


Visualización de tareas

La Visualización de tareas contiene todas las tareas: activas, sin completar, completadas y vencidas.

La Visualización de tareas se puede abrir de tres formas: Seleccione Abrir tareas, Abrir tareas del menú Archivo, pulse Control+T o haga clic en el botón Abrir tareas de la barra de herramientas.

Al seleccionar Abrir tareas del menú Archivo, existen dos posibles opciones:

•	Abrir tareas: Permite abrir una Visualización de tareas. Si abre las tareas de otro usuario, sólo podrá ver la información para la que el usuario le ha otorgado derechos de visualización en la ficha Ver tareas del cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso). No se pueden modificar las tareas de otro usuario a menos que trabaje como su delegado.

•	Modificar tareas ajenas como delegado: Permite abrir la Visualización de tareas de otra persona y trabajar en las tareas de ese usuario como delegado. Puede ver, modificar y añadir las tareas de ese usuario en función de los derechos que el usuario le ha otorgado en la ficha Delegado del cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso).

Cómo trabajar en la Visualización de tareas

Junto a cada tarea de la Visualización de tareas hay una casilla que indica su estado:

La tarea vence en el futuro.

La tarea ha vencido.

La tarea se ha completado.

Algunas tareas también pueden tener los siguientes símbolos:

Indica que se ha definido un aviso para la tarea.

Indica que la tarea tiene comentarios.

Indica que la tarea tiene un archivo adjunto.

Para visualizar algunas o todas las tareas en la Visualización de tareas, seleccione uno de los comandos de tareas del menú Ver:

Para crear, modificar, ver y eliminar tareas con los comandos del menú Edición, haga doble clic en éstos o haga clic con el botón derecho del ratón en la tarea que desea modificar.

Haga clic en la casilla Estado de la tarea para marcarla como 100% completado. La fecha de finalización se introduce automáticamente.

Clasificación de tareas

Para seleccionar el orden de las tareas, elija uno de los comandos de clasificación del menú Tareas o haga clic en la cabecera de la columna que desea ordenar.

Duplicación de tareas

Seleccione la tarea que desea duplicar y elija Duplicar tarea del menú Edición, pulse Control+2 o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Duplicar tarea del menú que aparece.

Impresión de tareas

Seleccione Imprimir entrada seleccionada del menú Archivo o pulse F11 para imprimir la tarea seleccionada.

Para imprimir una lista completa de tareas, haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas, seleccione Imprimir del menú Archivo o pulse Control+P.

Consulte también:

Tareas

Vista Tarea

Creación y modificación de tareas: General

Ver tarea


Información completa sobre la Bandeja de entrada

En la Bandeja de entrada se reciben y administran las entradas que recibe de otros usuarios. También contiene una lista de las entradas enviadas a otros usuarios.

Para abrir la Bandeja de entrada, seleccione Abrir bandeja de entrada del menú Archivo, pulse Control+I o haga clic en el botón Abrir bandeja de entrada de la barra de herramientas.

Al abrir la Bandeja de entrada, aparece una carpeta con su nombre (si ha abierto otras agendas como delegado, las carpetas también aparecerán con sus nombres). Una vez abierta esta carpeta, aparecen cuatro carpetas llamadas Entradas nuevas, Entradas aceptadas, Entradas enviadas y Entradas rechazadas. Para abrirlas y cerrarlas, haga clic en ellas.

Una vez abierta, bajo la carpeta aparece una lista del contenido. Las entradas de la lista están precedidas de un icono que las identifica como nota diaria, día festivo, reunión, evento diario o entrada repetida. Su aspecto es el siguiente:

Nota diaria

Día festivo

Reunión

Evento diario

Entrada recurrente

Para obtener más información sobre una entrada:

•	Haga clic en el icono para ver la lista de recursos y usuarios invitados.

•	Haga doble clic en el título de una entrada (o en su nombre en la lista de usuarios invitados) para ver y modificar la entrada (sólo puede modificar las entradas que ha propuesto). También puede cambiar la respuesta.

•	Haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier punto de esta línea de tema y seleccione Ver entrada del menú que aparece.

Para mover una entrada directamente a otra, haga clic en ella y arrástrela a la otra carpeta. La agenda realizará los cambios necesarios (por ejemplo, cambiar la respuesta a la entrada). Para seleccionar y mover varias entradas al mismo tiempo, utilice las teclas Mayús y Control.

Consulte también:

Entradas nuevas

Entradas aceptadas

Entradas enviadas

Entradas rechazadas


Buscar en directorio: Personas

El cuadro de diálogo Buscar en directorio aparece al hacer clic en el botón Buscar. También aparece al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición. La ficha Persona permite buscar personas en el directorio.

El cuadro de diálogo Buscar en directorio tiene un aspecto y unas funciones diferentes según el lugar desde el que se abre. Existen tres versiones diferentes del cuadro de diálogo Buscar en directorio:

•	Selección de un usuario: Esta versión del cuadro de diálogo se abre al hacer clic en el botón Buscar en un cuadro de diálogo en el que sólo se selecciona una persona o un recurso (por ejemplo, si se busca un nombre en el cuadro de diálogo Abrir agenda).

•	Selección de varios usuarios: Esta versión se abre al hacer clic en el botón Buscar en un cuadro de diálogo en el que se pueden seleccionar varias personas o recursos (por ejemplo, una cita o reunión nueva).

•	Información del usuario: Esta versión se abre al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición o pulsar F12. En este caso, sólo obtendrá más información sobre las personas y los recursos del sistema.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de un usuario

Buscar en directorio: Selección de varios usuarios

Buscar en directorio: Información del usuario

Buscar en directorio: Recursos

Buscar en directorio: Grupos

Selección de varios usuarios


Buscar en directorio: Selección de un usuario

La ficha Persona del cuadro de diálogo Buscar en directorio permite buscar y seleccionar un usuario (por ejemplo, en el cuadro de diálogo Inicio de sesión con Netscape Calendar o Abrir agenda).

Para buscar una persona, utilice la ficha Persona y realice los siguientes pasos:

1.	Escriba el nombre de la persona que desea encontrar.

También puede buscar en el directorio con uno o varios parámetros de búsqueda.

2.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista hallado(s).

•	Los usuarios con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son usuarios remotos.

•	Para imprimir el resultado de la búsqueda, haga clic en Imprimir.

•	Seleccione el nombre de una persona y haga clic en Información para obtener más información sobre ella.

•	Si la agenda encuentra más de 100 personas, sólo aparecerán 100 nombres a la vez en la lista. Utilice los botones de flechas dobles situados junto al botón Buscar para cambiar de una lista a otra.

Para seleccionar un usuario, seleccione el nombre del cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de un recurso


Buscar en directorio: Selección de varios usuarios

Esta ficha del cuadro de diálogo Buscar en directorio permite buscar y seleccionar varios usuarios (por ejemplo, en la ficha General de la ventana Nueva reunión).

Para buscar uno o varios usuarios, utilice la ficha Persona y realice los siguientes pasos:

1.	Escriba un nombre y/u otros parámetros de búsqueda.

2.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista hallado(s).

•	Los usuarios con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son usuarios remotos.

•	Para imprimir el resultado de la búsqueda, haga clic en Imprimir.

•	Seleccione el nombre de una persona y haga clic en Información para obtener más información sobre ella.

•	Si la agenda encuentra más de 100 personas, sólo aparecerán 100 nombres a la vez en la lista. Utilice los botones de flechas dobles situados junto al botón Buscar para cambiar de una lista a otra.

3.	Para seleccionar usuarios, elija los nombres en el cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Añadir. Aparecen en la parte derecha del cuadro de lista seleccionado(s).

•	Para seleccionar todos los nombres de la lista, haga clic en Añadir todo.

•	Para eliminar un nombre añadido, selecciónelo en el cuadro de lista seleccionado(s) y haga clic en Eliminar.

•	Para imprimir la lista de personas y recursos seleccionados, haga clic en Imprimir.

4.	Cuando haya terminado de seleccionar personas, vaya a las otras fichas y seleccione recursos y grupos. Las personas seleccionadas en esta ficha permanecen en el cuadro de lista seleccionado(s), a menos que se eliminen.

Haga clic en Aceptar cuando todas las personas y recursos que desea aparezcan en el cuadro de lista seleccionado(s). Se incluyen automáticamente en la lista de personas/recursos en la que trabajaba al abrir el cuadro de diálogo Buscar en directorio.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de varios recursos

Buscar en directorio: Selección de varios usuarios por grupos


Buscar en directorio: Información del usuario

Esta versión del cuadro de diálogo Buscar en directorio se abre al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición o pulsar F12.

En esta versión no se puede seleccionar un nombre de persona para su uso en un cuadro de edición o lista. Sólo proporciona un acceso rápido al directorio del sistema para obtener más información sobre las personas, recursos y grupos del sistema.

Para buscar una persona, utilice la ficha Persona y realice los siguientes pasos:

1.	Escriba el nombre de la persona que desea encontrar.

También puede buscar con uno o varios parámetros de búsqueda.

2.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista hallado(s).

•	Los usuarios con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son usuarios remotos.

•	Para imprimir el resultado de la búsqueda, haga clic en Imprimir.

•	Si la agenda encuentra más de 100 personas, sólo aparecerán 100 nombres a la vez en la lista. Utilice los botones de flechas dobles situados junto al botón Buscar para cambiar de una lista a otra.

3.	Seleccione un nombre de usuario y haga clic en Información para ver la información sobre dicha persona.

Haga clic en Terminar una vez terminada la búsqueda en el directorio.

Consulte también:

Buscar en directorio: Recursos

Buscar en directorio: Información del usuario por grupos


Buscar en directorio: Recursos

El cuadro de diálogo Buscar en directorio aparece al hacer clic en el botón Buscar. También aparece al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición o pulsar F12. La ficha Recursos permite buscar recursos en el directorio.

El cuadro de diálogo tiene un aspecto y unas funciones diferentes según el lugar desde el que se abre. Existen tres versiones diferentes del cuadro de diálogo Buscar en directorio:

•	Selección de un recurso: Esta versión del cuadro de diálogo Buscar se abre al hacer clic en el botón Buscar en un cuadro de diálogo en el que sólo se selecciona una persona o un recurso (por ejemplo, si se busca un nombre en el cuadro de diálogo Abrir agenda).

•	Selección de varios recursos: Esta versión se abre al hacer clic en el botón Buscar de un cuadro de diálogo en el que se pueden seleccionar varias personas o recursos (por ejemplo, al utilizar la ficha Persona/Recursos que aparece en numerosos cuadros de diálogo).

•	Información sobre el recurso: Esta versión se abre al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición o pulsar F12. En este caso, sólo obtendrá más información sobre las personas y los recursos del sistema.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de un recurso

Buscar en directorio: Selección de varios recursos

Buscar en directorio: Información sobre el recurso

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Grupos

Selección de varios usuarios


Buscar en directorio: Selección de un recurso

La ficha Recursos del cuadro de diálogo Buscar en directorio permite buscar y seleccionar un recurso (por ejemplo, en el cuadro de diálogo Inicio de sesión con Netscape Calendar o Abrir agenda).

Para buscar un recurso, utilice la ficha Recursos del cuadro de diálogo y realice los siguientes pasos:

1.	Escriba el número o nombre del recurso como parámetro de búsqueda.

2.	Seleccione "Sólo recursos locales" si no desea visualizar recursos remotos.

3.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista hallado(s).

•	Los recursos con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son recursos remotos.

•	Para imprimir el resultado de la búsqueda, haga clic en Imprimir.

•	Seleccione el nombre de un recurso y haga clic en Información para obtener más información sobre éste.

Para seleccionar un recurso, seleccione el nombre en el cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de un usuario


Buscar en directorio: Selección de varios recursos

Esta ficha del cuadro de diálogo Buscar en directorio permite buscar y seleccionar varios recursos (por ejemplo, al seleccionar los recursos que desea añadir a una cita o reunión nueva).

Para buscar uno o varios recursos, utilice la ficha Recursos del cuadro de diálogo y realice los siguientes pasos:

1.	Escriba el número o nombre del recurso como parámetro de búsqueda.

2.	Seleccione "Sólo recursos locales" si no desea visualizar recursos remotos.

3.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista hallado(s).

•	Los recursos con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son recursos remotos.

•	Para imprimir el resultado de la búsqueda, haga clic en Imprimir.

•	Seleccione el nombre de un recurso y haga clic en Información para obtener más información sobre éste.

4.	Para seleccionar recursos, elija los nombres del cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Añadir. Los nombres seleccionados aparecen en la parte derecha del cuadro de lista seleccionado(s).

•	Para seleccionar todos los nombres de la lista, haga clic en Añadir todo.

•	Para eliminar los nombres que ha añadido, selecciónelos y haga clic en Eliminar.

•	Para imprimir la lista de personas y recursos seleccionados por el momento, haga clic en Imprimir.

5.	Cuando haya terminado con la ficha Recursos, continúe con las fichas Persona y Grupos. Las recursos seleccionados permanecen en el cuadro de lista seleccionado(s), a menos que se eliminen.

Haga clic en Aceptar cuando todas las personas y recursos que desea seleccionar aparezcan en el cuadro de lista seleccionado(s). Se incluyen automáticamente en la lista de personas/recursos en la que trabajaba al abrir el cuadro de diálogo Buscar en directorio.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de varios usuarios

Buscar en directorio: Selección de varios usuarios por grupos


Buscar en directorio: Información sobre el recurso

Esta versión del cuadro de diálogo Buscar en directorio se abre al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición o pulsar F12.

En esta versión no se puede seleccionar un nombre de recurso para su uso en un cuadro de edición o lista. Sólo proporciona un acceso rápido al directorio del sistema para obtener más información sobre las personas, recursos y grupos del sistema.

Para buscar un recurso, utilice la ficha Recursos y realice los siguientes pasos:

1.	Escriba el número o nombre del recurso como parámetro de búsqueda.

2.	Seleccione "Sólo recursos locales" si no desea visualizar recursos remotos.

3.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista hallado(s).

•	Los recursos con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son recursos remotos.

•	Para imprimir el resultado de la búsqueda, haga clic en Imprimir.

4.	Seleccione el nombre de un recurso y haga clic en Información para obtener más información sobre éste.

Haga clic en Terminar cuando haya terminado la búsqueda en el directorio.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de varios usuarios

Buscar en directorio: Selección de varios usuarios por grupos

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Grupos

Selección de varios usuarios


Buscar en directorio: Grupos

El cuadro de diálogo Buscar en directorio aparece al hacer clic en el botón Buscar. También aparece al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición o pulsar F12. La ficha Grupos permite buscar grupos en el directorio.

El cuadro de diálogo Buscar en directorio tiene un aspecto y unas funciones diferentes según el lugar desde el que se abre. Existen dos versiones diferentes del cuadro de diálogo Buscar en directorio:

•	Selección de varios usuarios: Esta versión se abre al hacer clic en el botón Buscar de un cuadro de diálogo en el que se pueden seleccionar varias personas o recursos (por ejemplo, al utilizar la ficha Persona/Recursos que aparece en numerosos cuadros de diálogo).

•	Información del usuario: Esta versión se abre al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición o pulsar F12. En este caso, sólo obtendrá más información sobre las personas y los recursos del sistema.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de varios usuarios por grupos

Buscar en directorio: Información del usuario por grupos

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Recursos

Selección de varios usuarios


Buscar en directorio: Selección de varios usuarios por grupos

La ficha Grupo del cuadro de diálogo Buscar en directorio permite buscar y seleccionar varios miembros de un grupo (por ejemplo, al seleccionar personas y recursos para añadirlos a una cita o reunión nueva).

Para buscar y seleccionar uno varios miembros de un grupo, utilice la ficha Grupos y realice los siguientes pasos:

1.	Para seleccionar los tipos de grupo que desea visualizar, active las casillas de verificación adecuadas.

2.	Para seleccionar un grupo, haga clic en los grupos disponibles del cuadro de lista. Los miembros aparecen en el cuadro de lista Miembros. El nombre del grupo seleccionado y del propietario aparecen en la parte derecha del cuadro.

•	Los usuarios con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son usuarios remotos.

•	Seleccione el nombre de un miembro del grupo en el cuadro de lista y haga clic en Información para obtener más información.

3.	Para seleccionar los miembros de un grupo, elija los nombres en el cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Añadir. Los nombres seleccionados aparecen en la parte derecha del cuadro de lista seleccionado(s).

•	Para seleccionar todo el grupo, haga clic en Añadir todo.

•	Para eliminar los nombres que ha añadido, selecciónelos y haga clic en Eliminar.

•	Para imprimir la lista de personas y recursos seleccionados, haga clic en Imprimir.

4.	Cuando haya terminado con la ficha Grupos, continúe con las fichas Persona y Recursos. Los miembros seleccionados del grupo permanecen en el cuadro de lista seleccionado(s), a menos que se eliminen.

Haga clic en Aceptar cuando todas las personas y recursos que desea seleccionar aparezcan en el cuadro de lista seleccionado(s). Se incluyen automáticamente en la lista de personas/recursos en la que trabajaba al abrir el cuadro de diálogo Buscar en directorio.

Consulte también:

Buscar en directorio: Selección de varios usuarios

Buscar en directorio: Selección de varios recursos


Buscar en directorio: Información del usuario por grupos

Esta versión del cuadro de diálogo Buscar en directorio se abre al seleccionar Buscar en directorio del menú Edición o pulsar F12.

En esta versión no se puede seleccionar el nombre de un miembro del grupo para su uso en un cuadro de edición o lista. Sólo proporciona un acceso rápido al directorio del sistema para obtener más información sobre las personas, recursos y grupos del sistema.

Para buscar miembros de un grupo, utilice la ficha Grupos y realice los siguientes pasos:

1.	Para seleccionar los tipos de grupo que desea visualizar, active las casillas de verificación adecuadas.

2.	Para seleccionar un grupo, haga clic en los grupos disponibles del cuadro de lista. Los miembros aparecen en el cuadro de lista Miembros. El nombre del grupo seleccionado y del propietario aparecen en la parte derecha del cuadro.

•	Los usuarios con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son usuarios remotos.

•	Para imprimir una lista de los miembros seleccionados del grupo, haga clic en Imprimir.

3.	Seleccione el nombre de un miembro del grupo en el cuadro de lista y haga clic en Información para obtener más información.

Haga clic en Terminar una vez terminada la búsqueda en el directorio.

Consulte también:

Buscar en directorio: Información del usuario

Buscar en directorio: Información sobre el recurso

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Recursos

Selección de varios usuarios


Selección de varios usuarios

En el cuadro de diálogo Buscar en directorio, existen tres opciones de búsqueda para seleccionar nombres de usuario. Se pueden seleccionar nombres de usuario de una lista de personas, recursos o grupos.

Selección de una lista de personas

1.	Escriba el nombre de la persona que desea encontrar.

También puede buscar en el directorio con otros parámetros de búsqueda.

2.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista hallado(s).

3.	Seleccione los usuarios. Elija uno o varios nombres de usuario del cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Añadir para seleccionarlos.

•	Los usuarios con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son usuarios remotos.

•	Para seleccionar todos los nombres de la lista, haga clic en Añadir todo.

•	Para eliminar los nombres añadidos, selecciónelos en el cuadro de lista seleccionado(s) y haga clic en Eliminar.

Haga clic en Aceptar cuando se hayan añadido todos los nombres deseados.

Selección de una lista de recursos

1.	Escriba el número o nombre del recurso que desea encontrar.

También puede buscar en el directorio con otros parámetros de búsqueda.

2.	Seleccione "Sólo recursos locales" si no desea visualizar recursos remotos.

3.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista hallado(s).

4.	Seleccione los recursos. Elija uno o varios nombres de recurso del cuadro de lista hallado(s) y haga clic en Añadir para seleccionarlos.

•	Los recursos con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son recursos remotos.

•	Si desea seleccionar todos los nombres de la lista, haga clic en Añadir todo.

•	Para eliminar los nombres añadidos, selecciónelos en el cuadro de lista seleccionado(s) y haga clic en Eliminar.

Selección de un grupo

1.	Seleccione los tipos de grupo que desea visualizar.

2.	Haga clic en Buscar. El resultado de la búsqueda aparece en el cuadro de lista de grupos disponibles.

3.	Seleccione un grupo.

4.	Seleccione los miembros del grupo. Elija uno o varios nombres del cuadro de lista Miembros y haga clic en Añadir para seleccionarlos.

•	Los usuarios con una (R) u otras notas entre paréntesis junto a sus nombres son usuarios remotos.

•	Para seleccionar todos los nombres de la lista, haga clic en Añadir todo.

•	Para eliminar los nombres añadidos, selecciónelos en el cuadro de lista seleccionado(s) y haga clic en Eliminar.

Haga clic en Aceptar cuando se hayan añadido todos los nombres deseados.

Consulte también:

Búsqueda: Grupos

Búsqueda: Personas

Búsqueda: Recursos


Transferir desde archivo local

Permite actualizar la agenda del sistema central con la información de la agenda local.

Para transferir la agenda local a la agenda del sistema central, seleccione Transferir desde archivo local del menú Archivo.

Si desea iniciar la transferencia de la agenda local, haga clic en Sí. De lo contrario, haga clic en No.

Una vez iniciada la transferencia, puede seguir el proceso en el cuadro de diálogo de la agenda local Transfiriendo. Para cancelar la transferencia, haga clic en Cancelar.

Consulte también:

Sincronización con sistema central


Recibir en archivo local

Permite actualizar la agenda local con la información de la agenda del sistema central.

Para recibir la agenda del sistema central en la agenda local, seleccione Recibir en archivo local del menú Archivo.

Si desea iniciar la recepción de la agenda remota, haga clic en Sí. De lo contrario, haga clic en No.

Una vez iniciada la recepción, puede seguir el proceso en el cuadro de diálogo Recibiendo la agenda del sistema central. Para cancelar la recepción, haga clic en Cancelar.

Consulte también:

Sincronización con sistema central


Agenda local

Puede utilizar la agenda remota y la local. Esto significa que puede trabajar en la agenda aunque no esté conectado al servidor. Para actualizar de forma sencilla la agenda remota, transfiera el archivo local. La agenda le ayuda a sincronizar las diferencias entre ambos de forma rápida y sencilla.

Para obtener más información sobre el uso de las funciones de la agenda remota y local, haga clic en uno de los siguientes temas:

Inicio de sesión con Netscape Calendar

Configuración de la agenda en modo desconectado

Recibir en archivo local

Transferir desde archivo local

Sincronización con sistema central

Preferencias del modo desconectado: Sincronización

Preferencias del modo desconectado: Ubicación

Preferencias del modo desconectado: Recepción

Preferencias del modo desconectado: Personas y recursos

Preferencias del modo desconectado: Grupos


Utilidad de exportación

El cuadro de diálogo Utilidad de exportación (menú Archivo, Exportar datos) permite exportar información de las agendas a archivos de texto o palmtop compatibles.

Seleccione el tipo de archivo o palmtop desde el que desea exportar los datos. En función de la opción, se pueden exportar los datos de la agenda y/o del libro de direcciones. El tipo de datos que puede exportar con cada opción aparece cuando se selecciona en el cuadro de lista.

Haga clic en Continuar para abrir el siguiente cuadro de diálogo e introducir las configuración de exportación. Haga clic en Cancelar para interrumpirla.

Consulte también:

Utilidad de exportación: Agenda

Información completa sobre la compatibilidad del palmtop de la agenda

Configurar comunicaciones serie

Utilidad de importación

Procedimiento de configuración inicial para la exportación al palmtop

Instalación del servidor UniLink en HP Palmtop

Cómo trabajar con objetos de vCalendar

Sincronización con palmtop


Utilidad de exportación: Agenda

La Utilidad de exportación (menú Archivo, Exportar datos) permite exportar información de las agendas a archivos de texto o palmtop compatibles.

El título de este cuadro de diálogo es el nombre del tipo de palmtop o archivo seleccionado en el cuadro de diálogo Utilidad de exportación.

1.	Seleccione los datos que desea exportar.

•	Active la casilla de verificación "Eventos" para exportar todas las reuniones, eventos diarios, notas diarias y días festivos.

•	Active la casilla de verificación "Tareas" para exportar tareas.

2.	Defina el período en el que desea exportar los datos.

•	Para definir un intervalo de fechas, seleccione "Intervalo" e introduzca las fechas de inicio y finalización.

•	Para exportar todas las entradas de la agenda, seleccione "Todas".

•	Para personalizar un período temporal, seleccione "Personalizar" y defina el período en los cuadros siguientes. El período temporal personalizado se guarda hasta la próxima vez que se exportan datos.

3.	Seleccione las agendas desde las que desea exportar los datos.

•	Haga clic en el botón Marca de verificación para añadir un nombre al cuadro de edición.

•	Para buscar un nombre en el directorio, haga clic en el botón Buscar.

•	Para eliminar un nombre, selecciónelo y haga clic en Eliminar.

•	Haga clic en el botón Grupo para añadir miembros de un grupo.

4.	Si exporta los datos a un palmtop, seleccione el puerto serie que va a utilizar. Haga clic en Configurar junto al cuadro de edición Nombre del archivo y seleccione una de las opciones que se ofrecen en el cuadro de diálogo Configurar comunicaciones serie.

Si exporta datos al palmtop y todavía no ha realizado una exportación/importación con éste, necesita instalar un enlace entre la agenda y el palmtop. Abra la aplicación DataComm del palmtop, seleccione Recibir archivo del menú Archivo e introduzca el nombre de archivo ul.exe. A continuación, haga clic en Configurar en el cuadro de diálogo Utilidad de exportación de la agenda y haga clic en Instalar en el cuadro de diálogo Configurar comunicaciones serie que aparece. No será necesario que vuelva a realizar esta operación, a menos que las baterías del palmtop se agoten y se borren todos los datos y aplicaciones que contenga.

5.	Los nombres de archivo se asignan automáticamente a los archivos creados al exportar. Si selecciona el nombre de una persona o de un recurso en el cuadro de lista, el nombre del archivo correspondiente aparece en el cuadro de edición siguiente. Si lo desea, puede cambiar los nombres de estos archivos. Si no exporta a un palmtop, puede buscar el archivo en el sistema haciendo clic en Examinar.

6.	Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Si exporta datos a un palmtop y existen incoherencias entre éste y la agenda, puede que tenga que realizar el proceso de sincronización con palmtop antes de terminar la exportación de datos. En ese caso, aparece el cuadro de diálogo Sincronización con palmtop.

Consulte también:

Utilidad de exportación

Información completa sobre la compatibilidad del palmtop de la agenda

Configurar comunicaciones serie

Utilidad de importación

Procedimiento de configuración inicial para la exportación al palmtop

Instalación del servidor UniLink en HP Palmtop

Cómo trabajar con objetos de vCalendar

Sincronización con palmtop


Utilidad de importación

La Utilidad de importación (menú Archivo, Importar datos) permite importar datos a la agenda desde algunos archivos y palmtop compatibles.

Seleccione el tipo de archivo o palmtop al que desea importar los datos. En función de la opción, se pueden importar los datos de la agenda y/o del libro de direcciones. El tipo de datos que puede importar con cada opción aparece cuando se selecciona en el cuadro de lista.

Haga clic en Continuar para abrir el siguiente cuadro de diálogo e introducir los valores de importación. Haga clic en Cancelar para interrumpirla.

Consulte también:

Utilidad de importación: Agenda

Utilidad de exportación

Configurar comunicaciones serie

Se han encontrado entradas de vCalendar

Sincronización con palmtop


Utilidad de importación: Agenda

La Utilidad de importación (menú Archivo, Importar datos) permite importar datos a la agenda desde algunos archivos y palmtop compatibles.

El título de este cuadro de diálogo es el nombre del tipo de palmtop o archivo seleccionado en el cuadro de diálogo Utilidad de importación.

1.	Seleccione los datos que desea importar.

•	Active la casilla de verificación "Eventos" para importar todas las reuniones, eventos diarios, notas diarias y días festivos.

•	Active la casilla de verificación "Tareas" para importar las tareas.

2.	Defina el período en el que desea importar los datos.

•	Para definir un intervalo de fechas, seleccione "Intervalo" e introduzca las fechas de inicio y finalización.

•	Para importar todas las entradas de la agenda, seleccione "Todas".

•	Para personalizar un período temporal, seleccione "Personalizar" y defina el período en los cuadros siguientes. El período temporal se guarda hasta la próxima vez que se importan datos.

3.	Si importa los datos desde un palmtop, seleccione el puerto serie que va a utilizar. Haga clic en Configurar junto al cuadro de edición Nombre del archivo y seleccione una de las opciones que se ofrecen en el cuadro de diálogo Configurar comunicaciones serie.

Si importa datos desde el palmtop y todavía no ha realizado una exportación/importación con éste, necesita instalar un enlace entre la agenda y el palmtop. Abra la aplicación DataComm del palmtop, seleccione Recibir archivo del menú Archivo e introduzca el nombre de archivo ul.exe. A continuación, haga clic en Configurar en el cuadro de diálogo Utilidad de importación de la agenda y haga clic en Instalar en el cuadro de diálogo Configurar comunicaciones serie que aparece. No será necesario que vuelva a realizar esta operación, a menos que las baterías del palmtop se agoten y se borren todos los datos y aplicaciones que contenga.

4.	Introduzca el nombre del archivo desde el que desea importar los datos en el cuadro de edición Nombre del archivo. Si no va a importar desde un palmtop, puede buscar el archivo haciendo clic en Examinar.

5.	Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de introducir la información.

•	Si va a importar un archivo vCalendar, aparece un cuadro de diálogo que permite manejar las entradas que se importan de forma individual o colectiva.

•	Al importar desde un palmtop, el cuadro de diálogo Sincronización con palmtop se abre y permite solucionar las incoherencias entre éste y la agenda.

Consulte también:

Utilidad de importación

Utilidad de exportación

Configurar comunicaciones serie

Sincronización con palmtop


Impresión: Páginas de la agenda

El cuadro de diálogo Imprimir permite seleccionar el diseño de impresión, el intervalo de fechas y los tipos de páginas de la agenda que desea imprimir. Se puede abrir de tres formas: Seleccione Imprimir del menú Archivo, pulse Control+P o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas.

Puede imprimir la agenda seleccionada (por ejemplo, si tiene abiertas a la vez su agenda y las de otros usuarios, se imprimirá la que está activa).

1.	Para cambiar la configuración de la impresora, haga clic en Configurar para abrir el cuadro de diálogo Configurar impresión.

2.	Seleccione el diseño que desea utilizar en el cuadro de lista desplegable Diseño. Haga clic en Opciones para personalizar el diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

3.	Seleccione el intervalo de fechas que desea imprimir. Escriba las fechas directamente en los cuadros Fecha, utilice las flechas o haga clic en el botón Calendario.

4.	Para seleccionar los tipos de páginas de la agenda que desea imprimir, active las casillas de verificación correspondientes situadas en la parte inferior del cuadro de diálogo.

5.	Para obtener una presentación preliminar de la salida impresa antes de imprimirla, haga clic en Preliminar.

Haga clic en Aceptar para imprimir la agenda.

Consulte también:

Impresión

Presentación preliminar


Impresión: Bandeja de entrada, Visualización de tareas y entradas seleccionadas

Esta versión del cuadro de diálogo Imprimir se abre al imprimir la Bandeja de entrada, la Visualización de tareas o una entrada seleccionada. Se puede abrir de tres formas: Seleccione Imprimir del menú Archivo, pulse Control+P o haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas.

1.	Haga clic en Configurar para cambiar la configuración de la impresora con el cuadro de diálogo Configurar impresión.

2.	Seleccione el diseño que desea utilizar en el cuadro de lista desplegable Diseño. Haga clic en Opciones para personalizar el diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

3.	Haga clic en Preliminar para visualizar la salida impresa antes de imprimirla.

Haga clic en Aceptar para imprimir.

Consulte también:

Impresión

Presentación preliminar


Presentación preliminar

Para obtener una presentación preliminar de las salidas impresas de las páginas de la agenda, haga clic en Preliminar en el cuadro de diálogo Imprimir.

1.	Para desplazarse por las páginas de una salida impresa, utilice los botones Página siguiente y Página anterior.

2.	Si prefiere visualizar dos páginas a la vez, haga clic en el botón Dos páginas. Haga clic en el botón Una página para volver a la visualización de una página por pantalla.

3.	Puede ampliar los documentos de dos formas:

•	Haga clic en el área que desea ampliar con el cursor de ampliación.

•	Haga clic en el botón Ampliar de la barra de herramientas.

La vista se amplía para permitirle ver la salida impresa con más detalle. Puede ampliar dos veces. Si ha alcanzado la ampliación máxima, el cursor se vuelve a transformar en el puntero habitual.

4.	Para reducir, haga clic en el botón Reducir de la barra de herramientas.

Haga clic en Cerrar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.

Consulte también:

Impresión: Páginas de la agenda

Impresión


Cómo guardar los diseños de impresión

Una vez personalizado un formato de diseño determinado (por ejemplo, Franklin Day Planner Classic, Day-Timer Junior de bolsillo o cualquiera de los muchos formatos que la agenda permite imprimir) puede que desee guardar la configuración. De esta forma, podrá utilizar exactamente la misma configuración la próxima vez que imprima las páginas de la agenda.

1.	Para guardar el diseño creado o modificado, haga clic en Guardar como para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.

2.	Escriba un nombre para el diseño creado. Este nombre aparecerá en la lista de diseños del cuadro de diálogo Imprimir.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Opciones de diseño.

Consulte también:

Impresión: Páginas de la agenda

Presentación preliminar


Opciones de diseño: Diaria

Haga clic en Opciones del cuadro de diálogo Imprimir (menú Archivo, Imprimir) para configurar las opciones de diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

La ficha Diaria permite seleccionar el diseño de las páginas Agenda diaria.

1.	Seleccione las funciones especiales que desea imprimir en las páginas Agenda diaria. Puede seleccionar una o varias de las siguientes opciones:

•	Hora de inicio: Imprime las horas a las que se ha planificado el comienzo de las reuniones.

•	Hora de finalización: Imprime las horas a las que se ha planificado el final de las reuniones.

•	Descripción: Imprime las descripciones incluidas en las reuniones.

•	Ubicación: Imprime la ubicación planificada para las reuniones.

•	Sombreado: Añade una sombra gris a todas las reuniones para que el tiempo disponible se visualice mejor.

•	Páginas adicionales: Imprime una página adicional para los elementos que no caben en la página Agenda diaria.

2.	Seleccione las cabeceras de columna con el cuadro de lista desplegable. Esto le permite modificar el diseño de la página diaria impresa. Puede seleccionar el lugar donde se encontrarán las distintas partes y lo que desea incluir en la salida impresa.

3.	Defina el intervalo temporal que desea imprimir para las páginas Agenda diaria.

Utilice las flechas situadas a la derecha de los cuadros de visualización de la hora o haga clic en el botón Reloj para definir el tiempo.

4.	Haga clic en Guardar para guardar el formato personalizado con el nombre original.

Haga clic en Guardar como para guardar el formato personalizado con un nombre nuevo. Una vez proporcionado el nombre, para guardar todos los cambios posteriores haga clic en Guardar. La agenda puede guardar un máximo de 100 diseños personalizados.

5.	Para cambiar el nombre del diseño con el que está trabajando, haga clic en Nombre. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita que introduzca un nuevo nombre para el diseño.

6.	Haga clic en Restablecer para volver a la configuración predeterminada del diseño "Vertical".

7.	Haga clic en Eliminar para borrar de forma permanente el diseño con el que ha estado trabajando.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.


Opciones de diseño: Semanal

Haga clic en Opciones del cuadro de diálogo Imprimir (menú Archivo, Imprimir) para configurar las opciones de diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

La ficha Semanal permite seleccionar el diseño de las páginas Agenda semanal.

1.	Seleccione las funciones especiales que desea imprimir en las páginas Agenda semanal. Puede seleccionar una o varias de las siguientes opciones:

•	Hora de inicio: Imprime las horas a las que se ha planificado el comienzo de las reuniones.

•	Hora de finalización: Imprime las horas a las que se ha planificado el final de las reuniones.

•	Descripción: Imprime las descripciones incluidas en las reuniones.

•	Ubicación: Imprime la ubicación planificada para las reuniones.

•	Sólo días laborables: No se imprimen ni el sábado ni el domingo.

•	Sombreado: Añade una sombra gris a todas las reuniones para que el tiempo disponible se visualice mejor.

•	Páginas adicionales: Imprime una página adicional para los elementos que no caben en la página Agenda semanal.

•	Notas y eventos diarios: Imprime los eventos diarios, las notas diarias y los días festivos al final de la descripción de cada día.

2.	Defina el intervalo temporal que desea imprimir para las páginas Agenda semanal.

3.	Haga clic en Guardar para guardar el formato personalizado con el nombre original.

Haga clic en Guardar como para guardar el formato personalizado con un nombre nuevo. Una vez proporcionado el nombre, para guardar todos los cambios posteriores haga clic en Guardar. La agenda puede guardar un máximo de 100 diseños personalizados.

4.	Para cambiar el nombre del diseño con el que está trabajando, haga clic en Nombre. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita que introduzca un nuevo nombre para el diseño.

5.	Haga clic en Restablecer para volver a la configuración predeterminada del diseño "Vertical".

6.	Haga clic en Eliminar para borrar de forma permanente el diseño con el que ha estado trabajando.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.


Opciones de diseño: Varias semanas

Haga clic en Opciones del cuadro de diálogo Imprimir (menú Archivo, Imprimir) para configurar las opciones de diseño en el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

La ficha Semanal permite seleccionar el diseño de las páginas Agenda semanal.

1.	Introduzca, en el cuadro de edición, el número de semanas que desea imprimir en cada página. Puede imprimir de una a cinco semanas por página.

2.	Seleccione las funciones especiales que desea imprimir en las páginas Agenda de varias semanas. Puede seleccionar cualquiera o todas las opciones siguientes:

•	Páginas adicionales: Imprime una página adicional para los elementos que no caben en la página Agenda semanal.

•	Sólo días laborables: No se imprimen ni el sábado ni el domingo.

•	Hora de inicio: Imprime las horas a las que se ha planificado el comienzo de las reuniones.

•	Hora de finalización: Imprime las horas a las que se ha planificado el final de las reuniones.

2.	Haga clic en Guardar para guardar el formato personalizado con el nombre original.

Haga clic en Guardar como para guardar el formato personalizado con un nombre nuevo. Una vez proporcionado el nombre, haga clic en Guardar para guardar todos los cambios posteriores. La agenda puede guardar un máximo de 100 diseños personalizados.

3.	Para cambiar el nombre del diseño con el que está trabajando, haga clic en Nombre. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita que introduzca un nuevo nombre para el diseño.

4.	Haga clic en Restablecer para volver a la configuración predeterminada del diseño "Vertical".

5.	Haga clic en Eliminar para borrar de forma permanente el diseño con el que ha estado trabajando.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.


Opciones de diseño: Mensual

Haga clic en Opciones del cuadro de diálogo Imprimir (menú Archivo, Imprimir) para configurar las opciones de diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

La ficha Mensual permite seleccionar el diseño de las páginas Agenda mensual.

1.	Seleccione las funciones especiales que desea imprimir en las páginas Agenda mensual. Puede seleccionar una o varias de las siguientes opciones:

•	Páginas adicionales: Imprime una página adicional para los elementos que no caben en la página Agenda mensual.

•	Sólo días laborables: No se imprimen ni el sábado ni el domingo.

•	Hora de inicio: Imprime las horas a las que se ha planificado el comienzo de las reuniones.

•	Hora de finalización: Imprime las horas a las que se ha planificado el final de las reuniones.

2.	Haga clic en Guardar para guardar el formato personalizado con el nombre original.

Haga clic en Guardar como para guardar el formato personalizado con un nombre nuevo. Una proporcionado el nombre, para guardar todos los cambios posteriores sólo tiene que hacer clic en Guardar. La agenda puede guardar un máximo de 100 diseños personalizados.

3.	Para cambiar el nombre del diseño con el que está trabajando, haga clic en Nombre. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita que introduzca un nuevo nombre para el diseño.

4.	Haga clic en Restablecer para volver a la configuración predeterminada del diseño "Vertical".

5.	Haga clic en Eliminar para borrar de forma permanente el diseño con el que ha estado trabajando.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.


Opciones de diseño: Lista del día

Haga clic en Opciones del cuadro de diálogo Imprimir (menú Archivo, Imprimir) para configurar las opciones de diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

La ficha Lista del día permite seleccionar el diseño de las páginas Lista del día.

1.	Seleccione las opciones que desea incluir en las salidas impresas de la Lista del día.

•	Asistentes: Imprime los nombres de los asistentes a la reunión. El valor máximo permite limitar el número de participantes que se enumeran en la salida impresa. Si el número participantes sobrepasa el límite establecido, la salida impresa sólo indicará el número de asistentes.

•	Descripción, comentarios: Imprime las descripciones de la reunión y los comentarios de las tareas. El valor máximo permite limitar la longitud de las descripciones y los comentarios que la agenda imprime. Si la descripción o el comentario exceden el límite establecido, la salida impresa sólo indicará la longitud.

•	Eventos diarios, notas, festivos y avisos: Imprime todas las entradas que aparecen en la vista Notas de la página Agenda diaria en la Lista del día.

•	Tareas: Imprime todas las tareas de los días seleccionados.

•	Propietario de la reunión: Imprime el nombre del propietario de la reunión.

•	Grado de importancia: Imprime los niveles de importancia de la reunión y las prioridades de las tareas.

•	Hora de finalización: Imprime la hora de finalización de las reuniones.

•	Imprimir días vacíos: Los días que no contienen entradas se incluyen en la Lista del día.

•	Cuadros: Sitúa toda la información sobre la reunión en un cuadro.

•	Título en otra línea: Imprime el título de una entrada en otra línea diferente.

•	Mantener el formato de los detalles: Mantiene la estructura de línea de los detalles originales asignados a esta entrada.

2.	Haga clic en Guardar para guardar el formato personalizado con el nombre original.

Haga clic en Guardar como para guardar el formato personalizado con un nombre nuevo. Una vez proporcionado el nombre, para guardar todos los cambios posteriores haga clic en Guardar. La agenda puede guardar un máximo de 100 diseños personalizados.

3.	Para cambiar el nombre del diseño con el que está trabajando, haga clic en Nombre. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita que introduzca un nuevo nombre para el diseño.

4.	Haga clic en Restablecer para volver a la configuración predeterminada del diseño "Vertical".

5.	Haga clic en Eliminar para borrar de forma permanente el diseño con el que ha estado trabajando.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.


Opciones de diseño: Lista de tareas

Haga clic en Opciones del cuadro de diálogo Imprimir (menú Archivo, Imprimir) para configurar las opciones de diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

La ficha Lista de tareas permite seleccionar el diseño para imprimir las tareas.

1.	Seleccione las funciones especiales que desea imprimir en las páginas Lista de tareas. Puede seleccionar una o varias de las siguientes opciones:

•	Comentarios de tareas: Imprime los comentarios incluidos en las tareas. El valor máximo permite limitar la longitud de los comentarios que la agenda imprime. Si la descripción o el comentario exceden el límite establecido, la salida impresa sólo indicará la longitud.

•	Fecha de inicio: Imprime las fechas en las que se ha planificado el comienzo de las tareas.

•	Fecha de vencimiento: Imprime las fechas en las vencen las tareas.

•	Fecha de finalización: Imprime las fechas en las que se han completado las tareas.

2.	Haga clic en Guardar para guardar el formato personalizado con el nombre original.

Haga clic en Guardar como para guardar el formato personalizado con un nombre nuevo. Una vez proporcionado el nombre, para guardar todos los cambios posteriores haga clic en Guardar. La agenda puede guardar un máximo de 100 diseños personalizados.

3.	Para cambiar el nombre del diseño con el que está trabajando, haga clic en Nombre. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita que introduzca un nuevo nombre para el diseño.

4.	Haga clic en Restablecer para volver a la configuración predeterminada del diseño "Vertical".

5.	Haga clic en Eliminar para borrar de forma permanente el diseño con el que ha estado trabajando.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.


Opciones de diseño: Tipos de letra

Haga clic en Opciones del cuadro de diálogo Imprimir (menú Archivo, Imprimir) para configurar las opciones de diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

La ficha Tipos de letra permite seleccionar los tipos de letra que se utilizarán al imprimir la página de la agenda o el libro de direcciones. Los tipos de letra que aparecen son las selecciones predeterminadas.

1.	Seleccione los tipos de letra del encabezado y del texto con los cuadros de lista desplegables correspondientes. Si selecciona el tipo de letra predeterminada, el ordenador selecciona la fuente más parecida a Helvetica o Times.

2.	Seleccione el tamaño del tipo de letra del encabezado y del texto con los cuadros de lista desplegables correspondientes. Puede seleccionar un tamaño normal, más pequeño o más grande. La agenda utiliza el tamaño del tipo de letra seleccionada para el diseño que está utilizando.

3.	Seleccione Guardar para guardar el formato personalizado con el nombre original.

Seleccione Guardar como para guardar el formato personalizado con un nombre nuevo. Una vez proporcionado el nombre, para guardar todos los cambios posteriores haga clic en Guardar. La agenda puede guardar un máximo de 100 diseños personalizados.

4.	Para cambiar el nombre del diseño con el que está trabajando, haga clic en Nombre. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita que introduzca un nuevo nombre para el diseño.

5.	Haga clic en Restablecer para volver a la configuración predeterminada.

6.	Haga clic en Eliminar para borrar de forma permanente el diseño con el que ha estado trabajando.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.


Opciones de diseño: Márgenes

Haga clic en Opciones del cuadro de diálogo Imprimir (menú Archivo, Imprimir) para configurar las opciones de diseño con el cuadro de diálogo Opciones de diseño.

La ficha Márgenes permite seleccionar los márgenes que se utilizarán al imprimir la página de la agenda o el libro de direcciones. Los valores que aparecen es la configuración predeterminada.

1.	Seleccione la unidad de medida con el cuadro de lista desplegable "Unidad".

2.	Para definir el número de filas y columnas que desea tener, escriba dicho número en el cuadro correspondiente.

3.	Para definir los márgenes y los márgenes internos, escriba los valores correctos en cada cuadro.

4.	Haga clic en Guardar para guardar el formato personalizado con el nombre original.

Haga clic en Guardar como para guardar el formato personalizado con un nombre nuevo. Una proporcionado el nombre, para guardar todos los cambios posteriores sólo tiene que hacer clic en Guardar. La agenda puede guardar un máximo de 100 diseños personalizados.

5.	Para cambiar el nombre del diseño con el que está trabajando, haga clic en Nombre. Aparece un cuadro de diálogo que le solicita que introduzca un nuevo nombre para el diseño.

6.	Haga clic en Restablecer para volver a la configuración predeterminada del diseño "Vertical".

7.	Haga clic en Eliminar para borrar de forma permanente el diseño con el que ha estado trabajando.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Imprimir.


Localizar persona

La función Localizar persona (menú Opciones, Localizar persona) permite obtener información sobre las acciones planificadas por las personas, los recursos o los grupos para un momento determinado.

1.	Escriba el nombre del usuario que desea localizar en el cuadro de edición Añadir.

•	Si desea encontrar un recurso, escriba r:, re: o rec: seguido del nombre.

•	Haga clic en el botón Buscar para buscar en el directorio.

•	Si desea encontrar un grupo, escriba g:, gr: o grp: seguido del nombre.

•	Haga clic en el botón Marca de verificación para aceptar el nombre. La agenda busca este usuario.

2.	Introduzca la fecha en la que desea localizar al usuario. Para introducirla directamente use el cuadro Fecha, las flechas o haga clic en el botón Calendario.

3.	Para definir la hora a la que desea localizar al usuario, escríbala directamente en el cuadro Hora utilice las flechas o haga clic en el botón Reloj

4.	La agenda utiliza estos parámetros de búsqueda para buscar al usuario y muestra la información que encuentra en el cuadro de lista.

La respuesta obtenida de la búsqueda depende de los derechos de visualización que el usuario haya otorgado para el tipo de reunión planificada a la hora seleccionada. Los usuarios definen los derechos de visualización para la entradas de cada nivel de acceso.

•	Si tiene derecho para visualizar toda la información sobre la reunión, verá el título de la entrada y su ubicación.

•	Si sólo tiene derecho para ver las horas ocupadas del propietario de la agenda, simplemente se le comunica que el usuario está ocupado a esa hora.

•	Si no tiene ningún derecho de visualización sobre una reunión, ni siquiera se le notificará su existencia.

Si la agenda no encuentra ninguna información que se ajuste a los parámetros de búsqueda, lo indicará en el cuadro de lista.

Haga clic en Terminar una vez haya terminado de localizar usuarios y recursos.

Consulte también:

Derechos de acceso: Ver


Administrar grupos

El cuadro de diálogo Administrar grupos (menú Opciones, Administrar grupos) permite añadir y modificar grupos de usuarios. Sólo puede modificar los grupos mientras trabaja en modo conectado.

Haga clic en Nueva para crear una nueva entrada de grupo con el cuadro de diálogo Propiedades del grupo.

Haga clic en Modificar para modificar el grupo seleccionado con el cuadro de diálogo Propiedades del grupo.

Haga clic en Eliminar para borrar el grupo seleccionado de este cuadro de diálogo. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación o en No para cancelar.

Consulte también:

Propiedades del grupo


Propiedades del grupo

El cuadro de diálogo Propiedades del grupo permite crear y modificar grupos.

1.	Escriba el nombre del grupo en el cuadro de edición Nombre del grupo.

2.	Seleccione el tipo de grupo en el cuadro de lista desplegable.

3.	Añada usuarios y recursos con el cuadro de edición Miembros.

•	Haga clic en el botón Marca de verificación para aceptar los elementos añadidos. Así se añaden a la lista de miembros.

•	Haga clic en el botón Buscar para buscar las personas y los recursos que desee añadir.

•	Haga clic en Eliminar para eliminar los nombres seleccionados.

•	Haga clic en Imprimir para imprimir la lista.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Administrar grupos.

Consulte también:

Administrar grupos


Cómo añadir nombres

Siempre que necesite crear o modificar una lista de personas, grupos o recursos (por ejemplo, para invitar a personas o recursos a una entrada) aparece el cuadro de edición Añadir.

Si desconoce el nombre de la persona, recurso o grupo que desea añadir, haga clic en el botón Buscar para abrir el cuadro de diálogo Buscar.

Para añadir una persona:

Escriba el nombre o las iniciales de la persona en el cuadro de edición Añadir.

También puede introducir unidades organizativas (OU) con el nombre del usuario. Las unidades organizativas deben estar separadas del nombre y entre ellas mismas por barras inclinadas (por ejemplo: Francisco Ramírez/CORP/MKTG/EXT o Francisco Ramírez/OU1=CORP/OU2=MKTG/OU3=EXT).

Si no incluye "OU=", tendrá que introducir las unidades organizativas en la secuencia correcta. Si escribe Francisco Ramírez/EXT, la agenda considera que EXT es la primera unidad organizativa. Sin embargo, si escribe Francisco Ramírez///EXT, la agenda entiende que EXT es la tercera unidad organizativa. Los espacios proporcionados por las otras dos barras inclinadas insertan dos unidades organizativas vacías. Dependiendo de la configuración, una persona puede tener hasta cuatro unidades organizativas.

Una vez haya introducido el nombre o las iniciales en el cuadro de edición:

•	Haga clic en el botón Añadir para aceptarlo. De esta forma, se añade la persona a la lista de personas o recursos que desea crear o modificar.

Si la agenda no puede encontrar un nombre exclusivo con los parámetros de búsqueda introducidos, se abre el cuadro de diálogo Seleccionar un nombre. Seleccione el nombre correcto en esta lista y haga clic en Aceptar para añadirlo a su lista.

NOTA: Si el nombre de una persona contiene un carácter en blanco, ya sea en el nombre (por ejemplo, "María Isabel") o en el apellido (por ejemplo, "Pérez Ramírez"), debe introducir un carácter ^ (Mayús + 6) en lugar del espacio en blanco al escribir el nombre de esa persona. De lo contrario, la agenda considera que el segundo nombre es el apellido de la persona. Por ejemplo:

•	Escriba María^Isabel Palacios en lugar de María Isabel Palacios.

•	Escriba Pedro Pérez^Ramírez en lugar de Pedro Pérez Ramírez.

Para añadir un recurso:

Para añadir un recurso a la lista, escriba r:, re: o rec: seguido del nombre del recurso.

Puede introducir el número del recurso con o sin su nombre. El número debe estar separado del nombre del recurso por una barra inclinada (por ejemplo: r:Sala de reuniones/R3535-1). Si desea introducir el número del recurso sin el nombre de éste, debe estar precedido por una barra inclinada (por ejemplo: r:/R3535-1).

Una vez que el nombre está en el cuadro de edición:

•	Haga clic en el botón Añadir para aceptarlo. De esta forma, se añade el recurso a la lista de personas o recursos que desea crear o modificar.

Para añadir un grupo:

Para añadir un grupo a la lista, escriba g:, gr: o grp: seguido del nombre del grupo.

Una vez que el nombre está en el cuadro de edición:

•	Haga clic en el botón Añadir para aceptarlo. De esta forma, se añade todo el grupo a la lista de personas o recursos que desea crear.

También puede hacer clic en el botón Grupo para seleccionar un grupo.

Consulte también:

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Recursos

Buscar en directorio: Grupos

Seleccionar grupo

Administrar grupos


Control temporal

El control temporal aparece al hacer clic en el botón Reloj situado junto a un cuadro Hora. Ésta es otra forma de configurar la hora en un cuadro Hora.

Al hacer clic en el botón Reloj situado junto a un cuadro Hora, aparece el control temporal.

El control temporal se puede definir de tres formas:

•	Haga clic en las flechas izquierda o derecha para mover la flecha azul en intervalos de una hora. La hora seleccionada aparece en el cuadro Hora correspondiente.

•	Haga clic en la flecha azul y arrástrela hasta que señale la hora correcta. El control temporal se puede mover en intervalos de 15 minutos.

•	Haga clic directamente en la hora que desee, si ésta aparece en el control temporal.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.


Respuesta a una invitación

Puede responder a las reuniones que aparecen en la Bandeja de entrada y confirmar su asistencia. Para los eventos diarios, las notas diarias y los días festivos, puede decidir si desea mantenerlos en la agenda.

Puede hacer doble clic en una entrada de la Bandeja de entrada para abrir el cuadro de diálogo Ver entrada. También puede ver, planificar o responder a una invitación si hace clic sobre ésta con el botón derecho del ratón.

Si desea responder a una reunión:

Seleccione la opción correcta en la lista ("Asistiré", "No asistiré" o "Lo confirmaré más tarde").

•	El mensaje "Preferiría otra hora" puede acompañar a cualquiera de las opciones.

•	Para enviar un mensaje de correo electrónico con la respuesta, haga clic en el botón Enviar mensaje.

Haga clic en Aceptar.

Si desea responder a un evento diario, nota diaria o día festivo:

Seleccione de lista una de estas tres opciones:

•	Conservar en la agenda.

•	Eliminar de la agenda.

•	Decidirlo más tarde.

Haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Preferencias de la Bandeja de entrada: Entradas aceptadas

Enviar mensaje


Seleccionar grupo

El cuadro de diálogo Seleccionar grupo aparece al hacer clic en el botón Grupo situado junto a un cuadro de edición Añadir (por ejemplo, al invitar a personas y recursos a una entrada). Aquí puede seleccionar el grupo (o miembros del grupo) que desea incluir en la lista de personas o recursos situada bajo el cuadro de edición Añadir.

1.	Seleccione los tipos de grupo que desea ver en el cuadro Grupos mostrados.

2.	Seleccione un grupo del cuadro de lista Grupos disponibles. Los nombres de los miembros aparecen en el cuadro de lista Miembros del grupo.

3.	Para imprimir una lista de los grupos, pulse Imprimir grupos. La salida impresa contiene una lista de todos los grupos con una lista de los miembros de cada grupo (hasta un máximo de 50 miembros).

4.	Para imprimir una lista de los miembros de un grupo concreto, seleccione el grupo y haga clic en Imprimir miembros. La salida impresa contiene una lista de todos los miembros del grupo.

Haga clic en Aceptar para incluir los miembros del grupo seleccionado en la lista con la que está trabajando.

Consulte también:

Cómo añadir nombres

Administrar grupos


Preferencias

Puede personalizar la agenda para que se adapte a sus necesidades y costumbres.

Para obtener más información sobre la forma de configurar las preferencias, haga clic en uno de los siguientes temas:

Preferencias de la agenda

Visualización

Notificación

Preferencias de la Bandeja de entrada

Entradas aceptadas

Entradas rechazadas

Entradas enviadas

Valores predeterminados de la entrada

Reuniones

Tareas

Eventos diarios

Notas diarias

Preferencias generales

Formatos de nombre

Formatos de fecha y hora

Preferencias de huso horario

Preferencias del modo desconectado

Ubicación

Recepción

Personas y recursos

Grupos

Sincronización

Otros

Codificación por colores

Preferencias de planificación


Preferencias de la agenda: Visualización

La ficha Visualización del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda (menú Edición, Preferencias, Agenda) permite personalizar la visualización de la agenda.

1.	Para definir las horas de inicio y finalización (que aparecen en los canales temporales primero y último de las vistas diaria y semanal), utilice las flechas o haga clic en el botón Reloj. Si las reuniones se han planificado a una hora anterior a la hora de inicio, la página comenzará desde el canal temporal en el que está planificada esa entrada.

2.	Seleccione el intervalo de tiempo deseado con el cuadro de lista desplegable. Ésta es la cantidad de tiempo que representa cada canal en la agenda.

3.	Seleccione el formato de tiempo que desee.

•	Seleccione "AM/PM" para que las horas aparezcan con el formato AM/PM.

•	Seleccione "24 horas" para que las horas aparezcan con el formato de 24 horas (de 00:00 a 23:59).

4.	Seleccione el primer día de la semana con el cuadro de lista desplegable. El día seleccionado aparece primero en las páginas Agenda semanal y mensual.

5.	Active las casillas de verificación "Mostrar sábado" y/o "Mostrar domingo" para que aparezcan en la agenda.

6.	Seleccione el sistema de codificación por colores que prefiera con el cuadro de lista desplegable. Puede codificar las reuniones con colores por grado de importancia, estado de asistencia o propiedad.

7.	Seleccione las opciones de visualización que desee. Estas opciones afectan a las entradas que se muestran y a la forma en que éstas aparecen en la agenda.

•	Reuniones rechazadas: Las reuniones rechazadas aparecen en las páginas de la agenda.

•	Reuniones sin confirmar: Las reuniones a las que no se ha respondido todavía aparecen en las páginas de la agenda, no solo en la Bandeja de entrada.

•	Horas de inicio y finalización: Aparecen las horas de inicio y finalización de las reuniones.

•	Título: Aparecen los títulos de las reuniones.

•	Ubicación: Aparece la ubicación de las reuniones, siempre que se haya especificado.

•	Detalles: Se incluyen los detalles de la entrada.

•	Iconos: Los iconos de la reunión aparecen en la agenda. Una vez seleccionado, elija si desea ver todos los iconos de la reunión o solamente el icono de información (que indica que hay información incluida en la reunión).

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con las dos fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Codificación por colores


Colores de las reuniones de la agenda

El cuadro de diálogo Colores de las reuniones de la agenda aparece al seleccionar Colores de la reunión del menú Opciones.

Para cambiar el esquema de los colores de las reuniones, seleccione una de las tres opciones disponibles con el cuadro de lista desplegable:

•	Propiedad de la entrada

•	Grado de importancia

•	Estado de asistencia

Tenga en cuenta que, al codificar con colores las reuniones por propiedad y abrir la agenda de otro usuario, las reuniones propuestas por usted (y no por el propietario de la agenda) aparecen en azul. Esto facilita la diferenciación de las reuniones que puede modificar en las agendas de otros usuarios. (Incluso si se encuentra en la agenda de otro usuario, aún podrá modificar las entradas que usted proponga.) Al trabajar con la agenda de otra persona como delegado, las reuniones que haya propuesto el propietario de la agenda aparecen en color azul, ya que usted trabaja en dicha agenda como si fuera el propietario.

Bajo el cuadro de edición aparecen los colores que se utilizan para codificar sus entradas.

Haga clic en Aceptar una vez realizada la selección.

Consulte también:

Preferencias de la agenda: Visualización


Preferencias de la agenda: Notificación

La ficha Notificación del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda (menú Edición, Preferencias, Agenda) permite decidir la forma en que la agenda avisará a los usuarios de las entradas nuevas o modificadas.

También puede seleccionar que se comprueben las entradas nuevas de la agenda en intervalos regulares de tiempo.

1.	Seleccione "Permitir que me envíen avisos por correo electrónico para nuevas entradas" para recibir un correo electrónico que le avise de las nuevas entradas.

2.	Para que aparezca una ventana emergente que le avise de las nuevas entradas, seleccione "Avisos emergentes de nuevas entradas".

3.	Para comprobar las entradas nuevas de la agenda en intervalos regulares de tiempo, seleccione "Verificar nuevas entradas cada" y escriba el intervalo de tiempo en el cuadro de edición situado debajo (hay un mínimo de 15 minutos). La alerta de entradas nuevas aparece en la barra de estado cuando hay nuevas entradas en la agenda.

4.	También puede seleccionar los casos en los que la agenda le pedirá que envíe un mensaje de correo electrónico a los usuarios invitados.

•	al crear una reunión: Se le pedirá que envíe un mensaje de correo electrónico siempre que invite a otros usuarios a una entrada que haya creado. (Las preferencias de notificación de los usuarios invitados controlan a las personas incluidas en la lista de distribución de este mensaje de forma predeterminada.)

•	al modificar una reunión: Se le pedirá que envíe un mensaje de correo electrónico siempre que modifique una entrada a la que haya invitado a otros usuarios.

•	al eliminar una reunión: Se le pedirá que envíe un mensaje de correo electrónico siempre que elimine una entrada a la que haya invitado a otros usuarios.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con las dos fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Notificación de entrada


Notificación de entrada

Dependiendo de su configuración (Opciones, Preferencias de la agenda, Notificación), otros usuarios pueden recibir notificaciones de entrada por correo electrónico.

Si la notificación de correo electrónico está activada, al crear o modificar una entrada a la que han sido invitados otros usuarios, la agenda le pregunta si desea enviarles un mensaje de correo electrónico.

•	Haga clic en Sí para enviar un mensaje de correo electrónico. De esta forma, se abre el cuadro de diálogo Enviar mensaje.

•	De lo contrario, haga clic en No. La entrada seguirá apareciendo en las bandejas de entrada y agendas de los usuarios invitados.

Consulte también:

Enviar mensaje

Información completa sobre el correo

Preferencias de la agenda: Notificación


Preferencias de la Bandeja de entrada: Entradas aceptadas

Puede configurar sus preferencias para las carpetas de la Bandeja de entrada con el cuadro de diálogo Preferencias de la Bandeja de entrada (menú Edición, Preferencias, Bandeja de entrada).

La ficha Aceptadas permite definir las preferencias de visualización para las entradas aceptadas.

•	Seleccione "Mostrar entradas aceptadas desde hoy hasta dentro de" para limitar el número de entradas que aparecen. Una vez seleccionado, puede definir el intervalo con el cuadro de lista desplegable. Puede visualizar las entradas de un período de días, semanas, meses o años. Escriba el número adecuado en el cuadro situado al lado.

•	Seleccione "Mostrar entradas aceptadas de hoy en adelante" para visualizar todas las entradas aceptadas.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Información completa sobre la Bandeja de entrada

Valores predeterminados de la entrada: Reuniones


Preferencias de la Bandeja de entrada: Entradas enviadas

Puede configurar sus preferencias para las carpetas de la Bandeja de entrada con el cuadro de diálogo Preferencias de la Bandeja de entrada (menú Edición, Preferencias, Bandeja de entrada).

La ficha Enviadas permite definir las preferencias de visualización para las entradas que ha enviado.

•	Seleccione "Mostrar entradas enviadas desde hace hasta dentro de" para limitar el número de entradas que aparecen. Una vez seleccionado, puede definir el intervalo con el cuadro de lista desplegable. Puede visualizar las entradas de un período de días, semanas, meses o años. Escriba los números adecuados en los cuadros situados al lado.

•	Seleccione "Mostrar entradas aceptadas de hoy en adelante" para visualizar todas las entradas que ha enviado.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Información completa sobre la Bandeja de entrada


Preferencias de la Bandeja de entrada: Entradas rechazadas

Puede configurar sus preferencias para las carpetas de la Bandeja de entrada con el cuadro de diálogo Preferencias de la Bandeja de entrada (menú Edición, Preferencias, Bandeja de entrada).

La ficha Rechazadas permite definir las preferencias de visualización para las entradas rechazadas.

•	Seleccione "Mostrar entradas aceptadas desde hoy hasta dentro de" para limitar el número de entradas que aparecen. Una vez seleccionado, puede definir el intervalo con el cuadro de lista desplegable. Puede visualizar las entradas de un período de días, semanas, meses o años. Escriba el número adecuado en el cuadro situado al lado.

•	Seleccione "Mostrar entradas aceptadas de hoy en adelante" para visualizar todas las entradas que ha rechazado.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Información completa sobre la Bandeja de entrada


Preferencias de planificación

El cuadro de diálogo Preferencias de planificación (menú Edición, Preferencias, Planificación) permite definir el marco temporal que la agenda consulta al buscar las horas disponibles con la función Sugerir fecha y hora.

Seleccione el día de la semana para el que desea definir sus preferencias.

1.	Para definir las horas normales, introduzca las horas de inicio y finalización en los cuadros correspondientes. Para modificar las horas de inicio y finalización, utilice las teclas de flecha situadas a la derecha del cuadro o haga clic en el botón Reloj.

2.	Para definir las horas extraordinarias, introduzca las horas de inicio y finalización en los cuadros correspondientes.

3.	Para utilizar la misma configuración durante toda la semana, haga clic en Aplicar a todos.

Seleccione la ficha de las horas del día siguiente que desea modificar y repita los mismos pasos.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Preferencias de la agenda: Visualización


Valores predeterminados de la entrada: Reuniones

El cuadro de diálogo Valores predeterminados de la entrada (menú Edición, Preferencias, Valores predeterminados de la entrada) permite definir los valores predeterminados de entrada de todas las nuevas entradas de la agenda.

La ficha Reuniones permite definir la configuración predeterminada de las reuniones.

1.	Seleccione la configuración predeterminada del grado de importancia y nivel de acceso con los cuadros de lista desplegables respectivos.

2.	Defina los Avisos predeterminados. Seleccione la opción "Desactivados" o "Activado". Si selecciona la opción "Activado", puede definir las opciones de los avisos.

3.	Seleccione si desea que el aviso predeterminado sea una ventana emergente o un aviso de nota con el cuadro de lista desplegable.

4.	Establezca cuándo desea que se le avise con el cuadro de lista desplegable. Puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o incluso años de antelación. Escriba el número adecuado en el cuadro situado a la izquierda.

Nota: El valor de este aviso también será el valor predeterminado de las entradas que reciba de otros usuarios. Es decir, este valor no sólo se aplica a sus entradas, sino también a las entradas que reciba de otros usuarios.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Uso de los avisos


Valores predeterminados de la entrada: Tareas

El cuadro de diálogo Valores predeterminados de la entrada (menú Edición, Preferencias, Valores predeterminados de la entrada) permite definir los valores predeterminados de entrada de todas las nuevas entradas de la agenda.

La ficha Tareas permite definir la configuración predeterminada de las tareas creadas.

1.	Seleccione el valor predeterminado de la prioridad y el nivel de acceso con los cuadros de lista desplegables.

2.	Seleccione la configuración predeterminada de los avisos de la fecha de inicio y de vencimiento.

Para cada aviso, seleccione el botón de radio "Desactivado" o "Activado". Si selecciona el botón de radio "Activado", puede definir las opciones de los avisos.

3.	Para cada aviso, seleccione si desea que el aviso predeterminado sea una ventana emergente o un aviso de nota con el cuadro de lista desplegable.

4.	Establezca cuándo desea que se le avise con el cuadro de lista desplegable. Puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o incluso años de antelación. Escriba el número adecuado en los cuadros situados a la izquierda.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Uso de los avisos


Valores predeterminados de la entrada: Eventos diarios

El cuadro de diálogo Valores predeterminados de la entrada (menú Edición, Preferencias, Valores predeterminados de la entrada) permite definir los valores predeterminados de entrada de todas las nuevas entradas de la agenda.

La ficha Eventos diarios permite definir la configuración predeterminada de los eventos diarios creados.

1.	Seleccione el valor predeterminado del nivel de acceso con el cuadro de lista desplegable.

2.	Defina los Avisos predeterminados. Seleccione el botón de radio "Desactivados" o "Activado". Si selecciona el botón de radio "Activado", puede definir las opciones de los avisos.

3.	Seleccione si desea que el aviso predeterminado sea una ventana emergente o un aviso de nota con el cuadro de lista desplegable.

4.	Establezca cuándo desea que se le avise. Haga clic en la flecha situada junto al cuadro de la derecha para ver las opciones. Puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o incluso años de antelación. Escriba el número adecuado en el cuadro situado a la izquierda.

Nota: El valor de este aviso no será el valor predeterminado de los eventos diarios que reciba de otros usuarios. Para esas entradas, los avisos predeterminados son los mismos que para las reuniones.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Uso de los avisos


Valores predeterminados de la entrada: Notas diarias

El cuadro de diálogo Valores predeterminados de la entrada (menú Edición, Preferencias, Valores predeterminados de la entrada) permite definir los valores predeterminados de entrada de todas las nuevas entradas de la agenda.

La ficha Notas diarias permite definir la configuración predeterminada de las notas diarias creadas.

1.	Seleccione el valor predeterminado del nivel de acceso con el cuadro de lista desplegable.

2.	Defina los Avisos predeterminados. Seleccione el botón de radio "Desactivados" o "Activado". Si selecciona el botón de radio "Activado", puede definir las opciones de los avisos.

3.	Seleccione si desea que el aviso predeterminado sea una ventana emergente o un aviso de nota con el cuadro de lista desplegable.

4.	Establezca cuándo desea que se le avise con el cuadro de lista desplegable. Puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o incluso años de antelación. Escriba el número adecuado en el cuadro situado a la izquierda.

Nota: El valor de este aviso no será el valor predeterminado de las notas diarias que reciba de otros usuarios. Para esas entradas, los avisos predeterminados son los mismos que para las reuniones.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Uso de los avisos


Avisos emergentes

Al definir los avisos, puede seleccionar que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

La ventana emergente contiene todos los avisos activos en ese momento. Para desplazarse por los avisos, haga clic en el botón Aviso siguiente.

Al desplazarse por los avisos, los distintos iconos indican el tipo de entrada al que el aviso hace referencia. Aparecen de la siguiente forma:

Reunión

Evento diario

Día festivo

Tarea

Nota diaria

Aparecen el título, la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización, cuando sea oportuno.

Puede manejar los avisos de diversas formas.

•	Haga clic en Posponer para desactivar temporalmente el aviso. Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta cuánto tiempo desea posponer los avisos.

•	Haga clic en Borrar para desactivar el aviso que está visualizando.

•	Haga clic en Borrar todos para desactivar todos los avisos activos.

Consulte también:

Uso de los avisos

Posponer


Posponer

El cuadro de diálogo Posponer aparece al seleccionar Posponer en el cuadro de diálogo Avisos.

La función Posponer permite desactivar el cuadro de diálogo Avisos durante un período de tiempo.

1.	Para utilizar la función Posponer, defina el intervalo de tiempo seleccionando un intervalo con las flechas situadas a la derecha del cuadro de edición. Puede posponer los avisos durante minutos, horas, días, semanas, meses o incluso años.

2.	Escriba el número adecuado en el cuadro de edición situado a la izquierda.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Consulte también:

Uso de los avisos

Avisos emergentes


Preferencias generales: Nombres

La ficha Nombres del cuadro de diálogo Preferencias generales (menú Edición, Preferencias, Generales) permite seleccionar el formato de los nombres y de los recursos.

1.	Para definir el formato en que desea que aparezcan los nombres, seleccione un formato con el cuadro de lista desplegable. Active la casilla de verificación "Sufijo generacional" si desea que la agenda incluya posibles sufijos generacionales al mostrar nombres (por ejemplo, Francisco Ramírez III).

2.	Seleccione la forma en que desea que aparezcan las unidades organizativas y otra información organizativa. Tiene dos opciones:

•	Separadores: Los elementos se separan del nombre y entre ellos por barras inclinadas, sin códigos para lo que indican.

•	Unidades organizativas: Los elementos incluyen códigos para lo que indican (es decir, OUnº = para unidades organizativas, C= para el país, A= para el dominio administrativo, etc.).

3.	Seleccione las unidades organizativas y otro tipo de información (Organización, País y dominios) que desea que aparezca junto al nombre. Active las casillas de verificación adecuadas.

4.	Defina el formato en que desea que aparezcan los recursos. Puede decidir si desea que la agenda muestre sólo el nombre del recurso o el nombre y el número en el orden que elija.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.


Preferencias generales: Fecha y hora

La ficha Fecha y hora del cuadro de diálogo Preferencias generales (menú Edición, Preferencias, Generales) permite definir sus preferencias para los formatos de fecha y hora.

1.	Defina el Formato de fecha corto. Ésta es la forma en que aparecen las fechas en los cuadros Fecha y en las vistas.

•	Seleccione el orden en que desea que aparezcan el mes, el día y el año. En la parte inferior del cuadro Formato de fecha corto puede ver un ejemplo del formato seleccionado.

•	En el cuadro Separador, introduzca el carácter que desea que divida el mes, el día y el año. Puede utilizar cualquier carácter.

•	Para que aparezca el año con cuatro dígitos, active la casilla de verificación "Cuatro dígitos". Desactívela para que el año tenga sólo dos dígitos.

2.	Defina el Formato de fecha largo. Ésta es la forma en que la fechas aparecen en los menús y en la barra de estado.

•	Seleccione el orden en que desea que aparezcan el mes, el día y el año. En la parte inferior del cuadro Formato de fecha largo puede ver un ejemplo del formato seleccionado.

•	Seleccione los formatos del día, la fecha, el mes y el año en los cuadros de lista desplegables respectivos.

3.	Para definir el Formato de hora, seleccione la visualización de 12 horas o de 24 horas.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Preferencias generales: Nombres


Preferencias generales: Husos horarios

Seleccione el huso horario en el que trabaja con la ficha Husos horarios del cuadro de diálogo Preferencias generales (menú Edición, Preferencias, Generales).

Esta ficha permite cambiar el huso horario para cuando trabaje en modo desconectado, viaje o planifique entradas con usuarios en otro huso horario.

1.	Puede seleccionar el huso horario que desee de dos formas distintas.

•	Seleccione el nombre del huso horario en el cuadro de lista desplegable.

•	Seleccione el nombre de la región o el país cuyo huso horario desea utilizar. Haga clic en Mostrar regiones para obtener una lista de los países y regiones del cuadro de lista. Seleccione el que desee.

Para volver al huso horario habitual del sistema (es decir, el huso horario local en el que se ha instalado el sistema) sin finalizar la sesión, haga clic en Volver al huso horario del sistema.

2.	Si el operador del sistema ha concedido este derecho a los usuarios del sistema, también puede guardar el huso horario cambiado para sesiones futuras. Esto puede resultar útil para un usuario que viaje con frecuencia entre dos husos horarios.

•	Si no tiene esta opción, el texto "Guardar el cambio de huso horario para futuras sesiones" aparece sombreado (inactivo) y no puede seleccionar esta opción.

•	Si no desea guardar el huso horario cambiado, seleccione "Aplicar el cambio de huso horario sólo a esta sesión".

•	Si desea cambiar el huso horario de forma permanente, seleccione "Guardar el cambio de huso horario para futuras sesiones". En el futuro, siempre se iniciará la sesión con el huso horario cambiado. Si desea volver a utilizar el huso horario del sistema, tendrá que abrir este cuadro de diálogo y hacer clic en Volver al huso horario del sistema. Para volver al huso horario guardado sin finalizar la sesión, haga clic en Restaurar huso horario guardado.

Nota: Si decide guardar el cambio de huso horario, el huso horario alternativo será el huso predeterminado en el futuro. La única forma de hacer que el huso horario del sistema vuelva a ser el huso predeterminado es introducirlo en el cuadro de edición superior (de una de las formas descritas anteriormente) y seleccionar "Guardar el cambio de huso horario para futuras sesiones".

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.


Preferencias del modo desconectado: Ubicación

El cuadro de diálogo Preferencias del modo desconectado (menú Edición, Preferencias, Modo desconectado) permite seleccionar preferencias para la agenda local.

Puede utilizar la agenda remota o la local. Antes de utilizar la agenda local debe configurarla, lo que se puede hacer tanto trabajando en modo conectado o al iniciar una sesión en la agenda local por primera vez.

La ficha Ubicación permite utilizar la agenda local.

1.	Seleccione el lugar en el que desea almacenar la agenda local. Puede almacenar el archivo en cualquier directorio.

Haga clic en Examinar para buscar directorios y archivos.

2.	Active la casilla "Crear directorio si no existe" para situar el archivo recibido en el nuevo directorio.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Preferencias del modo desconectado: Personas y recursos

Preferencias del modo desconectado: Recepción

Preferencias del modo desconectado: Grupos

Preferencias del modo desconectado: Sincronización


Preferencias del modo desconectado: Recepción

El cuadro de diálogo Preferencias del modo desconectado (menú Edición, Preferencias, Modo desconectado) permite seleccionar preferencias para la agenda local.

La ficha Recepción permite definir el rango de entradas que recibirá en la agenda local.

1.	Seleccione el período de tiempo de las entradas que desea recibir.

•	Seleccione "Recibir todas las entradas" para recibir todas las entradas en la agenda.

•	Seleccione "Recibir las entradas desde:" para definir un período de tiempo de las entradas que se van a recibir.

Establezca hasta dónde desea que la agenda local incluya entradas. Utilice el cuadro de lista desplegable para seleccionar uno de los intervalos de tiempo (días, semanas, meses o años) y, a continuación, escriba el número correcto en el pequeño cuadro de edición. Haga lo mismo que en el paso anterior para establecer hasta dónde desea ampliar la agenda local en un futuro.

2.	También debe seleccionar si desea recibir la agenda al cerrarla. Seleccione una de las siguientes opciones:

•	Recibir automáticamente: La agenda se recibirá automáticamente al salir de la agenda remota.

•	Preguntar antes de recibir: Se le preguntará si desea recibir en la agenda local al salir de la agenda remota.

•	No recibir: La agenda no se recibirá hasta que seleccione (mediante la opción Recibir en archivo local del menú Archivo).

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Preferencias del modo desconectado: Ubicación

Preferencias del modo desconectado: Personas y recursos

Preferencias del modo desconectado: Grupos

Preferencias del modo desconectado: Sincronización


Preferencias del modo desconectado: Personas y recursos

El cuadro de diálogo Preferencias del modo desconectado (menú Edición, Preferencias, Modo desconectado) permite seleccionar preferencias para la agenda local.

La ficha Personas y recursos permite seleccionar las agendas de los usuarios que se van a incluir al recibir la agenda local.

Añada nombres en el cuadro de edición "Recibir la agenda o agendas de".

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

NOTA: Cuando reciba la agenda de otros usuarios, sólo podrá ver las entradas para las que los usuarios le hayan otorgado derechos de acceso.

Consulte también:

Preferencias del modo desconectado: Ubicación

Preferencias del modo desconectado: Recepción

Preferencias del modo desconectado: Grupos

Preferencias del modo desconectado: Sincronización


Preferencias del modo desconectado: Grupos

El cuadro de diálogo Preferencias del modo desconectado (menú Edición, Preferencias, Modo desconectado) permite seleccionar preferencias para la agenda local.

La ficha Grupos le permite seleccionar los grupos que va a incluir en la agenda local.

•	Si no desea seleccionar ningún grupo, seleccione "Ninguno".

•	Para recibir todos los grupos con la agenda, seleccione "Todos los grupos".

•	Para recibir sólo algunos grupos, seleccione "Los seleccionados". Decida qué tipos de grupo desea seleccionar: Privados, públicos (p. ej. todos los otros tipos de grupo) o ambos. La agenda mostrará la lista de los grupos disponibles. Para eliminar un grupo de la lista, selecciónelo y haga clic en Eliminar.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

NOTA: Al recibir un grupo, sólo se recibirá una lista de los nombres de usuario de los miembros del grupo y no las agendas. Si desea recibir las agendas de otros usuarios, utilice la ficha Personas y recursos.

Consulte también:

Preferencias del modo desconectado: Ubicación

Preferencias del modo desconectado: Recepción

Preferencias del modo desconectado: Personas y recursos

Preferencias del modo desconectado: Sincronización


Preferencias del modo desconectado: Sincronización

El cuadro de diálogo Preferencias del modo desconectado (menú Edición, Preferencias, Modo desconectado) permite seleccionar preferencias para la agenda local.

La ficha Sincronización permite controlar la forma en que se sincronizarán las agendas local y remota. Es decir, la forma en que la agenda local se transferirá a la agenda remota. Puede tomar decisiones concretas o dejar que la agenda resuelva automáticamente determinadas situaciones.

1.	Al eliminar una entrada de la agenda local, puede hacer que la agenda realice una de estas acciones:

•	Mostrar el cuadro de diálogo de sincronización: Permite volver a ver la eliminación y decidir si desea eliminarla de la agenda remota.

•	Eliminar la entrada en la agenda del sistema central: La agenda eliminará automáticamente la entrada de la agenda remota sin antes preguntárselo.

2.	Al modificar una entrada en la agenda local y en la remota, puede hacer que la agenda realice una de estas acciones:

•	Mostrar el cuadro de diálogo de sincronización: Permite volver a ver la eliminación y confirmar el cambio antes de modificarla en la agenda remota.

•	Actualizar la entrada en la agenda del sistema central: La agenda actualizará automáticamente la entrada en la agenda remota sin antes preguntárselo.

3.	Si se han creado o modificado reuniones en la agenda local y en la remota, se pueden producir conflictos de planificación durante la transferencia. Puede seleccionar el modo en que la agenda solucionará esta situación:

•	Verificar conflictos al transferir: Si se produce un conflicto entre reuniones locales y remotas al realizar la transferencia, la agenda mostrará la información sobre el conflicto y permitirá que decida qué se debe hacer en el cuadro de diálogo Se han hallado conflictos.

•	Ignorar conflictos al transferir: La agenda no le preguntará sobre ningún conflicto al realizar la transferencia.

4.	Si desea que la agenda sincronizada del sistema central se reciba automáticamente después de cada transferencia, seleccione la casilla de verificación "Volver a recibir la agenda del sistema central después de la transferencia". Esta opción le garantiza que la agenda local y la agenda del sistema central son idénticas después de cada transferencia. Si deselecciona esta opción, las dos agendas pueden ser diferentes.

Seleccione Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Preferencias del modo desconectado: Ubicación

Preferencias del modo desconectado: Personas y recursos

Preferencias del modo desconectado: Recepción

Preferencias del modo desconectado: Grupos


Preferencias para sincronización con palmtop

Antes de intercambiar datos entre la agenda y palmtop, debe definir las preferencias para la sincronización con palmtop. Esto se hace en el cuadro de diálogo Preferencias para sincronización con palmtop (menú Edición, Preferencias, Palmtop).

Aquí se controla la forma en que se sincronizarán el archivo del calendario de palmtop y la agenda al importar los datos de palmtop a la agenda. Puede tomar decisiones concretas o dejar que la agenda resuelva automáticamente determinadas situaciones.

Defina las preferencias en cada sección del cuadro de diálogo.

1.	Puede confirmar o dejar que la agenda sincronice automáticamente las entradas que se han eliminado del palmtop pero no han sufrido cambios en la agenda.

•	Seleccione "Confirmar antes de sincronizar" para poder volver a ver la entrada eliminada del palmtop y decidir si desea eliminar la entrada de la agenda.

•	Si selecciona "Sincronizar automáticamente:", debe seleccionar la versión que desea que guarde la agenda. Seleccione la opción correcta.

2.	Puede confirmar o dejar que la agenda sincronice automáticamente las entradas modificadas en el palmtop y en la agenda.

•	Seleccione "Confirmar antes de sincronizar" para poder volver a ver y comparar las versiones del palmtop y de la agenda de la entrada modificada y decidir la versión que desea guardar.

•	Si selecciona "Sincronizar automáticamente:", debe seleccionar la versión que desea que guarde la agenda. Seleccione la opción correcta.

3.	Puede seleccionar que la agenda le pregunte si se produce un conflicto de planificación después de intercambiar datos entre el palmtop y la agenda.

•	Seleccione "Verificar conflictos al importar" para que la agenda muestre la información sobre los conflictos de planificación y permita seleccionar lo que hacer en el cuadro de diálogo Se han hallado conflictos.

•	Seleccione "Ignorar conflictos al importar" si no desea que la agenda le pregunte sobre los conflictos al intercambiar datos con el palmtop.

Haga clic en Aceptar una vez definidas las preferencias.

Consulte también:

Utilidad de importación

Sincronización con palmtop

Sincronización con palmtop: Confirmar la eliminación

Sincronización con palmtop: Confirmar modificación

Se han hallado conflictos


Información del usuario

Aparecerá un cuadro de información en la pantalla al seleccionar un usuario de una búsqueda y hacer clic en Información. El cuadro de información sobre el usuario actual (es decir, el nombre de usuario con el que se ha conectado) aparece al seleccionar Información de usuario del menú Opciones.

Al hacer clic en Información del cuadro de diálogo Buscar

El cuadro contiene la información disponible sobre la persona seleccionada. Al añadir una persona al sistema, el operador del sistema introduce la información que se muestra. La información sobre los usuarios sólo la puede modificar el operador del sistema.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Buscar.

Al seleccionar Información del usuario del menú Opciones

El cuadro contiene la información del sistema sobre usted (o el nombre de usuario con el que se ha conectado). Según el sistema, puede tener o no derecho a modificar esta información.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Consulte también:

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Grupos


Información sobre el recurso

Aparece un cuadro de información en la pantalla al seleccionar un recurso de una búsqueda y hacer doble clic en el nombre del recurso seleccionado o hacer clic en Información.

El cuadro contiene la información disponible sobre el recurso seleccionado. Al añadir un recurso al sistema, el operador del sistema introduce la información que se muestra.

Nota: Esta información sólo puede modificarla el operador del sistema.

Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de diálogo Buscar.

Consulte también:

Búsqueda: Recursos

Búsqueda: Grupos


Derechos de acceso

El cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso) permite conceder derechos a otros. Debe decidir qué entradas pueden ver otros usuarios en la agenda, así como la información que podrán consultar. Seleccione, también, la configuración predeterminada para los derechos de acceso de la agenda en este cuadro de diálogo.

Para obtener más información sobre los derechos de acceso, haga clic en uno de los siguientes temas:

Derechos de acceso: Delegado

Derechos de acceso: Planificación

Derechos de acceso: Ver tareas

Derechos de acceso: Ver

No se puede invitar


Derechos de acceso: Delegado

El cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso) permite conceder derechos a otros usuarios.

La ficha Delegado permite definir los derechos que cada delegado tiene en la agenda.

1.	Para otorgar derechos a un usuario, seleccione el nombre de la persona de la lista de usuarios con derechos de acceso especiales. Si el nombre no está en la lista, añádalo con el cuadro de edición.

2.	Active las casillas para seleccionar los derechos que tendrá cada delegado para las entradas de cada nivel de acceso. Para reuniones, eventos diarios y notas diarias, existen tres opciones:

•	Ver sólo horas: El delegado solo tendrá derecho a ver las horas de las reuniones (si selecciona esta opción, el delegado no verá las notas diarias ni los eventos diarios con este nivel de acceso en la agenda).

•	Ver/Responder: El delegado podrá ver todas las entradas y responder a las invitaciones en su nombre.

•	Modificar: El delegado tendrá derecho a modificar las entradas.

Puede asignar distintos derechos a los distintos tipos de entrada, según el nivel de acceso que le haya asignado a las entradas.

NOTA: Un usuario debe tener derecho a modificar las entradas de, al menos, un nivel de acceso, para poder abrir la agenda como delegado.

3.	Asigne derechos a las tareas. Los delegados pueden tener todos los derechos (es decir, derecho a ver y modificar) o ninguno de ellos.

4.	En lugar de configurar los derechos de cada tipo de entrada individualmente, también se puede otorgar al usuario:

•	Todos los derechos: El usuario podrá ver y modificar todas las entradas.

•	Sin derechos: El usuario no tendrá derechos en la agenda.

•	Derechos predeterminados: Los derechos del usuario serán los predeterminados. Seleccione esta opción si no desea proporcionar ningún derecho de acceso especial de esta ficha del cuadro de diálogo pero, no obstante, desea conceder derechos en otra ficha.

5.	Para eliminar un nombre de la lista de usuarios, selecciónelo y haga clic en Eliminar. De esta forma, tendrán los derechos predeterminados.

6.	Si desea seleccionar la configuración predeterminada, seleccione "Valor predeterminado: Cualquier persona no incluida en la lista" y elija la configuración como si se tratara de un usuario individual (consulte la sección anterior).

NOTA: No se recomienda proporcionar derechos a todos los usuarios del sistema. Además, los nombres de los usuarios que otorgan dichos derechos a todos los usuarios no aparecen en todas las listas de posibles delegados del cuadro de diálogo Abrir agenda.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Derechos de acceso: Ver

Derechos de acceso: Ver tareas

Derechos de acceso: Planificación

Actuar como delegado


Derechos de acceso: Ver

El cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso) permite conceder derechos a otros usuarios. Debe decidir qué entradas pueden ver otros usuarios en la agenda, así como la información que podrán consultar. Seleccione, también, la configuración predeterminada para los derechos de acceso de la agenda en este cuadro de diálogo.

La ficha Ver permite controlar las reuniones, los eventos diarios y las notas diarias que podrán ver otros usuarios.

1.	Para otorgar derechos de visualización a otro usuario, seleccione el nombre de la persona de la lista de usuarios con derechos de acceso especiales. Si el nombre no está en la lista, añádalo con el cuadro de edición.

2.	Utilice las casillas de verificación para seleccionar los derechos de visualización que desea conceder al usuario para las reuniones, eventos diarios y notas diarias. Defina por separado los derechos para nivel de acceso normal, confidencial y personal (no puede impedir que otros usuarios vean las entradas públicas).

Nota: Si sólo proporciona el derecho de ver las horas ocupadas, el usuario no podrá ver las notas o los eventos diarios con este nivel de acceso de la agenda.

3.	En lugar de configurar los derechos de cada tipo de entrada individualmente, también se puede otorgar al usuario:

•	Todos los derechos: El usuario tendrá los derechos para ver todas las reuniones, eventos diarios y notas diarias.

•	Sin derechos: El usuario sólo tendrá derecho a ver las reuniones públicas, los eventos diarios y las notas diarias de la agenda. (Todos los usuarios pueden ver los eventos públicos.)

•	Derechos predeterminados: Los derechos del usuario serán los predeterminados. Seleccione esta opción si no desea proporcionar ningún derecho de acceso especial de esta ficha del cuadro de diálogo pero, no obstante, desea mantener el nombre en la lista para definir sus derechos en otra ficha.

4.	Para eliminar un nombre de la lista de usuarios con derechos de acceso, seleccione el nombre y haga clic en Eliminar. De esta forma, vuelven a tener los mismos derechos predeterminados.

5.	Si desea seleccionar la configuración predeterminada, seleccione "Valor predeterminado: Cualquier persona no incluida en la lista" en el cuadro de lista y elija la configuración como si se tratara de un usuario individual (consulte la sección anterior).

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Derechos de acceso: Ver tareas

Derechos de acceso: Planificación

Derechos de acceso: Delegado


Derechos de acceso: Ver tareas

El cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso) permite conceder derechos a otros usuarios. Debe decidir qué entradas pueden ver otros usuarios en la agenda, así como la información que podrán consultar. Seleccione, también, la configuración predeterminada para los derechos de acceso de la agenda en este cuadro de diálogo.

La ficha Ver tareas permite controlar las tareas que otros usuarios podrán ver en la agenda.

1.	Para otorgar derechos de visualización de tareas a otro usuario, seleccione el nombre de la persona de la lista de usuarios con derechos de acceso especiales. Si el nombre no está en la lista, añádalo con el cuadro de edición.

2.	Active las casillas de verificación para elegir los derechos de visualización de tareas que desea otorgar al usuario. Defina por separado los derechos para nivel de acceso normal, confidencial y personal (no puede impedir que otros usuarios vean las tareas públicas). Si otorga a los usuarios el derecho de visualización de tareas de un nivel de acceso, podrán ver toda la información sobre estas tareas.

3.	En lugar de configurar los derechos de cada tipo de tarea individualmente, también puede seleccionar:

•	Todos los derechos: El usuario tendrá los derechos para ver de todas las tareas.

•	Sin derechos: El usuario sólo tendrá derecho a ver las tareas públicas de la agenda. (Todos los usuarios pueden ver las tareas públicas.)

•	Derechos predeterminados: Los derechos del usuario serán los predeterminados. Seleccione esta opción si no desea proporcionar ningún derecho de acceso especial de esta ficha del cuadro de diálogo pero, no obstante, desea mantener el nombre en la lista para definir sus derechos en otra ficha.

4.	Para eliminar un nombre de la lista de usuarios con derechos de acceso, seleccione el nombre y haga clic en Eliminar. De esta forma, vuelven a tener los mismos derechos predeterminados.

5.	Si desea seleccionar la configuración predeterminada, seleccione "Valor predeterminado: Cualquier persona no incluida en la lista" en el cuadro de lista y elija la configuración como si se tratara de un usuario individual (consulte la sección anterior).

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Derechos de acceso: Planificación

Derechos de acceso: Delegado

Derechos de acceso: Ver


Derechos de acceso: Planificación

El cuadro de diálogo Derechos de acceso (menú Opciones, Derechos de acceso) permite conceder derechos a otros usuarios. Debe decidir qué entradas pueden ver otros usuarios en la agenda, así como la información que podrán consultar. Seleccione, también, la configuración predeterminada para los derechos de acceso de la agenda en este cuadro de diálogo.

La ficha Planificación permite controlar los usuarios que le pueden invitar a las entradas.

1.	Para definir los derechos de planificación de un usuario, seleccione el nombre de la persona de la lista de usuarios con derechos de acceso especiales. Si el nombre no está en la lista, añádalo con el cuadro de edición.

2.	Seleccione "Puede invitarme a eventos" para proporcionar a la persona el derecho a invitarle a las entradas.

3.	También puede seleccionar "Valor predeterminado". Los derechos del usuario serán los predeterminados. Seleccione esta opción si desea mantener el nombre de usuario en la lista para definir sus derechos en otra ficha.

4.	Para eliminar un nombre de la lista de usuarios con derechos de acceso, seleccione el nombre y haga clic en Eliminar. De esta forma, vuelven a tener los mismos derechos predeterminados.

5.	Si desea seleccionar la configuración predeterminada, seleccione "Valor predeterminado: Cualquier persona no incluida en la lista" en el cuadro de lista y elija la configuración como si se tratara de un usuario individual (consulte la sección anterior).

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Derechos de acceso: Delegado

Derechos de acceso: Ver

Derechos de acceso: Ver tareas


Enviar mensaje

El cuadro de diálogo Enviar mensaje aparece al enviar un mensaje de correo electrónico relativo a una entrada que haya creado, modificado, eliminado o respondido.

El cuadro de diálogo Enviar mensaje permite redactar, especificar los destinatarios y enviar un mensaje de correo electrónico.

1.	Cree la lista de destinatarios del mensaje: los usuarios invitados, los delegados y el propietario de la entrada quedan incluidos en la lista de forma predeterminada.

•	Si el mensaje se refiere a una nueva entrada, los usuarios deben haber definido las preferencias de notificación para recibir notificaciones de correo electrónico sobre las nuevas entradas a incluir en la lista.

•	Si elimina un usuario y, a continuación, cambia de idea, puede rápidamente volver a hacer la lista completa con los botones de marca de verificación situados en la parte superior del cuadro de diálogo.

2.	También puede añadir más usuarios, grupos y recursos. Aparecerán en el cuadro Lista de distribución.

•	Para eliminar una persona de la lista, seleccione el nombre del cuadro de lista y haga clic en Eliminar.

•	Haga clic en el botón Marca de verificación para añadir el nombre del cuadro de edición a la derecha.

•	Haga clic en el botón Buscar para buscar personas, recursos y grupos.

•	La tecla Enviar se volverá gris (inactiva) si no hay al menos una persona en la lista de distribución.

3.	Redacte el mensaje en el cuadro de edición Mensaje que enviar. La información básica sobre la correspondiente entrada aparecerá en el cuadro de edición. Desplácese para seleccionar los elementos que desea añadir al mensaje.

Puede cortar y pegar texto de otras aplicaciones en el mensaje con los comandos estándar Control+C (copiar), Control+X (cortar) y Control+V (pegar).

4.	Pulse Enviar cuando esté listo para enviar el mensaje.

Consulte también:

Respuesta a una invitación

Preferencias de la agenda: Notificación


Páginas de la agenda

Para obtener más información sobre las páginas de la agenda, haga clic en uno de los siguientes temas:

Información completa sobre las páginas de la agenda

Página Agenda diaria

Página Agenda semanal

Página Agenda mensual

Abrir una agenda

Cómo trabajar como delegado

Cómo trabajar como delegado

Acceso del recurso

Apertura de una agenda de grupo como delegado

Actuar como delegado

Apertura de agendas de otros usuarios

Agenda de grupo

Selección de agenda de grupo

Derechos de acceso

Delegado

Ver

Ver tareas

Planificación


Barra de control de fecha: Página Agenda diaria

La barra de control de fecha aparece en el borde superior de las páginas de la agenda. Le permite pasar las páginas de la agenda con 5 botones.

Al utilizar la barra de control de fecha en la página Agenda diaria, los botones funcionan de la siguiente forma:

Retrocede una semana.

Avanza una semana.

Retrocede un día.

Avanza un día.

Abre el calendario, que permite seleccionar la fecha específica a la que desea ir en la agenda.

En el extremo izquierdo de la barra de control de fecha, también puede ver [image] y/o [image]. Estas flechas indican que hay más reuniones antes o después en el mismo día y que en ese momento no se pueden ver en pantalla. Suba o baje para ver estas reuniones.

Consulte también:

Página Agenda diaria

Vista diaria


Barra de control de fecha: Página Agenda semanal

La barra de control de fecha aparece en el borde superior de las páginas de la agenda. Le permite pasar las páginas de la agenda con 5 botones.

Al utilizar la barra de control de fecha en la página Agenda semanal, los botones funcionan de la siguiente forma:

Retrocede cuatro semanas.

Avanza cuatro semanas.

Retrocede una semana.

Avanza una semana.

Abre el calendario, que permite seleccionar la fecha específica a la que desea ir en la agenda.

En el extremo izquierdo de la barra de control de fecha, también puede ver [image] y/o [image]. Estas flechas indican que hay más reuniones antes o después en más días y que en ese momento no se pueden ver en pantalla. Suba o baje para ver estas reuniones.

Consulte también:

Página Agenda semanal

Vista semanal


Barra de control de fecha: Página Agenda mensual

La barra de control de fecha aparece en el borde superior de las páginas de la agenda. Le permite pasar las páginas de la agenda con 5 botones.

Al utilizar la barra de control de fecha en la página Agenda mensual, los botones funcionan de la siguiente forma:

Retrocede seis meses.

Avanza seis meses.

Retrocede un mes.

Avanza un mes.

Abre el calendario, que permite seleccionar la fecha concreta a la que desea ir en la agenda.

Restablece la cuadrícula del calendario a la configuración predeterminada.

Consulte también:

Página Agenda mensual

Vista mensual


Página Agenda diaria

La página Agenda diaria se divide en cuatro partes: la vista diaria, la vista Tarea, la vista Notas y la barra de control de fecha.

Puede cambiar el tamaño de las tres vistas para que se adapten a sus necesidades. Observe que el cursor cambia al señalar las barras divisorias entre los paneles. Su aspecto es el siguiente:

Para mover las barras divisorias, haga clic en ellas y arrástrelas a su nueva posición.

Consulte también:

Vista diaria

Vista Tarea

Vista Notas

Barra de control de fecha

Preferencias de la agenda: Visualización


Página Agenda semanal

La página Agenda semanal se divide en tres partes: La vista semanal, la vista Notas y la barra de control de fecha.

La vista semanal y la vista Notas se dividen ambas en cinco, seis o siete vistas diarias, según las preferencias de la agenda.

Puede cambiar el tamaño de las dos vistas para que se adapten a sus necesidades. El cursor cambiará al señalar las barras divisorias entre los paneles. Su aspecto es el siguiente:

Haga clic y arrastre las barras divisorias para moverlas hacia su nueva posición.

Todas las vistas diarias que contiene la vista semanal se comportan de la misma forma que la vista diaria de la página Agenda diaria. Para abrir la página Agenda diaria de un determinado día, haga doble clic en la cabecera de cualquiera de las columnas del día. Al planificar una reunión en la pantalla, puede moverla dentro de ese día o de la semana. De la misma manera, puede mover notas y eventos diarios entre los distintos días de la vista Nota.

Consulte también:

Vista semanal

Vista Notas

Barra de control de fecha: Página Agenda semanal

Preferencias de la agenda: Visualización


Página Agenda mensual

La página Agenda mensual se divide en dos partes: la vista mensual y la barra de control de fecha.

Aparece un mes completo. Para poder cambiar el tamaño de columnas (es decir, días de la semana) o de filas (semanas individuales) concretas de la vista mensual, haga clic y arrastre las barras divisorias que desea mover con el cursor de cambio de tamaño de la vista.

Para volver a la configuración predeterminada de la cuadrícula, haga clic en el botón de cuadrícula de la barra de control de fecha.

Consulte también:

Vista mensual

Barra de control de fecha


Entradas nuevas

En la carpeta Entradas Nuevas de la Bandeja de entrada encontrará las entradas a las que no ha respondido. Haga clic en el icono de "Carpeta" para abrir la lista de entradas.

1.	Haga doble clic en el título de una entrada para abrir el cuadro de diálogo Ver entrada. El contenido del cuadro de diálogo depende del tipo de entrada seleccionada.

•	Para reuniones, seleccione la respuesta correcta ("Asistiré", "No asistiré" o "Lo confirmaré más tarde").

•	Para días festivos, eventos diarios y notas, seleccione si desea o no mantener la entrada en la agenda.

Puede enviar un mensaje de correo electrónico relativo a la entrada. Para ello, haga clic en el botón Enviar mensaje.

Haga doble clic en una entrada recurrente o en su icono, para que aparezcan todas las fechas junto con los iconos que indican el tipo de entrada de que se trata. Haga doble clic en las fechas concretas para que aparezcan los mismos cuadros de diálogo que con las entradas normales.

2.	Haga clic en el icono de la entrada para ver una lista de todas las personas y recursos invitados a la entrada. Junto a cada nombre hay un icono que indica si el asistente ha respondido a la entrada y cómo lo ha hecho.

La persona/recurso ha aceptado la entrada.

La persona/recurso ha rechazado la entrada.

La persona/recurso no ha respondido todavía a la entrada.

La persona/recurso ha aceptado la entrada, pero preferiría otra hora.

La persona/recurso ha rechazado la entrada, pero estaría interesado si se planificara de nuevo.

El nombre aparece en negrita. Haga doble clic para que aparezca el cuadro de diálogo Ver entrada.

3.	Para responder a una entrada, también puede seleccionarla y arrastrarla a la carpeta deseada. Utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar y mover varias entradas a la vez.

4.	Haga clic en cualquier sitio de una línea de la entrada con el botón derecho del ratón para responder a una entrada sin abrir el cuadro de diálogo. También puede utilizar el botón derecho del ratón para ver o duplicar la entrada o para enviar un correo electrónico.

Cuando haya respondido a una entrada, la agenda la colocará en la carpeta adecuada de la Bandeja de entrada (como entrada aceptada o rechazada).

Consulte también:

Enviar mensaje

Respuesta a una invitación

Preferencias de la Bandeja de entrada: Entradas aceptadas

Visualización de reuniones: General

Visualización de eventos diarios: General

Visualización de notas diarias: General


Entradas aceptadas

En la carpeta Entradas aceptadas de la Bandeja de entrada encontrará las entradas a las que desea asistir o conservar en la agenda. Haga clic en el icono de "Carpeta" para abrir la lista de entradas. El intervalo temporal de las entradas mostradas depende de las preferencias definidas (menú Edición, Preferencias, Bandeja de entrada).

1.	Haga doble clic en el título de una entrada para abrir el cuadro de diálogo Ver entrada. El contenido del cuadro de diálogo depende del tipo de entrada seleccionada.

•	Para reuniones, seleccione la respuesta correcta ("Asistiré", "No asistiré" o "Lo confirmaré más tarde").

•	Para días festivos, eventos diarios y notas, seleccione si desea o no mantener la entrada en la agenda.

Haga doble clic en una entrada recurrente o en su icono, para que aparezcan todas las fechas junto con los iconos que indican el tipo de entrada de que se trata. Haga doble clic en las fechas concretas para que aparezcan los mismos cuadros de diálogo que con las entradas normales.

2.	Haga clic en el icono de la entrada para ver una lista de todas las personas y recursos invitados a la entrada. Junto a cada nombre hay un icono que indica si la persona o recurso ha respondido a la entrada y cómo lo ha hecho.

La persona/recurso ha aceptado la entrada.

La persona/recurso ha rechazado la entrada.

La persona/recurso no ha respondido todavía a la entrada.

La persona/recurso ha aceptado la entrada, pero preferiría otra hora.

La persona/recurso ha rechazado la entrada, pero estaría interesado si se planificara de nuevo.

El nombre aparece en negrita. Haga doble clic para que aparezca el cuadro de diálogo Ver entrada.

3.	Para responder a una entrada, también puede seleccionarla y arrastrarla a la carpeta deseada. Utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar y mover varias entradas a la vez.

4.	Haga clic en cualquier sitio de una línea de la entrada con el botón derecho del ratón para cambiar la respuesta a una entrada sin abrir el cuadro de diálogo. También puede utilizar el botón derecho del ratón para ver o duplicar la entrada o para enviar un correo electrónico.

Si cambia la respuesta a una entrada, la agenda la colocara en la carpeta adecuada de la Bandeja de entrada.

Consulte también:

Preferencias de la Bandeja de entrada: Entradas aceptadas

Visualización de reuniones: General

Visualización de eventos diarios: General

Visualización de notas diarias: General

Respuesta a una invitación


Entradas enviadas

En la carpeta Entradas enviadas de la Bandeja de entrada, encontrará las entradas que ha creado y enviado a otros usuarios. Haga clic en el icono de "Carpeta" para abrir la lista de entradas. El intervalo temporal de las entradas mostradas depende de las preferencias definidas (menú Edición, Preferencias, Bandeja de entrada).

1.	Haga doble clic en el título de una entrada para abrir el cuadro de diálogo Modificar entrada. El contenido del cuadro de diálogo depende del tipo de entrada seleccionada.

•	Para reuniones, seleccione la respuesta correcta ("Asistiré", "No asistiré" o "Lo confirmaré más tarde").

•	Para días festivos, eventos diarios y notas, seleccione si desea o no mantener la entrada en la agenda.

Haga doble clic en una entrada recurrente o en su icono, para que aparezcan todas las fechas junto con los iconos que indican el tipo de entrada de que se trata. Haga doble clic en las fechas concretas para que aparezcan los mismos cuadros de diálogo que con las entradas normales.

2.	En esta carpeta, puede eliminar la entrada enviada (es decir, cancelarla y eliminarla de las bandejas de entrada y agendas de todos los usuarios). Seleccione la entrada que desea eliminar y elija Eliminar entrada del menú Edición.

3.	Haga clic en el icono de la entrada para ver una lista de todas las personas y recursos invitados a la entrada. Junto a cada nombre hay un icono que indica si la persona o recurso ha respondido a la entrada y cómo lo ha hecho:

La persona/recurso ha aceptado la entrada.

La persona/recurso ha rechazado la entrada.

La persona/recurso no ha respondido todavía a la entrada.

La persona/recurso ha aceptado la entrada, pero preferiría otra hora.

La persona/recurso ha rechazado la entrada, pero estaría interesado si se planificara de nuevo.

El nombre aparece en negrita. Haga doble clic para que aparezca el cuadro de diálogo Ver entrada. No importa la respuesta proporcionada a la entrada, ésta siempre permanecerá como enviada y, por lo tanto, se mantendrá en esta carpeta.

4.	Para responder a una entrada, también puede seleccionarla y arrastrarla a la carpeta deseada. Utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar y mover varias entradas a la vez.

5.	Haga clic en cualquier sitio de una línea de la entrada con el botón derecho del ratón para cambiar la respuesta a una entrada sin abrir el cuadro de diálogo. También puede utilizar el botón derecho del ratón para ver o duplicar la entrada o para enviar un correo electrónico.

Si cambia la respuesta a una entrada, la agenda la colocara en la carpeta adecuada de la Bandeja de entrada.

Consulte también:

Preferencias de la Bandeja de entrada: Entradas enviadas

Modificación de eventos diarios: General

Modificación de notas diarias: General

Modificación de reuniones: General


Entradas rechazadas

En la carpeta Entradas rechazadas de la Bandeja de entrada encontrará las entradas a las que no desea asistir o conservar en la agenda. Haga clic en el icono de "Carpeta" para abrir la lista de entradas. El intervalo temporal de las entradas mostradas depende de las preferencias definidas (menú Edición, Preferencias, Bandeja de entrada).

1.	Haga doble clic en el título de una entrada para abrir el cuadro de diálogo Ver entrada. El contenido del cuadro de diálogo depende del tipo de entrada seleccionada.

•	Para reuniones, seleccione la respuesta correcta ("Asistiré", "No asistiré" o "Lo confirmaré más tarde").

•	Para días festivos, eventos diarios y notas, seleccione si desea o no mantener la entrada en la agenda.

Haga doble clic en una entrada recurrente o en su icono, para que aparezcan todas las fechas junto con los iconos que indican el tipo de entrada de que se trata. Haga doble clic en las fechas concretas para que aparezcan los mismos cuadros de diálogo que con las entradas normales.

2.	Haga clic en el icono de la entrada para ver una lista de todas las personas y recursos invitados. Junto a cada nombre hay un icono que indica si la persona o recurso ha respondido a la entrada y cómo lo ha hecho:

La persona/recurso ha aceptado la entrada.

La persona/recurso ha rechazado la entrada.

La persona/recurso no ha respondido todavía a la entrada.

La persona/recurso ha aceptado la entrada, pero preferiría otra hora.

La persona/recurso ha rechazado la entrada, pero estaría interesado si se planificara de nuevo.

El nombre aparece en negrita. Haga doble clic para que aparezca el cuadro de diálogo Ver entrada.

3.	Para responder a una entrada, también puede seleccionarla y arrastrarla a la carpeta deseada. Utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar y mover varias entradas a la vez.

4.	Haga clic en cualquier sitio de una línea de la entrada con el botón derecho del ratón para cambiar la respuesta a una entrada sin abrir el cuadro de diálogo. También puede utilizar el botón derecho del ratón para ver o duplicar la entrada o para enviar un correo electrónico.

Si cambia la respuesta a una entrada, la agenda la colocara en la carpeta adecuada de la Bandeja de entrada.

Consulte también:

Preferencias de la Bandeja de entrada: Entradas rechazadas

Visualización de reuniones: General

Visualización de eventos diarios: General

Visualización de notas diarias: General

Respuesta a una invitación


Actuar como delegado

El cuadro de diálogo Actuar como delegado aparece al seleccionar Abrir agenda, Como delegado o Abrir tareas, Modificar tareas ajenas como delegado del menú Archivo. El cuadro de diálogo permite, respectivamente, seleccionar la Agenda o Visualización de tareas que desea abrir como delegado.

Seleccione de la lista la persona que le ha otorgado derechos y haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Cómo trabajar como delegado


Solucionar conflictos

Este cuadro de diálogo aparece al indicar que desea obtener más información sobre un conflicto de planificación (por ejemplo, haciendo doble clic en una reunión que causa conflictos en el cuadro de diálogo Nueva reunión o haciendo clic en Ver del cuadro de diálogo Se ha hallado un conflicto).

Aquí encontrará más información sobre los conflictos producidos por la reunión que ha creado, modificado o planificado.

•	El cuadro de lista situado en el lado izquierdo muestra los asistentes que tienen un conflicto con la entrada creada.

•	El cuadro de lista del lado derecho muestra el título de las reuniones que tienen conflictos con la reunión de la agenda del asistente seleccionado en el cuadro de lista de la izquierda.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de leer la información.

Consulte también:

Sugerir fecha y hora

Creación de reuniones: General

Modificación de reuniones: General


Se ha hallado un conflicto

Al planificar una reunión y crear un conflicto en el proceso, la agenda le avisará del mismo. A continuación, le preguntará si desea mover la entrada.

Tiene tres opciones:

•	Haga clic en Sí para mover la entrada a pesar del conflicto.

•	Haga clic en No para cancelar el movimiento.

•	Haga clic en Ver para ver el conflicto antes de tomar una decisión. De esta forma, abre el cuadro de diálogo Solucionar conflictos.

Consulte también:

Solucionar conflictos


Vista diaria

El día aparece aquí, dividido en canales temporales. El número de minutos que contiene un canal temporal depende de las preferencias de la agenda (menú Edición, Preferencias, Agenda). Haga clic en Hoy en la barra de herramientas para ver la fecha actual o utilice los botones de flecha para moverse rápidamente entre los días. Puede crear, modificar, ver, duplicar y eliminar reuniones de la vista diaria.

Lo que aparece en la vista diaria depende de la configuración introducida en la ficha Visualización del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda. Puede ver cinco, seis o siete vistas diarias al mismo tiempo, codificar por color las entradas según el grado de importancia, el estado de asistencia o propiedad y seleccionar los iconos que desea visualizar. Haga clic en la parte superior de una columna de días para ver la vista diaria. Las reuniones en conflicto aparecen juntas.

Pueden aparecer varios iconos con una reunión:

Ha aceptado la reunión.

Ha rechazado la reunión.

No ha respondido todavía a la reunión.

Hay una descripción adjunta a la reunión.

Hay un archivo adjunto a la reunión.

Hay más información incluida en la reunión.

La reunión tiene más de un asistente.

Ha definido un aviso para la entrada.

Al seleccionar una reunión, con la tecla Tab siempre seleccionará la siguiente reunión en orden cronológico. Mayús+Tab lo llevará en orden cronológico inverso.

Movimiento de reuniones en la vista diaria

Puede cambiar directamente la duración de una reunión en la página la agenda. Al hacer clic en una reunión, su marco se selecciona:

Nota: Los colores dependen de las opciones de codificación por color seleccionadas en el cuadro de diálogo Preferencias de la agenda y la configuración de los colores del ordenador.

El cursor tiene el siguiente aspecto cuando se encuentra sobre el marco de la reunión:

Para modificar la hora de inicio o de finalización, seleccione el marco correcto y arrástrelo a la hora deseada.

Para mover la reunión a una fecha u hora completamente diferente, arrástrela seleccionando cualquier parte de la entrada que no sea el marco. Al seleccionarla, el cursor tendrá el siguiente aspecto:

La agenda cambiará el tamaño de la reunión y solucionará los conflictos.

Al mover una reunión, mantenga pulsada la tecla Control para moverla en aumentos de cinco minutos.

Consulte también:

Preferencias de la agenda: Visualización

Creación de reuniones: General

Modificación de reuniones: General


Vista semanal

La vista semanal muestra una semana de una vez. La fecha actual aparece en rojo. Haga clic en Hoy en la barra de herramientas para ver la semana actual o utilice los botones de flecha para moverse rápidamente entre las semanas. Puede crear, modificar, ver, duplicar y eliminar reuniones de la vista semanal.

Lo que aparece en la vista semanal depende de la configuración introducida en la ficha Visualización del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda. Puede ver cinco, seis o siete vistas diarias al mismo tiempo, codificar por color las entradas según el grado de importancia, el estado de asistencia o propiedad y seleccionar los iconos que desea visualizar. Haga clic en la parte superior de una columna de días para ver la vista diaria. Las reuniones en conflicto aparecen juntas.

Pueden aparecer varios iconos con una reunión:

Ha aceptado la reunión.

Ha rechazado la reunión.

No ha respondido todavía a la reunión.

Hay una descripción adjunta a la reunión.

Hay un archivo adjunto a la reunión.

Hay más información incluida en la reunión.

La reunión tiene más de un asistente.

Ha definido un aviso para la entrada.

Al seleccionar una reunión, la tecla Tab siempre seleccionará la siguiente reunión en orden cronológico. Mayús+Tab lo llevará en orden cronológico inverso.

Movimiento de reuniones en la vista semanal

Si propone una reunión, puede cambiar directamente la duración en la página de la agenda. Al hacer clic en una reunión, su marco se selecciona:

Nota: Los colores dependen de las opciones de codificación por color seleccionadas en el cuadro de diálogo Preferencias de la agenda y en la configuración de los colores del ordenador.

El cursor tiene el siguiente aspecto cuando se encuentra sobre el marco de la reunión:

Para modificar la hora de inicio o de finalización, seleccione el marco correcto y arrástrelo a la hora deseada.

Para mover la reunión a una fecha u hora completamente diferente, arrástrela seleccionando cualquier parte de la entrada que no sea el marco. Al seleccionarla, el cursor tendrá el siguiente aspecto:

La agenda cambiará el tamaño de la reunión y solucionará los conflictos.

Al mover una reunión, mantenga pulsada la tecla Control para moverla en aumentos de cinco minutos.

Consulte también:

Vista mensual

Vista semanal

Vista Tarea

Vista Notas

Barra de control de fecha: Página Agenda diaria


Vista mensual

La vista mensual muestra seis semanas a la vez. En la primera y en la última semana, todas las cuadrículas que contienen días del mes anterior o siguiente aparecerán en gris. El día actual aparece en amarillo con el número del día en rojo. Haga clic en Hoy en la barra de herramientas para ver el mes actual o utilice los botones de flecha para moverse rápidamente entre los meses.

La vista mensual muestra las reuniones, notas diarias, eventos diarios y días festivos. Los nombres de los días festivos aparecen en rojo junto al número del día. La columna de la izquierda muestra los números de la semanas (haga clic en un número para ver la vista semanal de esa semana).

Puede crear, modificar, ver, duplicar y eliminar reuniones de la vista mensual. La vista mensual también permite mover las entradas propuestas de un día a otro. Para ello haga clic en la entrada y arrástrela a otra cuadrícula. Al hacer clic en la entrada propuesta y no soltar el botón del ratón, el cursor cambia a un cursor de arrastre:

Haga clic en una entrada para seleccionarla. Una vez seleccionada, puede desplazarse por todas las entradas de una cuadrícula con las flechas arriba y abajo del teclado. (El icono más aparece en las cuadrículas en las que hay más entradas de las que pueden aparecer.)

Consulte también:

Página Agenda mensual

Vista semanal

Vista diaria

Barra de control de fecha: Página Agenda mensual


Vista Tarea

Las tareas aparecen en esta vista. Pueden aparecer cuatro tipos de tareas distintas: Las tareas activas, las tareas sin una fecha de inicio pero con vencimiento en el futuro, las tareas vencidas y las completadas.

Las tareas se ordenan según su vencimiento. Las tareas sin vencimiento aparecen primero.

Estas tareas aparecen en la vista Tarea de la página Diaria de la fecha actual:

•	Tareas activas (es decir, tareas cuya fecha de inicio ha pasado).

•	Tareas sin una fecha de inicio pero con un vencimiento en el futuro.

•	Tareas vencidas.

•	Tareas completadas hoy o cuyo vencimiento es la fecha actual.

Estas tareas aparecen en la vista Tarea de la página Diaria de una fecha pasada:

•	Tareas activas cuya fecha de inicio ha pasado en esa fecha.

•	Tareas completadas si esta fecha era la fecha de finalización o de vencimiento.

•	Tareas vencidas cuya fecha de inicio ha pasado en esta fecha (aparecerán como tareas activas si su vencimiento no ha pasado).

Estas tareas aparecen en la vista Tarea de la página Diaria de una fecha futura:

•	Tareas para las que ésta es la fecha de inicio o de vencimiento.

•	Tareas sin fecha de inicio pero cuya fecha de vencimiento viene después de esa fecha.

Junto a cada tarea aparece un cuadro que indica el estado de la misma:

La tarea vence en el futuro.

La tarea ha vencido.

La tarea se ha completado.

Para marcar una tarea como completada, haga clic en el cuadro. Vuelva a hacer clic para eliminar la marca de verificación de completada. La agenda realizará todos los cambios necesarios en la tarea.

Algunas tareas también pueden tener los siguientes símbolos:

Indica que se ha definido un aviso para la tarea.

Indica que la tarea tiene comentarios.

Indica que la tarea tiene un archivo adjunto.

No puede modificar las tareas de otros usuarios mientras consulta una de sus páginas diarias, a menos que se esté trabajando como delegado.

También puede seleccionar una tarea en la vista Tarea y utilizar los comandos Modificar, Duplicar y Eliminar entrada disponibles en el menú Edición para cambiar las propiedades.

Finalización de tareas en la vista Tarea

Hay cuatro formas de marcar una tarea como completada mientras trabaja en la página Agenda:

•	Haga clic en el cuadro.

•	Haga clic en la tarea con el botón derecho del ratón y seleccione Completada del menú que aparece.

•	Seleccione la tarea y elija Modificar entrada del menú Edición para abrir el cuadro de diálogo Modificar entrada y active la casilla de verificación "Fecha de finalización".

•	Seleccione la tarea y pulse F5 para abrir el cuadro de diálogo Modificar tarea y active la casilla de verificación "Fecha de finalización".

NOTA: No se pueden modificar ni añadir las tareas de otro usuario a menos que se trabaje como delegado.

Impresión de las tareas seleccionadas en la vista Tarea

Seleccione Imprimir entrada del menú Archivo o pulse F11 para imprimir la tarea seleccionada.

Consulte también:

Visualización de tareas

Vista diaria

Vista Notas

Barra de control de fecha: Página Agenda diaria


Vista Notas

Las notas diarias, los días festivos, los avisos y los eventos diarios aparecen en la vista Notas. La vista Notas aparece en las páginas Agenda diaria y semanal.

Pueden aparecer varios iconos junto a una entrada (según las opciones introducidas en la ficha Visualización del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda):

Nota diaria

Día festivo

Evento diario

Aviso de evento diario

Aviso de reunión

Aviso de nota

Aviso de tarea

Aviso de día festivo

Haga doble clic en una entrada para abrirla.

•	Si hace doble clic en un día festivo o en una entrada que no ha propuesto, aparece la ventana Ver entrada. Ésta le proporciona más información sobre la entrada y le permite responder a ella.

•	Si hace doble clic en una entrada que ha propuesto, aparece la ventana Modificar entrada.

También puede responder rápidamente a una entrada; para ello, haga clic en ella con el botón derecho del ratón y seleccione la respuesta del menú.

Impresión de las entradas seleccionadas en la vista Notas

Para imprimir la entrada seleccionada, seleccione Imprimir entrada seleccionada del menú Archivo o pulse F11.

Consulte también:

Vista diaria

Vista Tarea

Valores predeterminados de la entrada: Notas diarias


Uso de los avisos

Si no desea utilizar los avisos predeterminados, puede definir avisos individuales con la ficha Avisos al crear, modificar o ver las entradas.

El cuadro de diálogo Valores predeterminados de la entrada (menú Edición, Preferencias, Valores predeterminados de la entrada) permite definir las preferencias predeterminadas de los avisos. Puede definir los avisos predeterminados de reuniones, tareas, eventos diarios y notas diarias. No hay avisos predeterminados para los días festivos, pero puede definirlos al visualizarlos.

Hay dos tipos de avisos:

•	Ventana emergente: Aparece una ventana que le avisa de la entrada y muestra la información. Puede definir los avisos con minutos, horas, días, semanas, meses o incluso años de antelación. Al activar los avisos emergentes, la campana de la barra de estado aparecerá en la barra de estado.

•	Aviso de nota: En la vista Notas de las páginas de la agenda, aparecerá una nota avisándole de la entrada. Puede definir su aparición en la agenda con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación.

Consulte también:

Valores predeterminados de la entrada: Tareas

Valores predeterminados de la entrada: Eventos diarios

Valores predeterminados de la entrada: Notas diarias

Valores predeterminados de la entrada: Reuniones

Posponer

Avisos emergentes


Información completa sobre el correo

Para enviar mensajes de respuesta a las invitaciones de otros o al crear, modificar o eliminar entradas a las que ha invitado a otros, la agenda funciona con el Buzón de Communicator Messenger. Además, puede permitir a otros usuarios que le notifiquen por correo electrónico de las nuevas entradas a las que ha sido invitado.

Al crear o modificar una entrada a la que se ha invitado a otros usuarios, la agenda puede mostrar un cuadro de mensaje preguntando si desea enviar un mensaje de correo electrónico a otros usuarios. (Esto depende de las preferencias, que se pueden definir con el menú Edición, Preferencias, Agenda).

•	Haga clic en Sí para enviar un correo electrónico con el cuadro de diálogo Enviar mensaje.

•	De lo contrario, haga clic en No. La entrada seguirá apareciendo en las bandejas de entrada y agendas de los demás usuarios.

Enviar mensaje

El cuadro de diálogo Enviar mensaje permite escribir, modificar y enviar un correo electrónico.

1.	Cree la lista de destinatarios del mensaje. Los usuarios invitados y el propietario de la entrada quedan incluidos de forma predeterminada.

•	Si el mensaje se refiere a una entrada nueva, los usuarios deben seleccionar "Permitir que me envíen avisos por correo electrónico para nuevas entradas" en la ficha Notificación del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda con el fin de estar incluidos en la lista.

•	Si elimina un usuario y, a continuación, cambia de idea, puede rápidamente actualizar la lista con los botones de marca de verificación situados en la parte superior del cuadro de diálogo.

2.	A medida que se añaden personas a la lista, sus nombres van apareciendo en el cuadro Lista de distribución.

•	Seleccione los nombres de usuario y haga clic en Eliminar para eliminarlos de la lista.

•	La tecla Enviar se volverá gris (inactiva) si no hay personas en la lista de distribución.

3.	Redacte el mensaje en el cuadro de edición Mensaje que enviar. La información básica sobre la correspondiente entrada aparecerá en el cuadro de edición. Desplácese para seleccionar los elementos que desea añadir al mensaje.

Haga clic en Enviar para enviar el mensaje.

Consulte también:

Cómo añadir nombres


Codificación por colores

La agenda puede codificar por colores las reuniones de tres formas distintas: según el grado de importancia, el estado de asistencia o la propiedad.

Si codifica por colores las reuniones según el grado de importancia, éstas aparecerán de la siguiente forma (el grado de importancia se define al crear una entrada):

Muy alta

Alta

Normal

Baja

Muy baja.

Si codifica por colores las reuniones según el estado de asistencia, éstas aparecerán de la siguiente forma:

Reuniones aceptadas

Reuniones sin confirmar

Reuniones rechazadas

Reuniones provisionales aceptadas

Reuniones provisionales sin confirmar

Reuniones provisionales rechazadas

Las personas o recursos que proponen las reuniones son los propietarios de las mismas. Si codifica por colores las reuniones según la propiedad, éstas aparecerán de la siguiente forma:

Reuniones de su propiedad (propuestas por usted).

Reuniones a las que está invitado.

Reuniones provisionales de su propiedad (propuestas por usted).

Reuniones provisionales a las que está invitado.

Tenga en cuenta que al codificar por colores las reuniones por propiedad y abrir la agenda de otro usuario, las reuniones propuestas por usted (y no por el propietario de la agenda) aparecen en azul. Esto facilita la diferenciación de las reuniones que puede modificar en las agendas de otros usuarios. (Incluso si se encuentra en la agenda de otro usuario, aún podrá modificar las entradas que usted proponga.) No obstante, al trabajar con la agenda de otra persona como delegado, las reuniones que haya propuesto el propietario de la agenda aparecen en color azul, ya que usted trabaja en dicha agenda como si fuera el propietario.

Consulte también:

Colores de las reuniones de la agenda


Bandeja de entrada

Para obtener más información sobre la bandeja de entrada, haga clic en uno de los siguientes temas:

Información completa sobre la Bandeja de entrada

Entradas nuevas

Entradas aceptadas

Entradas rechazadas

Entradas enviadas

Respuesta a una invitación


Avisos

La agenda puede avisarle de las entradas que tiene en ella. Los avisos se pueden configurar de distintas maneras, según las entradas y la planificación.

Para obtener más información sobre la forma de configurar los avisos, haga clic en uno de los siguientes temas:

Uso de los avisos

Valores predeterminados de la entrada: Reuniones

Valores predeterminados de la entrada: Eventos diarios

Valores predeterminados de la entrada: Tareas

Valores predeterminados de la entrada: Notas diarias

Avisos emergentes

Posponer


Impresión

Puede imprimir las páginas de la agenda. Los diseños de los distintos tipos de página se pueden realizar para que sólo incluyan la información que desea mostrar en las salidas impresas. Las fuentes y los márgenes también se pueden ajustar según sus necesidades.

Para obtener más información sobre impresión, haga clic en uno de los siguientes temas:

Impresión: Páginas de la agenda

Impresión: Bandeja de entrada, Visualización de tareas y entradas seleccionadas

Presentación preliminar

Opciones de diseño

Página Agenda diaria

Página Agenda semanal

Página Agenda mensual

Varias semanas

Lista del día

Lista de tareas

Fuentes

Márgenes

Cómo guardar los diseños de impresión


Correo

Para enviar mensajes de respuesta a las invitaciones de otros o al crear, modificar o eliminar entradas a las que ha invitado a otros, la agenda funciona con el Buzón de Messenger. Además, puede permitir a otros usuarios que le notifiquen por correo electrónico de las nuevas entradas a las que ha sido invitado.

Para obtener más información sobre la forma de utilizar el correo con la agenda, haga clic en uno de los siguientes temas:

Información completa sobre el correo

Enviar mensaje

Respuesta a una invitación

Preferencias de la agenda: Notificación


Búsqueda

Puede buscar personas, grupos y recursos con el cuadro de diálogo Buscar en directorio. Este cuadro de diálogo aparece al hacer clic en el botón Buscar. Con uno o varios parámetros de búsqueda, puede realizar una búsqueda amplia o reducida, según desee.

Para obtener más información sobre búsquedas, haga clic en uno de los siguientes temas:

Selección de varios usuarios

Buscar en directorio: Personas

Buscar en directorio: Grupos

Buscar en directorio: Recursos

Información del usuario

Información sobre el recurso

Localizar persona


Grupos

La agenda permite crear grupos de usuario y recursos. Estos grupos le ahorran tiempo si necesita invitar al mismo conjunto de personas/o recursos de forma habitual. Puede crear grupos de distintos tipos, que determinan para quién está disponible el grupo.

Para obtener más información sobre los grupos, haga clic en una de los siguientes temas:

Administrar grupos

Seleccionar grupo

Agenda de grupo

Preferencias del modo desconectado: Grupos

Buscar en directorio: Grupos


Información completa sobre las páginas de la agenda

La agenda puede tener tres formatos básicos: diaria, semanal y mensual. Hay tres formas de abrir una agenda: Seleccionarla de las opciones Abrir agenda del menú Archivo, pulsar Control+T o hacer clic en el botón Abrir agenda de la barra de herramientas.

Puede ver la agenda propia o abrir la agenda de otro usuario, ver las agendas de varios usuarios al mismo tiempo en una agenda de grupo o trabajar en la agenda de otro usuario como delegado (si tiene derechos de acceso).

Para obtener más información sobre las páginas de la agenda, haga clic en uno de los siguientes temas:

Consulte también:

Página Agenda diaria

Página Agenda semanal

Página Agenda mensual

Abrir una agenda

Agenda de grupo

Apertura de una agenda de grupo como delegado


Selección de agenda de grupo

El cuadro de diálogo Selección de agenda de grupo aparece al seleccionar Abrir Agenda, De grupo del menú Archivo o al pulsar Control+G.

Este cuadro de diálogo permite seleccionar las personas y los recursos cuyas vistas diarias de las agendas se incluirán en la agenda de grupo que se va a abrir.

1.	Escriba la nombre de la persona, recurso o grupo en el cuadro de edición.

•	Para añadir un recurso, escriba r:, re:, o rec: seguido del nombre.

•	Para añadir un grupo, escriba g:, gr: o grp: seguido del nombre.

2.	Cuando el nombre esté en el cuadro de edición:

•	Haga clic en el botón Marca de verificación para añadir el nombre a la lista que va a crear.

•	Haga clic en el botón Buscar para buscar personas, grupos o recursos.

•	Haga clic en el botón Grupo para seleccionar el grupo que desea añadir a la lista.

3.	Para eliminar un nombre del cuadro de lista, selecciónelo y haga clic en Eliminar.

Cuando la lista esté completa, haga clic en Aceptar para abrir esta agenda de grupo.

Nota: Puede volver a abrir este cuadro de diálogo cuando trabaje en una agenda de grupo. Para ello, haga clic en el botón Modificar agenda de grupo de la barra de control de fecha. Esto permite modificar la lista de personas y recursos incluida en la agenda de grupo actual.

Consulte también:

Cómo añadir nombres

Agenda de grupo


Importación y exportación

Puede transferir datos entre la agenda y un ordenador con Hewlett Packard Palmtop o un archivo de datos, incluidos varios formatos de archivo ASCII, archivos Schedule+ y objetos vCalendar.

Para obtener más información sobre cómo importar y exportar, haga clic en uno de los siguientes temas:

General

Información completa sobre la compatibilidad del palmtop de la agenda

Utilidad de importación

Utilidad de exportación

Configurar comunicaciones serie

Procedimiento de configuración inicial para la exportación al palmtop

Instalación del servidor UniLink en HP Palmtop

Objetos de vCalendar

Cómo trabajar con objetos de vCalendar

Se han encontrado entradas de vCalendar

Detalles de los objetos de vCalendar

Sincronización con palmtop

Sincronización con palmtop

Preferencias

Confirmar eliminación

Confirmar modificación

Se han hallado conflictos


Información completa sobre la compatibilidad del palmtop de la agenda

Al exportar de la agenda al palmtop de HP, se escribe un archivo de calendario en el palmtop. Los cambios realizados en el palmtop del calendario se pueden añadir a la agenda mediante la importación de los datos del palmtop a la agenda.

Al exportar al palmtop, la agenda genera un nombre para el archivo de calendario que se va a crear (se puede cambiar según las necesidades). Al exporta al palmtop especificando este nombre de calendario, el proceso de sincronización se ocupará de cualquier incoherencia entre el archivo y la agenda. Puede definir las preferencias de sincronización con palmtop (menú Edición, Preferencias, Palmtop) para que sea la agenda la que se ocupe automáticamente de los detalles de este proceso o para ocuparse personalmente de cada una de las entradas incoherentes caso por caso. No obstante, la sincronización garantiza que la agenda y el calendario de palmtop serán siempre idénticos después de cada exportación.

También puede importar entradas a la agenda desde un archivo de calendario del palmtop. La agenda le conducirá por un proceso de sincronización similar al descrito anteriormente para garantizarle que la agenda y el calendario del palmtop son idénticos.

Puede importar entradas anteriormente exportadas de la agenda de alguien. Seleccione simplemente el archivo palmtop correcto desde el que importar. No obstante, estas entradas se considerarán creadas y propuestas por usted.

Debe recordar que, aunque se pueden exportar varias agendas al mismo tiempo, sólo se puede importar un calendario de palmtop a la vez.

La agenda tiene mayor capacidad de planificación que los palmtops compatibles. Esto provoca que haya algunos límites en la información que se puede transferir. Las utilidades de importación y exportación tratan de ayudar a los usuarios de teléfonos móviles pero el palmtop no sirve como sustituto de la agenda. Se pueden exportar todos los tipos de entradas, pero las reuniones figurarán en el palmtop como citas, eventos diarios y notas diarias; los días festivos como eventos y las tareas como acciones a realizar.

Las entradas con más de un asistente se pueden exportar al palmtop. Mientras se trabaja en el palmtop, se puede modificar cualquier aspecto de las entradas salvo la lista de personas y recursos. Al importar las entradas a la agenda, todos los cambios relativos a las personas/recursos incluidas en la entrada se actualizan automáticamente.

Al exportar entradas al palmtop, los avisos se definirán de manera predeterminada (cinco minutos antes de comenzar la entrada).

Para intercambiar datos entre la agenda y el palmtop, es necesario realizar una configuración inicial. Basta con realizar este proceso una vez, a menos que se agoten los suministradores de corriente principal y auxiliar del palmtop.

Consulte también:

Utilidad de exportación

Instalación del servidor UniLink en HP Palmtop


Procedimiento de configuración inicial para la exportación al palmtop

Este procedimiento de configuración prepara el palmtop para intercambiar datos con la agenda. Una vez finalizado, no será necesario repetirlo a menos que se agoten los suministradores de corriente principal y auxiliar del palmtop.

Para que la agenda pueda intercambiar datos con el palmtop, es necesario instalar el servidor UniLink en el palmtop.

Debe enlazar el ordenador y el palmtop con el cable de enlace al ordenador correcto proporcionado junto con el palmtop. Asegúrese de que el puerto de comunicaciones del ordenador está correctamente configurado (consulte el manual del usuario del ordenador para obtener más información sobre los puertos disponibles y sobre la forma de identificarlos). Seleccione el puerto correcto de la lista de opciones disponibles en el cuadro de edición Puerto.

Configure los siguientes elementos (se trata de la configuración predeterminada, que puede que no sea necesario cambiar):

•	Defina la velocidad de transmisión en 9600 baudios (otras velocidades no funcionan bien con la mayoría de los palmtops).

•	Defina los bits de datos en 8.

•	Defina la paridad como ninguna.

•	Defina los bits de parada en 1.

•	Defina el control de flujo en Xon/Xoff.

Esta configuración le proporcionará los mejores resultados de comunicación entre la agenda y el palmtop.

Una vez definidos los parámetros de comunicación, haga clic en Aceptar para guardar la configuración en el archivo UNISON.INI. Si ha configurado correctamente el puerto, puede instalar el servidor UniLink en el palmtop. Para ello, haga clic en Instalar. Si el archivo (ul. Exe) del servidor UniLink se ha transferido correctamente, la aplicación se podrá iniciar. Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Terminar.

Consulte también:

Utilidad de exportación

Instalación del servidor UniLink en HP Palmtop


Instalación del servidor UniLink en el palmtop de HP

Para que la agenda pueda intercambiar datos con el palmtop, es necesario instalar el servidor UniLink en el palmtop. Sólo necesita hacer esto la primera vez que exporte o importe datos en el palmtop, a menos que se agoten los suministradores de corriente principal y auxiliar del palmtop.

Las siguientes instrucciones le ayudarán a completar el procedimiento de configuración de los palmtops HP-100LX y HP-200LX. (Sólo estos palmtops son compatibles.)

1.	Conecte el palmtop a uno de los puertos COM del ordenador con el cable de enlace al ordenador proporcionado junto con el palmtop.

2.	Active el palmtop y seleccione & para iniciar Application Manager.

3.	Pulse C para iniciar DataComm Application.

4.	Pulse MENÚ C S para abrir el cuadro de diálogo de configuración.

•	Defina la velocidad de transmisión en 9600 baudios. (Pulse Alt+B y utilice las teclas de flecha.)

•	Defina la interfaz en COM 1. (Pulse Alt+I y utilice las teclas de flecha.)

•	Defina la paridad como ninguna. (Pulse Alt+P y desplácese por el cuadro.)

•	Defina los bits de datos en 8. (Pulse Alt+T y utilice las teclas de flecha.)

•	Defina los bits de parada en 1. (Pulse Alt+S y utilice las teclas de flecha.)

Pulse F10 para aceptar esta configuración.

5.	Pulse MENÚ F P para abrir el cuadro de diálogo Protocolo de transferencia de archivos.

Seleccione XMODEM.

Pulse F10 para aceptar esta configuración.

6.	Pulse MENÚ F R para abrir el cuadro de dialogo Recibir archivo.

Introduzca UL.EXE en el cuadro de edición Nombre del archivo.

Pulse F10 para aceptar esta configuración.

7.	Haga clic en Configurar del cuadro de diálogo Utilidad de exportación y, a continuación, haga clic en Instalar del cuadro de diálogo Configurar comunicaciones serie que aparece.

8.	Una vez completada la transferencia del archivo, salga de DataComm Application pulsando MENÚ F X.

9.	En el palmtop, vaya al símbolo del sistema de DOS. (Pulse &D.)

10.	Para iniciar el servidor UniLink, escriba UL.

Consulte también:

Utilidad de exportación

Procedimiento de configuración inicial para la exportación al palmtop


Sincronización con sistema central

El proceso denominado sincronización consiste en hacer que el archivo de la agenda local y la agenda remota sean coherentes entre sí al realizar una transferencia.

El cuadro de diálogo Sincronización con sistema central aparece cada vez que las dos agendas tienen una reunión con diferentes propiedades (según la forma en que haya definido las preferencias del modo desconectado para la sincronización, menú Edición, Preferencias, Modo desconectado).

1.	En la esquina superior izquierda del cuadro de diálogo, aparece un icono que indica el tipo de entrada que se debe sincronizar. Las entradas aparecen de la siguiente forma:

Reunión

Evento diario

Día festivo

Tarea

Nota diaria

2.	En el borde superior del cuadro de diálogo, aparece información sobre el estado de la entrada en las agendas remota y local (eliminada, modificada o sin modificar).

3.	Los dos cuadros de lista que aparecen a continuación contienen los detalles del cambio que ha encontrado la agenda.

•	El cuadro de lista superior muestra la entrada como aparece en la agenda local.

•	El cuadro de lista inferior muestra la entrada como aparece en la agenda del sistema central.

4.	El cuadro de la parte inferior le preguntará lo que desea hacer con la incoherencia.

•	Para sustituir la versión de la entrada de la agenda del sistema central, haga clic en Sí.

•	Para conservar la versión de la agenda del sistema central, haga clic en No.

La agenda continuará el proceso de sincronización.

Consulte también:

Sincronización con palmtop


Se han hallado conflictos

Al crear o modificar reuniones en las agendas remota y local, se pueden producir conflictos de planificación entre estas entradas. Cuando se transfiere la agenda local, al detectar dichos conflictos se abre el cuadro de diálogo Se han hallado conflictos (según las preferencias del modo desconectado para la sincronización, menú Edición, Preferencias, Modo desconectado).

Al importar datos desde el palmtop a la agenda se puede producir el mismo tipo de conflictos. Si se detectan estos conflictos durante la sincronización de la agenda con el palmtop, aparecerá el cuadro de diálogo Se han hallado conflictos (según la preferencias definidas para la sincronización con palmtop: menú Edición, Preferencias, Palmtop).

1.	El cuadro de diálogo muestra información sobre los conflictos:

•	Se indica la reunión en modo desconectado o de palmtop que provoca el conflicto.

•	En el cuadro de lista de la izquierda, aparecen todas las reuniones en conflicto con la entrada en modo desconectado o de palmtop.

•	Al seleccionar una reunión en este cuadro, aparecerán en el de la derecha todas las personas y recursos invitados para los que la entrada seleccionada y en modo desconectado o de palmtop están en conflicto.

2.	Decida lo que desea hacer con el conflicto. Pulse uno de los siguientes botones:

•	Ignorar conflicto: Pulse este botón para ignorar el conflicto. La entrada en modo desconectado o de palmtop se añadirá a la agenda independientemente de los conflictos.

•	Planificar: Pulse este botón para planificar la entrada en modo desconectado o de palmtop para otra fecha y/u hora. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar entrada. Realice los cambios necesarios y haga clic en Aceptar.

•	Eliminar entrada local: Pulse este botón para eliminar la entrada en modo desconectado o de palmtop. La entrada no se añadirá a la agenda del sistema central.

Después de realizar la selección, continuará la transferencia de la agenda local (o la sincronización del palmtop con la agenda).

Consulte también:

Preferencias del modo desconectado: Sincronización

Sincronización con sistema central

Preferencias para sincronización con palmtop

Sincronización con palmtop

Modificación de reuniones: General


Cómo trabajar con objetos de vCalendar

La agenda puede exportar e importar objetos de vCalendar desde archivos con la extensión .vcs. Esto permite compartir eventos con otros usuarios, publicar eventos en una página Web y recibir eventos de otros usuarios o páginas Web.

Existen tres formas de importar y exportar entradas de vCalendar. Puede utilizar las utilidades de importación y exportación (menú Archivo), arrastrar y soltar las entradas en o fuera de la agenda o copiarlas mediante el portapapeles con los comandos Cortar (Control+X), Copiar (Control+C) y Pegar (Control+V). De este modo se puede exportar e importar todo tipo de entradas desde cualquier vista.

Importación de entradas

Para añadir una entrada a la agenda con la técnica de arrastrar y soltar, arrástrela hasta la ventana de la agenda. Aparecerá un cuadro de diálogo emergente, que permite añadir la entrada a la agenda. Si tiene más de una agenda abierta (por ejemplo, su agenda y la de otro usuario del sistema), la entrada arrastrada se añadirá a la agenda en la que la suelte.

Al importar una entrada, se considerará como creada y propuesta por el usuario, que también aparecerá como el único asistente. Si aparecen otras personas y recursos como asistentes a la entrada, sus nombres aparecerán en la ficha Detalles, junto a cualquier información adicional disponible sobre la entrada.

Para realizar la misma operación mediante el portapapeles, utilice los comandos Copiar (Control+C) y Pegar (Control+V), disponibles también en el menú Edición. Seleccione un objeto de vCalendar, cópielo y, a continuación, péguelo en la agenda.

Exportación de entradas

Las entradas se pueden exportar de la misma forma que se importan. Para arrastrar una entrada desde la agenda hasta otra aplicación (o hasta el escritorio de Windows 95/Windows NT), pulse la tecla Control y haga clic en la entrada. A continuación, arrastre la entrada a la ubicación deseada. (Para copiar el elemento, pulse la tecla Control y haga clic en la entrada. A continuación, arrastre esta copia de la entrada a otra ubicación.)

También puede realizar la misma operación de una agenda a otra. Por ejemplo, si desea invitar a un usuario a una entrada que ya ha creado y tiene abierta su agenda, puede arrastrar la entrada desde su agenda hasta la de dicho usuario. La entrada aparecerá en la agenda del usuario como una entrada nueva y éste se añadirá a la lista de personas invitadas a la entrada.

Para realizar la misma operación mediante el portapapeles, utilice los comandos Cortar (Control+X), Copiar (Control+C) y Pegar (Control+V), disponibles también en el menú Edición. Seleccione la entrada de la agenda, cópiela y, a continuación, péguela en la nueva ubicación (otra agenda u otra aplicación). Cualquier aplicación que pueda pegar texto normal o el formato registrado de vCalendar en el portapapeles puede abrir un objeto de vCalendar.

Uso del conector de Netscape

Los objetos de vCalendar aparecen cada vez con mayor frecuencia en las páginas Web como medios para informar a las personas sobre los avisos de eventos. Puede importar estos objetos a la agenda con el navegador de Netscape. Sólo tiene que hacer doble clic en el icono del objeto de vCalendar. Si la agenda no se está ejecutando en ese momento, se le solicitará que la inicie para que la entrada se pueda importar. Una vez iniciada la sesión de la agenda, aparecerá un cuadro emergente, que permite añadir la entrada a la agenda. Para obtener más información, consulte la sección Importación de entradas (anterior).

Para aprovechar las ventajas de esta función de Netscape, el conector vCalendar de Netscape debe estar en netscape\programs\plugins. El archivo de conectores de Windows 95 y Windows NT es npvcal32.dll. Los usuarios de Windows 3.1 y 3.11 deben utilizar el archivo de conectores npvcal16.dll.

Consulte también:

Se han encontrado entradas de vCalendar

Detalles de los objetos de vCalendar


Se han encontrado entradas de vCalendar

Este cuadro de diálogo emergente aparecerá al importar entradas de vCalendar a la agenda. Permite manejar entradas individuales y ver los detalles de un evento antes de aceptar o rechazar la entrada.

El número de entradas de vCalendar que se van a importar aparece junto a dos botones de flecha en la parte superior del cuadro de diálogo. Para desplazarse por dichas entradas, haga clic en estos botones. Aparecerá la información disponible sobre cada entrada, incluido:

•	Tipo de entrada (icono de la derecha)

•	Título

•	Fecha (fechas de inicio y de vencimiento de las tareas)

•	Horas de inicio y de finalización (hora de vencimiento de las tareas)

•	Nivel de acceso

•	Grado de importancia (prioridad de las tareas)

•	Ubicación

Para ver el resto de información disponible sobre la entrada, haga clic en Detalles.

Para añadir a la agenda la entrada mostrada actualmente en este cuadro de diálogo, haga clic en Añadir entrada. Si hay más de una entrada, para añadirlas todas haga clic en Añadir todas/Añadir el resto (este texto aparecerá si ya ha manejado algunas entradas incluidas en este cuadro de diálogo).

Si no desea añadir la entrada a la agenda, haga clic en Rechazar entrada. La entrada no se añadirá a la agenda. Sin embargo, no se eliminará del archivo .vcs (desde el que se va a importar la entrada).

Para cerrar el cuadro de diálogo cuando termine, haga clic en Cerrar.

Consulte también:

Utilidad de importación

Cómo trabajar con objetos de vCalendar


Detalles de los objetos de vCalendar

En este cuadro de diálogo aparecerán los detalles incluidos en un objeto de vCalendar.

Esta información puede incluir una lista de repeticiones. También puede incluir comentarios o información adicional sobre la entrada, como su ubicación o una lista de otras personas o recursos invitados a la misma.

NOTA: Al importar o exportar una entrada, las personas o recursos invitados aparecerán en la sección de comentarios del objeto de vCalendar creado.

Consulte también:

Se han encontrado entradas de vCalendar

Cómo trabajar con objetos de vCalendar


Sincronización con palmtop

La sincronización con palmtop es el proceso para conseguir que el palmtop y la agenda sean coherentes entre sí. Al importar datos desde un palmtop, se abre el cuadro de diálogo Sincronización con palmtop que permite iniciar y finalizar el proceso de sincronización.

También se puede acceder al mismo si, al exportar datos, la agenda detecta incoherencias entre ésta y el palmtop.

En la parte superior del cuadro de diálogo, aparece información sobre el archivo palmtop que va a importar (o exportar).

Con este cuadro de diálogo puede cambiar las preferencias para la sincronización con palmtop antes de iniciar el proceso. Para acceder al proceso Preferencias para sincronización con palmtop, haga clic en Opciones.

Para iniciar la sincronización, se deben abrir durante el proceso los cuadros de diálogo Modificación de entrada y Se han hallado conflictos.

Cuando la agenda haya terminado la sincronización, (el indicador de estado alcanza el 100%), haga clic en Terminar para volver al cuadro de diálogo Utilidad de importación (o Utilidad de exportación).

Consulte también:

Preferencias para sincronización con palmtop

Sincronización con palmtop: Confirmar la eliminación

Sincronización con palmtop: Confirmar modificación

Se han hallado conflictos


Configurar comunicaciones serie

Este cuadro de diálogo se abre al seleccionar Configurar en los cuadros de diálogo Utilidad de importación o Utilidad de exportación. Se utiliza para seleccionar los puertos serie del ordenador que se utilizarán para exportar o importar datos desde el palmtop. Si no ha exportado o importado con anterioridad, también debe instalar aquí los enlaces entre la agenda y el palmtop.

Para elegir el puerto serie que se utilizará, seleccione el puerto COM del cuadro de lista desplegable. Haga clic en Aceptar.

Si es la primera vez que exporta o importa datos del palmtop, abra la aplicación DataComm del palmtop. Seleccione "Recibir archivo" del menú Archivo e introduzca el nombre de archivo ul.exe. A continuación, haga clic en Instalar en este cuadro de diálogo. No será necesario que vuelva a realizar esta operación, a menos que las baterías del palmtop se agoten y se borren todos los datos y aplicaciones que contenga.

Consulte también:

Utilidad de exportación

Utilidad de importación


Configurar comunicaciones serie

Este cuadro de diálogo se abre al hacer clic en Configurar en los cuadros de diálogo Utilidad de importación o Utilidad de exportación. Se utiliza para seleccionar los puertos serie del ordenador que se utilizarán para exportar o importar datos desde el palmtop. Si no ha exportado o importado con anterioridad, también debe instalar aquí los enlaces entre la agenda y el palmtop.

Para elegir el puerto serie que se utilizará, seleccione el puerto COM del cuadro de lista desplegable. Haga clic en Aceptar.

Si es la primera vez que exporta o importa datos del palmtop, abra la aplicación DataComm del palmtop. Seleccione Recibir archivo del menú Archivo e introduzca el nombre de archivo ul.exe. A continuación, haga clic en Instalar en este cuadro de diálogo. No será necesario que vuelva a realizar esta operación, a menos que las baterías del palmtop se agoten y se borren todos los datos y aplicaciones que contenga.

Consulte también:

Utilidad de exportación

Utilidad de importación


Sincronización con palmtop: Confirmar la eliminación

Según las preferencias definidas (menú Edición, Preferencias, Palmtop), se podrá acceder al cuadro de diálogo Confirmar la eliminación al sincronizar el palmtop y la agenda.

Este cuadro de diálogo aparecerá cuando la agenda detecte una entrada eliminada del palmtop que no se ha modificado en la agenda. Proporciona al usuario toda la información sobre la entrada y le permite decidir si desea eliminarla de la agenda.

En la parte superior del cuadro de diálogo, un icono indica la clase de entrada que se ha eliminado. Las entradas aparecen de la siguiente forma:

Reunión

Evento diario

Día festivo

Tarea

Nota diaria

En el cuadro de diálogo aparece toda la información sobre la entrada. Haga clic en Detalles para ver las descripciones (comentarios de las tareas) incluidas con la entrada. Para volver a la información general sobre la entrada, haga clic en Datos de la entrada.

Seleccione si desea eliminar la entrada de la agenda con uno de los botones de opción:

•	Para eliminar la entrada de la agenda, active "Eliminar de la agenda".

•	Para mantener la entrada, active "Mantener en la agenda". La entrada se volverá a exportar al palmtop, de modo que éste será igual que la agenda después de la sincronización. De este modo, se sustituye la eliminación anterior del palmtop.

Para volver al cuadro de diálogo Sincronización con palmtop, haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Sincronización con palmtop: Confirmar modificación


Sincronización con palmtop: Confirmar la eliminación

Según las preferencias definidas (menú Edición, Preferencias, Palmtop), se podrá acceder al cuadro de diálogo Confirmar la eliminación al sincronizar el palmtop y la agenda.

Este cuadro de diálogo aparecerá cuando la agenda detecte una entrada eliminada del palmtop que no se ha modificado en la agenda. Proporciona al usuario toda la información sobre la entrada y le permite decidir si desea eliminarla de la agenda.

En la parte superior del cuadro de diálogo, un icono indica la clase de entrada que se ha eliminado. Las entradas aparecen de la siguiente forma:

Reunión

Evento diario

Día festivo

Tarea

Nota diaria

En el cuadro de diálogo aparece toda la información sobre la entrada. Haga clic en Detalles para ver las descripciones (comentarios de las tareas) incluidas con la entrada. Para volver a la información general sobre la entrada, haga clic en Datos de la entrada.

Seleccione si desea eliminar la entrada de la agenda con uno de los botones de opción:

•	Para eliminar la entrada de la agenda, active "Eliminar de la agenda".

•	Para mantener la entrada, active "Mantener en la agenda". La entrada se volverá a exportar al palmtop, de modo que éste será igual que la agenda después de la sincronización. De este modo, se sustituye la eliminación anterior del palmtop.

Para volver al cuadro de diálogo Sincronización con palmtop, haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Sincronización con palmtop: Confirmar modificación


Sincronización con palmtop: Confirmar modificación

Según las preferencias definidas (menú Edición, Preferencias, Palmtop), se podrá acceder al cuadro de diálogo Confirmar modificación al sincronizar el palmtop y la agenda.

Este cuadro de diálogo aparecerá cuando la agenda detecte una entrada que se haya modificado tanto en el palmtop como en la agenda. Proporciona toda la información sobre la versión de la agenda y del palmtop de la entrada y permite al usuario decidir la que desea mantener en la agenda.

En la parte superior del cuadro de diálogo, un icono indica la clase de entrada a que se refiere el cuadro de diálogo. Las entradas aparecen de la siguiente forma:

Reunión

Evento diario

Día festivo

Tarea

Nota diaria

La información sobre las dos versiones de la entrada aparecen debajo, con flechas dobles que indican lo que se ha modificado. Haga clic en Detalles para ver y comparar las versiones de las descripciones (comentarios de las tareas) incluidas con la entrada. Para volver a la información general sobre la entrada, haga clic en Datos de la entrada.

Seleccione la versión que desea conservar en la agenda con uno de los botones de la parte superior del cuadro de diálogo:

•	Para conservar la versión de la entrada encontrada en la agenda, active "La versión de la agenda". La entrada se volverá a exportar al palmtop, de modo que éste será igual que la agenda después de la sincronización.

•	Para conservar la versión de la entrada encontrada en el palmtop, active "La versión de palmtop".

Para volver al cuadro de diálogo Sincronización con palmtop, haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Sincronización con palmtop: Confirmar la eliminación


Sincronización con palmtop: Confirmar modificación

Según las preferencias definidas (menú Edición, Preferencias, Palmtop), se podrá acceder al cuadro de diálogo Confirmar modificación al sincronizar el palmtop y la agenda.

Este cuadro de diálogo aparecerá cuando la agenda detecte una entrada que se haya modificado tanto en el palmtop como en la agenda. Proporciona toda la información sobre la versión de la agenda y del palmtop de la entrada y permite al usuario decidir la que desea mantener en la agenda.

En la parte superior del cuadro de diálogo, un icono indica la clase de entrada a que se refiere el cuadro de diálogo. Las entradas aparecen de la siguiente forma:

Reunión

Evento diario

Día festivo

Tarea

Nota diaria

La información sobre las dos versiones de la entrada aparecen debajo, con flechas dobles que indican lo que se ha modificado. Haga clic en Detalles para ver y comparar las versiones de las descripciones (comentarios de las tareas) incluidas con la entrada. Para volver a la información general sobre la entrada, haga clic en Datos de la entrada.

Seleccione la versión que desea conservar en la agenda con uno de los botones de la parte superior del cuadro de diálogo:

•	Para conservar la versión de la entrada encontrada en la agenda, active "La versión de la agenda". La entrada se volverá a exportar al palmtop, de modo que éste será igual que la agenda después de la sincronización.

•	Para conservar la versión de la entrada encontrada en el palmtop, active "La versión de palmtop".

Para volver al cuadro de diálogo Sincronización con palmtop, haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Sincronización con palmtop: Confirmar la eliminación


Configuración de la agenda en modo desconectado

Este cuadro de diálogo aparece al intentar iniciar la sesión en la agenda local sin haberla configurado mientras trabajaba en modo conectado. Antes de utilizar la agenda local, debe configurarla aquí en modo desconectado.

1.	Escriba el nombre de usuario (por el que le conoce el sistema) en los cuadros de edición Usuario.

2.	Para seleccionar el huso horario para la agenda local del cuadro de lista desplegable, seleccione una región o país del cuadro de lista Regiones.

3.	Escriba el directorio en el que desea almacenar al archivo de la agenda local en el cuadro de edición Directorio de la agenda local. Haga clic en Examinar para buscar y seleccionar el directorio correcto.

Para abrir por primera vez la agenda local, haga clic en Aceptar.


Reuniones

Una reunión es un evento planificado en la agenda. Una reunión puede ser una cita, un curso, etc.; es decir, cualquier evento que ocupe un bloque de tiempo.

Puede crear nuevas reuniones, modificar reuniones propuestas y ver las de otras personas (según el nivel de acceso que el propietario de la entrada le haya asignado a la misma).

Para obtener más información sobre las reuniones, haga clic en uno de los siguientes temas:

Creación de reuniones

General

Asistentes

Opciones

Archivos adjuntos

Modificación de reuniones

General

Asistentes

Opciones

Archivos adjuntos

Visualización de reuniones

General

Asistentes

Opciones

Archivos adjuntos

Temas relacionados

Periodicidad

Valores predeterminados de la entrada: Reuniones

Solución de conflictos

Eliminación de repeticiones


Creación de reuniones

La ventana Nueva reunión permite crear una nueva reunión.

Existen cinco formas de crear una nueva reunión: Seleccione Nueva reunión del menú Archivo, haga clic en el botón Nueva reunión de la barra de herramientas, pulse F2, haga clic en una página de la agenda con el botón derecho del ratón y seleccione Nueva reunión o haga doble clic en un canal temporal de las páginas Agenda diaria y semanal o en la cuadrícula de un día de la página Agenda mensual.

1.	La ventana Nueva reunión está dividida en cuatro partes: General, Asistentes, Archivos adjuntos y Opciones.

•	El área General permite planificar una hora y una fecha para la reunión. Desde esta área también puede hacer que la entrada se repita y verificar conflictos.

•	La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos a la reunión.

•	La ficha Archivos adjuntos permite adjuntar un archivo a la reunión.

•	La ficha Opciones permite definir los avisos, el nivel de acceso y el grado de importancia de la reunión.

2.	Con el cuadro de mensaje Detalles, puede añadir una descripción a la entrada en cualquier momento.

3.	Para ver todas los casos de esta reunión, haga clic en el botón Fechas de la barra de herramientas.

Cuando termine de introducir toda la información sobre la reunión, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Creación de reuniones: General

Creación de reuniones: Asistentes

Creación de reuniones: Opciones

Creación de reuniones: Archivos adjuntos

Valores predeterminados de la entrada: Reuniones

Periodicidad


Creación de reuniones: General

El área General permite planificar la reunión.

1.	Escriba el título de la reunión en el cuadro de edición Título.

2.	Escriba la ubicación en el cuadro de edición Ubicación o haga clic en el botón Recurso de la barra de herramientas para seleccionar uno de los recursos disponibles (la ubicación predeterminada es el nombre del primer recurso de la lista de asistentes).

3.	Introduzca la fecha de la reunión. Escríbala directamente en el cuadro Fecha, utilice las flechas o haga clic en el botón Calendario.

4.	Introduzca las horas de inicio y finalización. Puede utilizar las flechas o hacer clic en el botón Reloj.

5.	Si aún no desea que la entrada sea definitiva, active la casilla Provisional.

6.	Para abrir el cuadro de diálogo Periodicidad y hacer periódica la reunión, haga clic en Periodicidad. Para eliminar las fechas no deseadas de la lista, haga clic en Eliminar (utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar varias repeticiones de una vez).

7.	Haga doble clic en una entrada de la lista de fechas o selecciónela y haga clic en Conflictos para verificar conflictos. El cuadro de diálogo Solucionar conflictos mostrará los conflictos.

Haga clic en Planificar sólo cuando haya terminado de introducir toda la información sobre la reunión.

Consulte también:

Creación de reuniones

Creación de reuniones: Asistentes

Creación de reuniones: Opciones

Creación de reuniones: Archivos adjuntos

Periodicidad

Solución de conflictos


Creación de reuniones: Asistentes

La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos a la reunión.

Para administrar la lista de asistentes realice las siguientes operaciones:

•	Haga clic en el botón Buscar para buscar personas, grupos o recursos.

•	Haga clic en el botón Grupo para seleccionar un grupo para la lista.

•	Para invitar a un usuario, escriba el nombre en el cuadro de edición y haga clic en Añadir.

Para invitar a un recurso, escriba r:, re: o rec: seguido del nombre del recurso.

Para invitar a un grupo, escriba g:, gr: o grp: seguido del nombre del grupo.

•	Para eliminar un nombre, selecciónelo en el cuadro de lista y haga clic en Eliminar.

Haga clic en Planificar sólo cuando haya terminado de introducir toda la información sobre la reunión.

Consulte también:

Creación de reuniones

Creación de reuniones: General

Creación de reuniones: Opciones

Creación de reuniones: Archivos adjuntos


Creación de reuniones: Opciones

La ficha Opciones permite definir los niveles de acceso y los grados de importancia así como los avisos de la reunión.

1.	Seleccione el nivel de acceso de la reunión en el cuadro de lista desplegable.

2.	Seleccione el grado de importancia de la reunión en el cuadro de lista desplegable.

3.	Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Haga clic en Planificar sólo cuando haya terminado de introducir toda la información sobre la reunión.

Consulte también:

Creación de reuniones

Creación de reuniones: General

Creación de reuniones: Archivos adjuntos

Creación de reuniones: Asistentes


Creación de reuniones: Archivos adjuntos

La ficha Archivos adjuntos permite adjuntar un archivo a la reunión.

Para adjuntar un archivo a la reunión:

1.	Haga clic en Adjuntar.

2.	Seleccione el archivo que desea adjuntar a la entrada en el cuadro de diálogo que se abre.

3.	Haga clic en Abrir.

•	Si cambia de opinión, para eliminar el archivo haga clic en Eliminar.

•	Para cambiar el nombre del archivo que desea adjuntar, haga clic en Guardar como.

•	Si está trabajando en modo desconectado, no puede adjuntar archivos.

Haga clic en Planificar sólo cuando haya terminado de introducir toda la información sobre la reunión.

Consulte también:

Creación de reuniones

Creación de reuniones: General

Creación de reuniones: Asistentes

Creación de reuniones: Opciones


Modificación de reuniones

La ventana Modificar reunión permite modificar una reunión existente. Los cambios realizados aparecerán también de forma automática en las agendas de los asistentes.

Existen cuatro formas de modificar una reunión: Seleccionarla y elegir Modificar reunión del menú Archivo, seleccionarla y pulsar F5, hacer clic en ella con el botón derecho del ratón y seleccionar Modificar reunión o hacer doble clic en ella.

1.	La ventana Modificar reunión está dividida en cuatro partes: General, Asistentes, Archivos adjuntos y Opciones.

•	El área General permite planificar una hora y una fecha para la reunión. Desde esta área también puede hacer que la entrada se repita y verificar conflictos.

•	La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos a la reunión.

•	La ficha Archivos adjuntos permite adjuntar un archivo a la reunión.

•	La ficha Opciones permite definir los avisos, el nivel de acceso y el grado de importancia de la reunión.

2.	Con el cuadro de mensaje Detalles, puede añadir una descripción a la entrada en cualquier momento.

3.	Para ver todas los casos de esta reunión, haga clic en el botón Fechas de la barra de herramientas.

Cuando termine de introducir toda la información sobre la reunión, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Modificación de reuniones: General

Modificación de reuniones: Asistentes

Modificación de reuniones: Archivos adjuntos

Modificación de reuniones: Opciones

Periodicidad


Modificación de reuniones: General

El área General permite planificar la reunión.

1.	Escriba el título de la reunión en el cuadro de edición Título.

2.	Escriba la ubicación en el cuadro de edición Ubicación o haga clic en el botón Recurso de la barra de herramientas para seleccionar uno de los recursos disponibles (la ubicación predeterminada es el nombre del primer recurso de la lista de asistentes).

3.	Introduzca la fecha de la reunión. Escríbala directamente en el cuadro Fecha, utilice las flechas o haga clic en el botón Calendario.

4.	Introduzca las horas de inicio y finalización. Puede utilizar las flechas o hacer clic en el botón Reloj.

5.	Si aún no desea que la entrada sea definitiva, active la casilla Provisional.

6.	Para abrir el cuadro de diálogo Periodicidad y hacer periódica la reunión, haga clic en Periodicidad. Para eliminar las fechas no deseadas de la lista, haga clic en Eliminar (utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar varias repeticiones de una vez). Si la lista de fechas no está visible, haga clic en Fechas en la barra de herramientas.

7.	Haga doble clic en una entrada de la lista de fechas o selecciónela y haga clic en Conflictos para verificar conflictos. El cuadro de diálogo Solucionar conflictos mostrará los conflictos.

Haga clic en Actualizar sólo cuando haya terminado de introducir toda la información sobre la reunión.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de reuniones

Modificación de reuniones: Asistentes

Modificación de reuniones: Archivos adjuntos

Modificación de reuniones: Opciones

Periodicidad


Modificación de reuniones: Asistentes

La ficha Asistentes muestra la lista de personas y recursos invitados a la reunión.

1.	Junto a cada nombre aparece un icono, que indica la respuesta de cada asistente:

El asistente asistirá.

El asistente no asistirá.

El asistente no ha respondido aún.

El asistente asistirá, pero prefiere otra hora.

El asistente asistiría si se hubiera planificado a una hora más conveniente.

2.	Modifique la lista de personas y recursos.

Haga clic en Actualizar sólo cuando haya terminado de introducir toda la información sobre la reunión.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de reuniones

Modificación de reuniones: General

Modificación de reuniones: Archivos adjuntos

Modificación de reuniones: Opciones


Modificación de reuniones: Opciones

La ficha Opciones permite definir los niveles de acceso y los grados de importancia, así como los avisos de una nueva reunión.

1.	Seleccione el nivel de acceso de la reunión en el cuadro de lista desplegable.

2.	Seleccione el grado de importancia de la reunión en el cuadro de lista desplegable.

3.	Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Haga clic en Actualizar sólo cuando haya terminado de introducir toda la información sobre la reunión.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de reuniones

Modificación de reuniones: General

Modificación de reuniones: Archivos adjuntos

Modificación de reuniones: Asistentes

Periodicidad


Modificación de reuniones: Archivos adjuntos

La ficha Archivos adjuntos permite adjuntar un archivo a la reunión.

Para adjuntar un archivo a esta reunión:

1.	Haga clic en Adjuntar.

2.	Seleccione el archivo que desea adjuntar a la entrada en el cuadro de diálogo que se abre.

3.	Haga clic en Abrir.

•	Si cambia de opinión, para eliminar el archivo haga clic en Eliminar.

•	Para cambiar el nombre del archivo que desea adjuntar, haga clic en Guardar como.

•	Si está trabajando en modo desconectado, no puede adjuntar archivos.

Haga clic en Actualizar sólo cuando haya terminado de introducir toda la información sobre la reunión.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de reuniones

Modificación de reuniones: General

Modificación de reuniones: Asistentes

Modificación de reuniones: Opciones


Sugerir fecha y hora

Este cuadro de diálogo sugiere el momento en que todos los usuarios y recursos están disponibles.

1.	En los cuadros de fecha, defina el intervalo de fechas en el que desea planificar la reunión. Puede introducir las fechas directamente en el cuadro Fecha, utilizar las flechas o hacer clic en el botón Calendario.

2.	En el campo Duración, indique la cantidad de tiempo necesario para la entrada. La hora de finalización se ajustará de forma automática.

3.	Defina el intervalo temporal. Éste es el bloque de tiempo que buscará cada día. Puede:

•	Seleccionar "Entre las" y definir el intervalo con las flechas situadas a la derecha de los cuadros o al hacer clic en el botón Reloj.

•	Seleccionar "Horas de trabajo" para que la agenda utilice las horas de trabajo definidas en las preferencias de planificación.

•	Seleccionar "Horas extraordinarias" para que la agenda utilice las horas extraordinarias definidas en las preferencias de planificación.

4.	En el cuadro "Número máximo de sugerencias", introduzca el número de sugerencias que desea ver.

5.	Haga clic en Sugerencias para iniciar la búsqueda.

6.	Seleccione una sugerencia de la lista. A continuación, se muestra en los cuadros Selección.

7.	Si desea ajustar la fecha y hora de la sugerencia seleccionada, ajústelas directamente en sus cuadros.

Para aceptar esta hora y volver al cuadro de diálogo anterior, haga clic en Aceptar.

Consulte también:

Solución de conflictos


Salas disponibles

Al crear una reunión, puede consultar la agenda para sugerir una sala dónde celebrar la reunión. Para abrir el cuadro de diálogo Salas disponibles, haga clic en el botón Recurso de la barra de herramientas.

Para añadir una ubicación a la reunión:

•	Seleccione el nombre de la lista y haga clic en Aceptar.

•	De lo contrario, haga clic en Cancelar para salir del cuadro de diálogo sin añadir ningún recurso.


Eliminar repeticiones

Este cuadro de diálogo aparece al eliminar una entrada recurrente que ha creado.

Existen tres formas de eliminar una entrada seleccionada: Pulse la tecla Supr, seleccione Eliminar entrada del menú Edición o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Eliminar entrada.

•	Seleccione las fechas de todas las entradas que desea eliminar y haga clic en Eliminar. Utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar varias repeticiones de una vez.

•	Para eliminar la fecha de todas las entradas, haga clic en Eliminar todo.

•	Para cerrar el cuadro de diálogo sin eliminar ninguna entrada, haga clic en Cancelar


Visualización de reuniones

La ventana Ver reunión muestra información sobre reuniones no propuestas por el usuario. Aparece al hacer doble clic en una reunión, seleccionarla y elegir Ver reunión del menú Archivo, seleccionarla y pulsar F5 o al hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Ver reunión.

Si el usuario abre una reunión propuesta por él mismo, aparecerá en su lugar la ventana Modificar reunión.

1.	La ventana Ver reunión está dividida en cuatro partes: General, Asistentes, Archivos adjuntos y Opciones.

•	El área General permite ver el título, la ubicación de la fecha y el propietario e introducir la respuesta.

•	La ficha Asistentes permite ver quién está invitado a la reunión.

•	La ficha Archivos adjuntos muestra los archivos adjuntos a la reunión.

•	La ficha Opciones permite definir los avisos de la reunión y ver el nivel de acceso y el grado de importancia de la misma.

2.	En el cuadro de mensaje Detalles, puede ver una descripción.

3.	Para ver todas los casos de esta reunión, haga clic en el botón Fechas de la barra de herramientas.

Cuando termine de ver la reunión, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de reuniones: Asistentes

Visualización de reuniones: Opciones

Visualización de reuniones: Archivos adjuntos


Visualización de reuniones: General

El área General permite responder a una reunión y ver la hora planificada, la ubicación y la persona que la ha propuesto.

Este área muestra la respuesta actual del usuario a la entrada ("Asistiré", "No asistiré" o "Lo confirmaré más tarde"). Para cambiar la respuesta, seleccione la opción correspondiente.

Puede incluir con la respuesta la opción "Preferiría otra hora".

•	Si aparece con "Asistiré", significa que asistirá a la entrada, pero que preferiría que se planificara a una hora más conveniente.

•	Si aparece con "No asistiré", significa que asistiría a la reunión si se planificara a una hora más conveniente.

Si la reunión tiene fechas recurrentes, en la parte inferior de la ventana aparecerá un cuadro de lista con las fechas adicionales y la respuesta del usuario a cada una. De lo contrario, haga clic en Fechas en la barra de herramientas.

Cuando termine de ver la reunión, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de reuniones

Visualización de reuniones: Asistentes

Visualización de reuniones: Opciones

Visualización de reuniones: Archivos adjuntos


Visualización de reuniones: Asistentes

La ficha Asistentes permite ver las personas invitadas a la reunión.

En ella se muestran los nombres de los usuarios y recursos invitados. Junto a cada nombre aparece un icono, que indica la respuesta de cada asistente:

El asistente asistirá.

El asistente no asistirá.

El asistente no ha respondido aún.

El asistente asistirá, pero prefiere otra hora.

El asistente asistiría si se hubiera planificado a una hora más conveniente.

Cuando termine de ver la reunión, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de reuniones

Visualización de reuniones: General

Visualización de reuniones: Opciones

Visualización de reuniones: Archivos adjuntos


Visualización de reuniones: Archivos adjuntos

La ficha Archivos adjuntos proporciona acceso al archivo adjunto de la entrada, si se ha incluido alguno (el icono de clip de esta ficha se volverá rojo si hay algún archivo adjunto).

1.	Para abrir un archivo adjunto, haga doble clic en el icono del archivo.

•	Si el sistema contiene el software utilizado para crear el archivo, se iniciará la aplicación y el archivo se abrirá.

•	De lo contrario, se le solicitará que asocie el archivo a la aplicación correspondiente.

2.	Para guardar el archivo en un directorio local, haga clic en Guardar como.

Cuando termine de ver la reunión, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Nota: Si está trabajando en modo desconectado, no puede acceder a los archivos adjuntos.

Consulte también:

Visualización de reuniones

Visualización de reuniones: General

Visualización de reuniones: Asistentes

Visualización de reuniones: Opciones

Asociar


Visualización de reuniones: Opciones

La ficha Opciones permite modificar los niveles de acceso y los grados de importancia de una reunión, así como los avisos, y hacerla provisional.

1.	Defina el nivel de acceso de la reunión en el cuadro de lista desplegable. Si ha invitado a otras personas a la reunión, el nivel de acceso que defina también les afectará. No podrán cambiar el nivel de acceso en sus agendas.

2.	Defina el grado de importancia de la reunión en el cuadro de lista desplegable.

3.	Si aún no desea que la entrada sea definitiva, active la casilla "Provisional". Puede hacerla definitiva más tarde con el cuadro de diálogo Modificar entrada.

4.	Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Cuando termine de ver la reunión, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Visualización de reuniones

Visualización de reuniones: General

Visualización de reuniones: Archivos adjuntos

Visualización de reuniones: Asistentes


Eliminación de reuniones

Existen tres formas de eliminar las reuniones que ya no desea conservar en la agenda. La opciones van a depender de si ha propuesto la reunión que desea eliminar.

1.	Si es así y desea eliminarla por completo:

•	Selecciónela y elija Eliminar entrada del menú Edición.

•	Haga clic en la entrada y pulse la tecla Supr.

•	Haga clic en la entrada con el botón derecho del ratón y seleccione "Eliminar reunión" del menú que aparece.

Esto borrará la entrada. Al eliminar una entrada a la que están invitados otros usuarios, ésta se eliminará de todas sus agendas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

2.	Si no ha propuesto la reunión o la propuso pero no desea asistir:

•	Seleccione la entrada y abra el cuadro de diálogo Ver entrada. Cambie la respuesta de la ficha Respuesta a "No asistiré".

•	Haga clic en la entrada con el botón derecho del ratón y seleccione "No asistiré" del menú que aparece.

También deberá deseleccionar "Reuniones rechazadas" en la ficha Mostrar del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda. La entrada se mantiene, pero no aparecerá en la agenda.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Entrada replanificada

Movimiento o duplicado de entradas


Eventos diarios

Un evento diario es una entrada válida para todo un día que no ocupa tiempo en la vista diaria. Los eventos diarios aparecen en la vista Notas de la parte inferior de las páginas Agenda diaria y semanal y en las correspondientes reuniones y notas diarias de las páginas Agenda mensual. Este icono indica un evento diario: .

Los eventos diarios planificados por otros usuarios aparecerán en la carpeta Entradas nuevas de la Bandeja de entrada, donde puede decidir si desea conservarlas en la agenda.

Para obtener más información sobre los eventos diarios, haga clic en uno de los siguientes temas:

Creación de eventos diarios

General

Asistentes

Opciones

Modificación de eventos diarios

General

Asistentes

Opciones

Visualización de eventos diarios

General

Asistentes

Opciones

Movimiento o duplicado de entradas

Entrada replanificada

Valores predeterminados de la entrada


Creación de eventos diarios

La ventana Nuevo evento diario permite crear un nuevo evento diario.

Existen cuatro formas de crear un nuevo evento diario: Seleccione Nuevo evento diario del menú Archivo, haga clic en el botón Nuevo evento diario de la barra de herramientas, pulse F4 o haga clic en una página de la agenda con el botón derecho del ratón y seleccione Nuevo evento diario.

La ventana Nuevo evento diario está dividida en tres partes: General, Asistentes y Opciones.

•	El área General permite planificar un título y una fecha para el evento diario. También puede hacer que la entrada sea periódica a partir de este momento.

•	La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos al evento diario.

•	La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de la reunión.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento diario, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Creación de eventos diarios

Creación de eventos diarios: Asistentes

Creación de eventos diarios: Opciones

Periodicidad


Creación de eventos diarios: General

El área General permite crear un título y definir la fecha para el nuevo evento diario.

1.	Escriba el título del evento diario en el cuadro de edición Título.

2.	Introduzca la fecha del evento diario. Escríbala directamente en el cuadro Fecha, utilice las flechas o haga clic en el botón Calendario.

3.	Para abrir el cuadro de diálogo Periodicidad y convertirla en una entrada recurrente, haga clic en Periodicidad. Para eliminar las fechas seleccionadas, haga clic en Eliminar en la barra de herramientas.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Creación de eventos diarios

Creación de eventos diarios: Asistentes

Creación de eventos diarios: Opciones

Periodicidad


Creación de eventos diarios: Asistentes

La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos al evento diario.

Para administrar la lista de asistentes realice las siguientes operaciones:

•	Haga clic en el botón Buscar para buscar personas, grupos o recursos.

•	Haga clic en el botón Grupo para seleccionar un grupo para la lista.

•	Para invitar a un usuario, escriba el nombre en el cuadro de edición y haga clic en Añadir.

Para invitar a un recurso, escriba r:, re: o rec: seguido del nombre del recurso.

Para invitar a un grupo, escriba g:, gr: o grp: seguido del nombre del grupo.

•	Para eliminar un nombre, selecciónelo en el cuadro de lista y haga clic en Eliminar.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Creación de eventos diarios

Creación de eventos diarios: General

Creación de eventos diarios: Opciones


Creación de eventos diarios: Opciones

La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de un evento diario.

1.	Seleccione el nivel de acceso con el cuadro de lista desplegable.

2.	Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Creación de eventos diarios

Creación de eventos diarios: General

Creación de eventos diarios: Asistentes


Modificación de eventos diarios

La ventana Modificar evento diario permite modificar los eventos diarios propuestos.

Existen cuatro formas de modificar un evento diario: Seleccionarlo y elegir Modificar evento diario del menú Edición, hacer doble clic en él, seleccionarlo y pulsar F5 o hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Modificar evento diario.

La ventana Modificar evento diario está dividida en tres partes: General, Asistentes y Opciones.

•	El área General permite planificar un título y una fecha para el evento diario. También puede hacer que la entrada sea periódica a partir de este momento.

•	La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos al evento diario.

•	La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de la reunión.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Modificación de eventos diarios: Asistentes

Modificación de eventos diarios: General


Modificación de eventos diarios: General

El área General permite modificar un evento diario y sus avisos.

1.	Realice los cambios en el título del evento diario en el cuadro de edición Título.

2.	Cambie la fecha del evento diario. Escríbala directamente en el cuadro Fecha, utilice las flechas o haga clic en el botón Calendario.

3.	Para abrir el cuadro de diálogo Periodicidad y convertirla en una entrada recurrente, haga clic en Periodicidad. Haga clic en Eliminar para eliminar los casos seleccionados.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de eventos diarios

Modificación de eventos diarios: Asistentes

Modificación de eventos diarios: Opciones

Periodicidad

Movimiento o duplicado de entradas


Modificación de eventos diarios: Asistentes

La ficha Asistentes permite modificar la lista de personas y recursos invitados al evento.

1.	Junto a cada nombre aparece un icono, que indica la respuesta de cada asistente:

El asistente ha decidido conservar el evento diario.

El asistente ha decidido eliminar el evento diario.

El asistente no ha contestado todavía al evento diario.

2.	Modifique la lista de personas y recursos.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Modificación de eventos diarios

Modificación de eventos diarios: General

Modificación de eventos diarios: Opciones


Modificación de eventos diarios: Opciones

La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de un evento diario.

1.	Seleccione el nivel de acceso con el cuadro de lista desplegable.

2.	Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de eventos diarios

Modificación de eventos diarios: General

Modificación de eventos diarios: Asistentes


Visualización de eventos diarios

La ventana Ver evento diario permite ver los eventos diarios que no haya propuesto.

Existen cuatro formas de ver un evento diario: Seleccionarlo y elegir Ver evento diario del menú Archivo, hacer doble clic en él, seleccionarlo y pulsar F5, hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Ver evento diario.

La ventana Ver evento diario está dividida en tres partes: General, Asistentes y Opciones.

•	El área General permite ver el título y la fecha e introducir la respuesta.

•	La ficha Asistentes permite ver las personas y recursos invitados al evento diario.

•	La ficha Opciones permite definir los avisos de la reunión y ver su nivel de acceso.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de eventos diarios: General

Visualización de eventos diarios: Asistentes

Visualización de eventos diarios: Opciones


Visualización de eventos diarios: General

El área General permite modificar un evento diario y ver información.

1.	Aparece la siguiente información sobre el evento diario:

•	Quién propuso la entrada

•	Título

•	Fecha

2.	Esta área también muestra la respuesta actual a la entrada (Conservar en la agenda, Eliminar de la agenda, Decidirlo más tarde). Para cambiar la respuesta, seleccione la opción correspondiente.

3.	Si el evento es una entrada recurrente, el cuadro de lista situado en la parte inferior del cuadro de diálogo muestra las fechas adicionales y las respuestas:

para las entradas aceptadas.

para las entradas rechazadas.

para las entradas a las que no haya respondido todavía.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de eventos diarios: Asistentes

Visualización de eventos diarios: Opciones


Visualización de eventos diarios: Asistentes

La ficha Asistentes permite ver la lista de personas y recursos invitados al evento diario que se está viendo.

En esta lista, el icono situado junto a cada nombre indica la forma en que han respondido los asistentes a la entrada:

El asistente ha decidido conservar el evento diario.

El asistente ha decidido eliminar el evento diario.

El asistente no ha respondido todavía al evento diario.

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de eventos diarios: General

Visualización de eventos diarios: Opciones


Visualización de eventos diarios: Opciones

La ficha Opciones permite ver el nivel de acceso y definir los avisos de un evento diario.

Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Sólo después de introducir toda la información sobre el evento, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Visualización de eventos diarios: General

Visualización de eventos diarios: Asistentes


Eliminación de eventos diarios

Existen varias formas de eliminar los eventos diarios que no desea conservar en la agenda. La opciones dependen de si ha propuesto el evento diario que desea eliminar.

1.	Si es así y desea eliminarlo por completo:

•	Selecciónelo y elija Eliminar entrada del menú Edición.

•	Haga clic en la entrada y pulse la tecla Supr.

•	Haga clic en la entrada con el botón derecho del ratón y seleccione "Eliminar evento diario" del menú que aparece.

Esto borrará el evento diario. Si otros usuarios han recibido una copia del evento, también se eliminará de sus agendas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

2.	Si no ha propuesto el evento diario o lo propuso pero no desea verlo en la agenda:

•	Seleccione el evento y cambie la respuesta de la ficha Agenda a "Eliminar de la agenda".

•	Haga clic en el evento con el botón derecho del ratón y seleccione "Eliminar de la agenda" del menú que aparece.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Entrada replanificada

Movimiento o duplicado de entradas


Notas diarias

Las notas diarias son recordatorios que se pueden introducir en la agenda. Aparecen en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal y en las correspondientes reuniones de la página Agenda mensual. Este icono indica una nota diaria:

Para obtener más información sobre las notas diarias, haga clic en uno de los siguientes temas:

Vista Notas

Creación de notas diarias

General

Asistentes

Opciones

Modificación de notas diarias

General

Asistentes

Opciones

Visualización de notas diarias

General

Asistentes

Opciones

Valores predeterminados de la entrada: Notas diarias

Movimiento o duplicado de entradas

Planificar


Creación de notas diarias

La ventana Nueva nota diaria permite crear una nueva nota diaria.

Existen cuatro formas de crear una nueva nota diaria: Seleccione Nueva nota diaria del menú Archivo, haga clic en el botón Nueva nota diaria de la barra de herramientas, pulse F3, haga doble clic en la vista Notas de la página Agenda diaria o semanal o haga clic en una página de la agenda con el botón derecho del ratón y seleccione Nueva nota diaria.

La ventana Nueva nota diaria está dividida en tres partes: General, Asistentes y Opciones.

•	El área General permite planificar un título y una fecha para la nota diaria. También puede hacer que la entrada sea periódica a partir de este momento.

•	La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos a la nota diaria.

•	La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de la nota diaria.

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Creación de notas diarias: General

Creación de notas diarias: Asistentes

Creación de notas diarias: Opciones

Periodicidad


Creación de notas diarias: General

El área General permite definir el título y la fecha para la nueva nota diaria.

1.	Escriba el título de la nota diaria en el cuadro de edición Título. Éste será el texto de la nota cuando aparezca en la agenda. Puede tener una longitud máxima de 64 caracteres.

2.	Introduzca la fecha de la nota diaria en el cuadro Fecha. También puede utilizar las flechas o hacer clic en el botón Calendario.

3.	Para abrir el cuadro de diálogo Periodicidad y convertirla en una entrada recurrente, haga clic en Periodicidad. Para eliminar las fechas seleccionadas, haga clic en Eliminar en la barra de herramientas.

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Creación de notas diarias

Creación de notas diarias: Asistentes

Creación de notas diarias: Opciones


Creación de notas diarias: Asistentes

La ficha Asistentes permite enviar copias de la nota diaria a otras personas y recursos.

Para administrar la lista de asistentes realice las siguientes operaciones:

•	Haga clic en el botón Buscar para buscar personas, grupos o recursos.

•	Haga clic en el botón Grupo para seleccionar un grupo para la lista.

•	Para invitar a un usuario, escriba el nombre en el cuadro de edición y haga clic en Añadir.

Para invitar a un recurso, escriba r:, re: o rec: seguido del nombre del recurso.

Para invitar a un grupo, escriba g:, gr: o grp: seguido del nombre del grupo.

•	Para eliminar un nombre, selecciónelo en el cuadro de lista y haga clic en Eliminar.

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Creación de notas diarias

Creación de notas diarias: General

Creación de notas diarias: Opciones


Creación de notas diarias: Opciones

La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de una nota diaria.

1.	Seleccione el nivel de acceso con el cuadro de lista desplegable.

2.	Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Planificar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Creación de notas diarias

Creación de notas diarias: General

Creación de notas diarias: Asistentes


Modificación de notas diarias

La ventana Modificar entrada permite realizar cambios en la nota diaria que ha creado.

Se puede abrir de cuatro formas: Haga doble clic en la nota, selecciónela y elija Modificar nota diaria del menú Agenda, selecciónela y pulse F5 o haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Modificar nota.

La ventana Modificar nota diaria está dividida en tres partes: General, Asistentes y Opciones.

•	El área General permite planificar un título y una fecha para la nota diaria. También puede hacer que la entrada sea periódica a partir de este momento.

•	La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos a la nota diaria.

•	La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de la nota diaria.

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Modificación de notas diarias: General

Modificación de notas diarias: Asistentes

Modificación de notas diarias: Opciones

Periodicidad


Modificación de notas diarias: General

El área General permite modificar el título y la fecha de una nota diaria.

1.	Modifique el título en el cuadro Título. Éste será el texto de la nota cuando aparezca en la agenda. Puede tener una longitud máxima de 64 caracteres.

2.	Introduzca la fecha de la nota diaria en el cuadro Fecha. Puede utilizar las flechas situadas a la derecha del cuadro o hacer clic en el botón Calendario.

3.	Para abrir el cuadro de diálogo Periodicidad y convertirla en una entrada recurrente, haga clic en Periodicidad. Para eliminar las fechas seleccionadas, haga clic en Eliminar en la barra de herramientas.

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de notas diarias

Modificación de notas diarias: Asistentes

Modificación de notas diarias: Opciones

Periodicidad


Modificación de notas diarias: Asistentes

La ficha Asistentes permite modificar la lista de personas y recursos que recibirán una copia de la nota diaria.

1.	Junto a cada nombre aparece un icono, que indica la respuesta de cada asistente:

El asistente ha decidido conservar el evento diario.

El asistente ha decidido eliminar el evento diario.

El asistente no ha contestado todavía al evento diario.

2.	Modifique la lista de personas y recursos.

Sólo después de introducir toda la información, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Modificación de notas diarias

Modificación de notas diarias: General

Modificación de notas diarias: Opciones


Modificación de notas diarias: Opciones

La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de una nota diaria.

1.	Seleccione el nivel de acceso con el cuadro de lista desplegable.

2.	Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de notas diarias

Modificación de notas diarias: General

Modificación de notas diarias: Asistentes


Visualización de notas diarias

La ventana Ver nota diaria muestra información sobre la nota diaria seleccionada.

Se puede abrir de cuatro formas: Puede hacer doble clic en la nota diaria, seleccionarla y elegir Abrir entrada del menú Archivo, seleccionarla y pulsar F5 o hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Ver nota.

La ventana Ver nota diaria está dividida en tres partes: General, Asistentes y Opciones.

•	El área General permite ver el título y la fecha e introducir la respuesta.

•	La ficha Asistentes permite invitar a otras personas y recursos a la nota diaria.

•	La ficha Opciones permite definir el nivel de acceso y los avisos de la nota diaria.

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de notas diarias: General

Visualización de notas diarias: Asistentes

Visualización de notas diarias: Opciones


Visualización de notas diarias: General

El área General permite responder a una nota diaria y ver información.

1.	Aparece la siguiente información sobre la nota diaria:

•	Quién propuso la entrada

•	Título

•	Fecha

2.	Esta área también muestra la respuesta actual a la nota (Conservar en la agenda, Eliminar de la agenda, Decidirlo más tarde). Para cambiar la respuesta, seleccione la opción correspondiente.

3.	Si la nota es una entrada recurrente, el cuadro de lista situado en la parte inferior del cuadro de diálogo muestra las fechas adicionales y las respuestas:

para las entradas aceptadas.

para las entradas rechazadas.

para las entradas a las que no haya respondido todavía.

Sólo después de introducir toda la información, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de notas diarias

Visualización de notas diarias: Asistentes

Visualización de notas diarias: Opciones


Visualización de notas diarias: Asistentes

La ficha Asistentes permite ver la lista de personas y recursos invitados a la nota diaria que se está viendo.

En esta lista, el icono situado junto a cada nombre indica la forma en que han respondido los asistentes a la entrada:

El asistente va a conservar la nota diaria.

El asistente ha eliminado la nota diaria.

El asistente no ha respondido todavía a la nota diaria.

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

Consulte también:

Visualización de notas diarias

Visualización de notas diarias: General

Visualización de notas diarias: Opciones


Visualización de notas diarias: Opciones

La ficha Opciones permite ver el nivel de acceso y definir los avisos de una nota diaria.

Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Avisarme".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Sólo después de introducir toda la información sobre la nota diaria, haga clic en Actualizar en la barra de herramientas.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Visualización de notas diarias

Visualización de notas diarias: General

Visualización de notas diarias: Asistentes


Eliminación de notas diarias

Existen diferentes formas de eliminar las notas diarias que ya no desea conservar en la agenda. La opciones van a depender de si ha propuesto la nota diaria que desea eliminar.

1.	Si es así y desea eliminarla por completo:

•	Selecciónela y elija Eliminar entrada del menú Edición.

•	Haga clic en la entrada y pulse la tecla Supr.

•	Haga clic en la entrada con el botón derecho del ratón y seleccione "Eliminar de la agenda" del menú que aparece.

Esto borrará la nota diaria. Si otros usuarios han recibido una copia de la nota, también se eliminará de sus agendas.

2.	Si no ha propuesto la nota diaria o la propuso pero no desea asistir:

•	Haga doble clic en ella y seleccione "Eliminar de la agenda" de la ficha Respuesta.

•	Haga clic en la nota con el botón derecho del ratón y seleccione "Eliminar de la agenda" del menú que aparece.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Entrada replanificada

Movimiento o duplicado de entradas


Días festivos

Sólo puede introducir días festivos en la agenda si recibe una autorización especial para ello. En las páginas Agenda diaria y semanal, los días festivos aparecerán en la vista Notas. Aparecerán junto a la fecha de la página Agenda mensual. Los días festivos de otros usuarios aparecerán en la carpeta Entradas nuevas de la Bandeja de entrada, donde puede decidir si desea conservarlos en la agenda.

Este icono indica un día festivo: .

Para obtener más información sobre los días festivos, haga clic en uno de los siguientes temas:

Creación de días festivos

Visualización de días festivos


Creación de días festivos

Sólo puede introducir días festivos en la agenda si recibe una autorización especial para ello.

En las páginas Agenda diaria y semanal, los días festivos aparecen en la vista Notas. Aparecen junto a la fecha de la página Agenda mensual. Este icono indica un día festivo: . Los días festivos aparecen en la carpeta Entradas nuevas de la Bandeja de entrada, donde puede decidir si desea conservarlos en la agenda.

La ventana Días festivos (menú Opciones, Días festivos) permite añadir y eliminar los días festivos de la empresa, si tiene autorización para ello.

1.	Escriba el nombre del día festivo en el cuadro Título.

2.	Introduzca la fecha del día festivo. Defina la fecha con las flechas situadas en la parte derecha del cuadro de edición o haga clic en el botón Calendario.

3.	Los días festivos aparecerán en el cuadro de lista. Para ordenarlos por fecha o por título, haga clic en el botón correspondiente.

4.	Para eliminar un día festivo, selecciónelo en el cuadro de lista y haga clic en Eliminar.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

NOTA: Los días festivos no se pueden modificar. Si desea realizar cambios en un día festivo, debe eliminarlo y, a continuación, volver a crearlo.


Visualización de días festivos

La ventana Ver día festivo muestra información sobre el día festivo seleccionado. Puede abrir este cuadro de diálogo de cuatro formas: Haga doble clic en él, selecciónelo y pulse F5, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Ver día festivo o selecciónelo y elija Abrir entrada del menú Archivo.

1.	El área Respuesta proporciona la siguiente información sobre el día festivo seleccionado.

•	Título

•	Fecha

Esta ficha también muestra la respuesta actual a la entrada (Conservar en la agenda, Eliminar de la agenda, Decidirlo más tarde). Para cambiar la respuesta, seleccione la opción correspondiente.

2.	El Área de dirección permite crear o modificar los avisos de los días festivos. Si desea activar la función Avisos, active la casilla "Establecer aviso". Una vez seleccionado, puede definir las opciones de los avisos.

•	Utilice el cuadro de lista desplegable "Tipo" para seleccionar si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Establezca cuándo desea que se le avise con el cuadro de lista desplegable "anterior a la fecha". Puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Haga clic en Actualizar una vez haya respondido al día festivo.


Tareas

Una tarea es una parte concreta del trabajo que se debe realizar. Para mantener un seguimiento de todas las tareas y responsabilidades, añádalas a la lista de tareas. La lista de tareas aparece en la vista Tarea de la página Agenda diaria y en la Visualización de tareas.

Para obtener más información sobre las tareas, haga clic en uno de los siguientes temas:

Visualización de tareas

Vista Tarea

Creación de tareas

General

Detalles

Avisos

Modificación de tareas

Modificación de tareas: General

Modificación de tareas: Avisos

Modificación de tareas: Detalles

Eliminación de tareas

Preferencias

Valores predeterminados de la entrada: Tareas

Derechos de acceso: Ver tareas

Cómo trabajar como delegado

Selección de delegados

Cómo trabajar como delegado


Creación de tareas: General

Una tarea es una parte concreta del trabajo que se debe realizar. Para mantener un seguimiento de todas las tareas y responsabilidades, añádalas a la lista de tareas.

Existen seis formas de crear una nueva tarea: Haga doble clic en la vista Tarea o Visualización de tareas, seleccione Nueva tarea del menú Archivo, pulse F7, haga clic en el botón Nueva tarea de la barra de herramientas, escriba un título para la nueva tarea en el cuadro de edición Visualización de tareas o haga clic en una página de la agenda con el botón derecho del ratón y seleccione Nueva tarea.

La ficha General permite definir la fecha, hora y opciones de la tarea.

1.	Si la tarea tiene fecha de vencimiento, active la casilla Fecha de vencimiento e introduzca la fecha escribiéndola directamente en el cuadro Fecha, utilice las flechas o haga clic en el botón Calendario. Puede definir la fecha de inicio y de finalización de la misma forma.

2.	Si la tarea tiene hora de vencimiento, introdúzcala escribiéndola directamente en el cuadro Hora, utilice las flechas o haga clic en el botón Reloj. Puede definir la hora de inicio de la misma forma. (Para introducir la hora se debe seleccionar el cuadro de fecha correspondiente.)

3.	Defina la prioridad de la tarea con el cuadro de lista desplegable.

4.	Seleccione el nivel de acceso de la tarea en el cuadro de lista desplegable.

5.	Si ya ha realizado parte de la tarea, utilice las teclas de flecha situadas a la derecha del cuadro Finalizado para seleccionar el porcentaje terminado.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Creación de tareas: Detalles

Creación de tareas: Avisos

Valores predeterminados de la entrada: Tareas

Visualización de tareas


Creación de tareas: Avisos

Una tarea es una parte concreta del trabajo que se debe realizar. Para mantener un seguimiento de todas las tareas y responsabilidades, añádalas a la lista de tareas.

La ficha Avisos permite crear avisos para las tareas. Puede definir un aviso para la fecha de inicio y de finalización de la misma forma.

Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Establecer aviso".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Creación de tareas: General

Creación de tareas: Detalles

Uso de los avisos

Valores predeterminados de la entrada: Tareas


Creación de tareas: Detalles

Una tarea es una parte concreta del trabajo que se debe realizar. Para mantener un seguimiento de todas las tareas y responsabilidades, añádalas a la lista de tareas.

La ficha Detalles permite escribir comentarios sobre las tareas. También puede adjuntar un archivo existente a la tarea.

Puede cortar y pegar texto de otras aplicaciones en los comentarios de la tarea con los comandos estándar Control+C (copiar), Control+X (cortar) y Control+V (pegar).

Para adjuntar un archivo a la tarea:

1.	Haga clic en Adjuntar.

2.	Seleccione el archivo que desea adjuntar a la entrada en el cuadro de diálogo Seleccionar un archivo para adjuntar.

3.	Para cerrar este cuadro de diálogo, haga clic en Abrir. El archivo adjunto aparecerá ahora en la sección Archivo adjunto del cuadro de diálogo Nueva tarea.

•	Para eliminar el archivo adjunto, haga clic en Eliminar.

•	Para guardar el archivo en el directorio local, haga clic en Guardar como.

•	Si está trabajando en modo desconectado, no puede adjuntar archivos ni acceder a uno que se haya adjuntado anteriormente.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Creación de tareas: General

Creación de tareas: Avisos


Modificación de tareas: General

Una tarea es una parte concreta del trabajo que se debe realizar. Para mantener un seguimiento de todas las tareas y responsabilidades, añádalas a la lista de tareas.

Puede abrir este cuadro de diálogo de cuatro formas: Puede hacer doble clic en la tarea, seleccionarla y elegir Modificar entrada del menú Edición, seleccionarla y pulsar F5 o hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Modificar tarea.

La ficha General permite modificar una tarea existente.

1.	Si la tarea tiene fecha de vencimiento, active la casilla Fecha de vencimiento e introduzca la fecha escribiéndola directamente en el cuadro Fecha, utilice las flechas o haga clic en el botón Calendario. Puede definir la fecha de inicio y de finalización de la misma forma.

2.	Si la tarea tiene hora de vencimiento, introdúzcala escribiéndola directamente en el cuadro Hora, utilice las flechas o haga clic en el botón Reloj. Puede definir la hora de inicio de la misma forma. (Para introducir la hora se debe seleccionar el cuadro de fecha correspondiente.)

3.	Defina la prioridad de la tarea con el cuadro de lista desplegable.

4.	Seleccione el nivel de acceso de la tarea en el cuadro de lista desplegable.

5.	Si ya ha realizado parte de la tarea, utilice las teclas de flecha situadas a la derecha del cuadro Finalizado para seleccionar el porcentaje terminado.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Modificación de tareas: Detalles

Modificación de tareas: Avisos

Valores predeterminados de la entrada: Tareas


Modificación de tareas: Avisos

Una tarea es una parte concreta del trabajo que se debe realizar. Para mantener un seguimiento de todas las tareas y responsabilidades, añádalas a la lista de tareas.

La ficha Avisos permite crear o modificar un aviso para la tarea. Puede definir un aviso para la fecha de inicio y de finalización de la misma forma.

Para definir un aviso para esta entrada, active la casilla de verificación "Establecer aviso".

•	En el primer cuadro de lista desplegable, seleccione si desea que se le avise con un aviso de nota o con una ventana emergente.

•	Defina cuándo desea ser avisado en los dos cuadros siguientes. En el cuadro de lista desplegable de la derecha, puede seleccionar que se le avise con minutos, horas, días, semanas, meses o años de antelación. A continuación, escriba el número correspondiente en el cuadro "con".

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo.

Consulte también:

Modificación de tareas: Detalles

Modificación de tareas: General

Uso de los avisos

Valores predeterminados de la entrada: Tareas


Modificación de tareas: Detalles

Una tarea es una parte concreta del trabajo que se debe realizar. Para mantener un seguimiento de todas las tareas y responsabilidades, añádalas a la lista de tareas.

La ficha Detalles permite añadir o modificar comentarios de la tarea. También puede adjuntar un archivo existente a la tarea.

Puede cortar y pegar texto de otras aplicaciones en los comentarios de la tarea con los comandos estándar Control+C (copiar), Control+X (cortar) y Control+V (pegar).

Para adjuntar un archivo a la tarea:

1.	Para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar un archivo para adjuntar, haga clic en Adjuntar.

2.	Seleccione el archivo que desea adjuntar a la entrada y haga clic en Abrir. El archivo debe aparecer junto al botón Adjuntar.

•	Para eliminar el archivo adjunto, haga clic en Eliminar.

•	Para guardar el archivo en el directorio local, haga clic en Guardar como.

•	Si está trabajando en modo desconectado, no puede adjuntar archivos ni acceder a uno que se haya adjuntado anteriormente.

Haga clic en Aceptar sólo cuando haya terminado con todas las fichas del cuadro de diálogo Modificar tarea.

Consulte también:

Modificación de tareas: General

Modificación de tareas: Avisos


Visualización de tareas: General

Este cuadro de diálogo aparecerá al abrir una tarea del cuadro de diálogo Aviso emergente o al hacer doble clic en una tarea mientras consulta la Visualización de tareas de otro usuario.

En la parte superior del cuadro de diálogo, aparece la descripción de la tarea y la fecha en que se creó.

La ficha General muestra la siguiente información:

•	Descripción

•	Fecha y hora de vencimiento

•	Fecha y hora de inicio

•	% completado

•	Fecha de finalización

•	Nivel de acceso

•	Prioridad

Consulte también:

Visualización de tareas: Detalles


Visualización de tareas: Detalles

Este cuadro de diálogo aparecerá al abrir una tarea del cuadro de diálogo Aviso emergente o al hacer doble clic en una tarea mientras consulta la Visualización de tareas de otro usuario.

En la parte superior del cuadro de diálogo, aparece la descripción de la tarea y la fecha en que se creó.

La ficha Detalles permite ver los comentarios y archivos adjuntos de la tarea, si se ha adjuntado algún archivo. Para guardar el archivo en un directorio local, haga clic en Guardar como.

Consulte también:

Visualización de tareas: General

Avisos emergentes


Eliminación de tareas

Existen tres formas diferentes de eliminar una tarea.

Para eliminar la tarea por completo:

•	Seleccione y elija Eliminar tarea del menú Edición.

•	Haga clic en la tarea y pulse la tecla Supr.

•	Haga clic en la tarea con el botón derecho del ratón y seleccione "Eliminar tarea" del menú que aparece.

Consulte también:

Movimiento o duplicado de entradas


Movimiento o duplicado de entradas

El cuadro de diálogo Mover entrada (menú Edición, Planificar entrada) permite mover la entrada seleccionada a otra fecha y hora.

El cuadro de diálogo Duplicar entrada (menú Edición, Duplicar entrada) permite realizar una copia de la entrada seleccionada y situarla en otra fecha y hora.

Estos dos cuadros de diálogo son iguales y tanto la fecha como la hora se definen de la misma forma.

1.	Defina la nueva fecha en el cuadro de edición Fecha. Puede escribirla directamente en el cuadro Fecha, utilizar las flechas o hacer clic en el botón Calendario.

2.	Si va a mover o duplicar una reunión, el cuadro de diálogo también tendrá cuadros de edición en los que podrá introducir las nuevas horas.

Para definir las horas de inicio y finalización, introdúzcalas directamente en el cuadro Hora, utilice las flechas o haga clic en el botón Reloj.

3.	Si va a mover o duplicar una reunión, haga clic en Sugerir otra fecha para que la agenda le ayude a encontrar una nueva fecha y hora para planificar la entrada.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

NOTA: Puede que un cuadro de mensaje le pregunte si desea avisar a otros usuarios por correo electrónico.

Consulte también:

Modificación de reuniones: General

Sugerir fecha y hora


Planificar

Este cuadro de diálogo aparecerá al mover una entrada a la que haya invitado a otras personas según las preferencias definidas en la ficha Notificación del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda (menú Edición, Preferencias, Agenda). Esto permite alertar por correo electrónico a otros usuarios de los cambios de fecha u hora de la entrada planificada.

•	Para abrir el cuadro de diálogo Enviar mensaje y enviar uno, haga clic en Sí.

•	De lo contrario, haga clic en No. Los usuarios y recursos invitados no recibirán notificación por correo electrónico de los cambios realizados.

Consulte también:

Sugerir fecha y hora

Movimiento o duplicado de entradas


No se puede invitar

Este cuadro de diálogo aparecerá al intentar invitar a una persona o recurso a la que no tiene derecho a invitar.

Todos los usuarios pueden controlar su acceso de planificación (menú Opciones, Derechos de acceso, Planificación). Pueden impedir a determinados usuarios que los inviten a las entradas.

Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Aceptar. La agenda ajustará de forma automática la lista de personas y recursos invitados según los derechos de planificación.

Consulte también:

Derechos de acceso: Planificación


Asociar

Puede que Netscape Calendar no encuentre siempre una aplicación para abrir un archivo adjunto. En estos casos, debe asociar el archivo a una aplicación con el cuadro de diálogo Asociar.

Seleccione una de las siguientes opciones del cuadro de lista desplegable Acción:

•	La opción Asociar permite asociar el archivo a una aplicación. Escriba el nombre de archivo de la aplicación en el cuadro de edición "Asociar a" o búsquelo con Examinar. Haga clic en Aceptar.

•	La opción Ejecutar permite ejecutar un archivo desde este cuadro de diálogo sin tener que asociarlo antes a una aplicación. Realice esta operación sólo cuando esté seguro de que el archivo es ejecutable a pesar de que tenga una extensión no convencional. Haga clic en Aceptar. Aparecerá una advertencia para solicitar la confirmación de la acción. Haga clic en Sí para continuar y en No para cancelar.

•	La opción Abrir permite abrir el archivo directamente desde este cuadro de diálogo. Escriba el nombre de archivo de la aplicación en el cuadro de edición Asociar a o búsquelo con Examinar. Haga clic en Aceptar.


Periodicidad

Este cuadro de diálogo permite hacer periódica la entrada. Esto puede resultar útil para la planificación de cualquier tipo de evento que se produzca de forma habitual.

1.	Introduzca la fecha de inicio. Puede introducirla directamente en el cuadro Fecha, utilizar las flechas o hacer clic en el botón Calendario.

2.	Para definir la fecha de finalización, seleccione la opción "Hasta el" o "con".

•	Si selecciona "Hasta el", defina la fecha de la misma forma que lo hizo con la de inicio.

•	Si selecciona "con", defina la duración con el cuadro de lista desplegable y escriba el intervalo en el cuadro de edición situado a la izquierda.

3.	Active las casillas de verificación de la opción Incluir para incluir los sábados, domingos y días festivos al planificar la entrada recurrente de la agenda.

4.	Seleccione la forma en que desea que se repita la entrada con el cuadro de lista desplegable Frecuencia.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado de añadir todas las fechas.


Información completa sobre las entradas

Las entradas que aparecen en la agenda pueden ser de cinco tipos diferentes:

Para obtener más información sobre las entradas, haga clic en uno de los siguientes temas:

Reuniones

Creación de reuniones

Modificación de reuniones

Visualización de reuniones

Notas diarias

Creación de notas diarias

Modificación de notas diarias

Visualización de notas diarias

Eventos diarios

Creación de eventos diarios

Modificación de eventos diarios

Visualización de eventos diarios

Tareas

Creación de tareas

Modificación de tareas

Visualización de tareas

Días festivos

Creación de días festivos

Visualización de días festivos


Individual

Muestra el cuadro de diálogo Abrir agenda. Permite abrir una agenda personal o de otro usuario o recurso.


De grupo

Muestra el cuadro de diálogo Selección de agenda de grupo. Permite abrir una agenda de grupo, en la que puede consultar de forma simultánea la vista diaria de los usuarios y recursos seleccionados.


Como delegado

Permite abrir una agenda en nombre de un usuario o recurso para el que posee derechos.


Abrir tareas

Permite abrir la Visualización de tareas. Puede abrir y modificar una Visualización de tareas propia o visualizar la de otra persona.


Modificar tareas ajenas como delegado

Permite abrir la Visualización de tareas de un usuario para el que posee derechos.


Abrir bandeja de entrada

Abre la Bandeja de entrada. De esta forma, podrá ver las entradas rechazadas, aceptadas y a las que no ha contestado, así como las enviadas.


Recibir en archivo local

Recibe la agenda remota en la agenda local. La agenda local se actualiza si se utiliza este comando después de realizar cambios en la agenda del sistema central.


Transferir desde archivo local

Transfiere la agenda local a la agenda remota. La agenda del sistema central se actualiza si se utiliza este comando después de realizar cambios en la agenda local.


Desconectar/Conectar

Si está conectado, con este comando se desconecta del servidor y se abre la agenda local. Si está desconectado, se conecta al servidor y se abre la agenda remota.


Exportar datos

Abre el cuadro de diálogo Utilidad de exportación, que le permite exportar datos de la agenda a un archivo, laptop o palmtop.


Importar datos

Abre el cuadro de diálogo Utilidad de importación, que le permite importar datos de la agenda a un archivo, laptop o palmtop.


Imprimir

Abre el cuadro de diálogo Imprimir, que le permite imprimir la vista actual.


Imprimir entrada

Imprime la entrada seleccionada.


Cerrar

Cierra la ventana activa.


Preparar página

Permite cambiar las opciones de impresión.


Salir

Cierra la aplicación.


Nueva reunión

Permite crear una nueva reunión.


Nueva nota diaria

Permite crear una nueva nota diaria.


Nuevo evento diario

Permite crear un nuevo evento diario.


Nueva tarea

Permite crear una nueva tarea.


Modificar entrada

Permite modificar o ver la entrada seleccionada.


Duplicar entrada

Permite copiar la entrada seleccionada con el cuadro de diálogo Duplicar entrada.


Planificar entrada

Permite cambiar la hora y/o fecha de la entrada seleccionada.


Eliminar entrada

Permite eliminar la entrada seleccionada.


Seleccionar todo

Selecciona todas las entradas.


Buscar entrada

Cuando haya seleccionado una entrada de la Bandeja de entrada, elija Buscar entrada del menú Edición para incorporar dicha entrada a la agenda.


Cortar

Corta la entrada seleccionada de la agenda y la pone en el portapapeles. A continuación, podrá pegarla en un editor o en un mensaje de correo electrónico en formato vCalendar.


Copiar

Copia la entrada seleccionada de la agenda en el portapapeles. A continuación, podrá pegarla en un editor o en un mensaje de correo electrónico en formato vCalendar.


Pegar

Pega el contenido del portapapeles en la agenda.


Duplicar

Permite copiar la entrada seleccionada con el cuadro de diálogo Duplicar entrada.


Buscar en directorio

Permite encontrar información adicional sobre los usuarios y recursos del directorio.


Localizar persona

Permite ver la programación de un usuario, recurso o grupo en una hora concreta, si dispone de los derechos de acceso para consultar la información pertinente.


Administrar grupos

Permite añadir, eliminar o modificar grupos.


Administrar días festivos

Permite modificar la lista de días festivos (si dispone de la autorización para realizar esta modificación).


Agenda

Permite editar las preferencias de la agenda. De esta forma, podrá modificar el aspecto de la misma y el tipo de notificación que se utilizará para las nuevas entradas.


Bandeja de entrada

Permite editar las preferencias de la Bandeja de entrada. De esta forma, podrá seleccionar las entradas que va a incluir en la Bandeja de entrada.


Planificación

Permite editar las preferencias de la planificación. De esta forma, podrá definir el intervalo temporal en el que otras personas pueden planificar las entradas de su agenda.


Valores predeterminados de la entrada

Permite modificar la configuración predeterminada de reuniones, tareas, eventos diarios y notas diarias. De esta forma, podrá definir el grado de importancia, el nivel de acceso y los avisos predeterminados.


General

Permite editar la configuración del nombre, fecha, hora y huso horario.


Modo desconectado

Permite editar las preferencias del modo desconectado. Si utiliza la agenda local, debe personalizar esta configuración.


Palmtop

Permite editar las preferencias para la sincronización con palmtop. De esta forma, podrá definir el modo en que la agenda va a manejar las entradas que no coincidan en las agendas remota y de palmtop.


Información del usuario

Muestra la información del sistema sobre usted (o el nombre de usuario con el que se ha conectado). Si el sistema lo permite, también puede modificar esta información aquí.


Modificar contraseña

Permite cambiar la contraseña de inicio de sesión.


Derechos de acceso

Permite definir los derechos de acceso de personas o recursos. De esta forma, podrá definir la información sobre las entradas que pueden ver o modificar otros usuarios del sistema.


Día

Muestra la página Agenda diaria.


Semana

Muestra la página Agenda semanal.


Mes

Muestra la página Agenda mensual.


Actualizar todo

Actualiza todas las ventanas.


Activar/Desactivar avisos

Activa o desactiva los avisos.


Mostrar/Ocultar iconos

Muestra u oculta los iconos.


Colores de la reunión

Proporciona colores a las reuniones por propiedad de la entrada, grado de importancia o estado de asistencia.


Disminuir altura de filas

Disminuye el espacio asignado para los canales temporales.


Aumentar altura de filas

Aumenta el espacio asignado para los canales temporales.


Barra de herramientas

Muestra u oculta la barra de herramientas.


Barra de herramientas de fecha

Muestra u oculta la barra de control de fecha.


Iconos

Muestra u oculta los iconos.


Barra de estado

Muestra u oculta la barra de estado.


Ventana 1, 2,

Va a la ventana especificada.


Índice de la Ayuda

Muestra un índice de los temas de Ayuda.


Uso de la Ayuda

Proporciona instrucciones generales sobre el uso de la Ayuda.


Acerca de Netscape Calendar

Muestra el número de versión de esta aplicación.


Modificar entrada

Modifica la tarea seleccionada.


Duplicar entrada

Duplica la tarea seleccionada.


Eliminar tareas

Elimina la tarea seleccionada.


Mostrar todas las tareas

Muestra todas las tareas existentes.


Mostrar tareas sin completar

Muestra sólo las tareas sin completar.


Mostrar tareas completadas

Muestra sólo las tareas completadas.


Mostrar tareas activas

Muestra sólo las tareas activas.


Ordenar por descripción

Ordena las tareas alfabéticamente por descripción.


Ordenar por vencimiento

Ordena las tareas por vencimiento.


Ordenar por fecha de inicio

Ordena las tareas por fecha de inicio.


Ordenar por prioridad

Ordena las tareas por prioridad.


Ordenar por finalización

Ordena las tareas por finalización.


Orden ascendente

Ordena las tareas en orden ascendente.


Orden descendente

Ordena las tareas en orden descendente.


Imprimir entrada

Imprime la tarea seleccionada.


Marca de verificación

Aparece junto a un nombre en la Bandeja de entrada si el usuario asiste a la entrada.


"X" de color azul

Indica que el usuario ha rechazado esta reunión (en la Bandeja de entrada).


"X" de color rojo

Indica que el usuario ha rechazado esta reunión (en la vista mensual de la página correspondiente de la agenda o en la Bandeja de entrada).


Signo de interrogación

Indica que el usuario aún no ha contestado a la entrada (cuando aparecen los participantes de una entrada en la Bandeja de entrada).


Botón Enviar mensaje

Al hacer clic en este botón, aparece el cuadro de diálogo Enviar mensaje, desde donde puede enviar mensajes de correo electrónico a otros usuarios.


Botón Calendario

Al hacer clic en este botón, aparece el calendario, donde puede definir una fecha para una entrada o abrir las páginas de la agenda en una fecha concreta.

El botón Calendario aparece en numerosos cuadros de diálogo de varias barras de herramientas de la agenda.


Botón Reloj

Al hacer clic en este botón, se abre el control horario, donde puede definir una hora en el cuadro horario correspondiente.

Este botón aparece en numerosos cuadros de diálogo.


Botón Marca de verificación

Haga clic en este botón para aceptar la información del cuadro de edición situado a la izquierda.

(Por ejemplo, al añadir un usuario a una lista de personas y recursos, introduzca un nombre en el cuadro de edición. Haga clic en este botón, para añadir dicho nombre a la lista que está creando.)


Botón Buscar

Al hacer clic en este botón, se abre el cuadro de diálogo Buscar en directorio.

En este cuadro de diálogo puede buscar en el directorio nombre de personas, recursos o grupos de la red.


Botón Grupo

Con este botón se puede realizar una de estas dos acciones, según el contexto:

Haga clic en este botón situado junto al cuadro de edición para acceder al cuadro de diálogo Seleccionar grupo. Permite añadir un grupo completo de personas y/o recursos a una lista de forma simultánea.

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para acceder al cuadro de diálogo Selección de agenda de grupo. Añada nombres a la lista para consultar las vistas diarias de varios participantes de una agenda de grupo.


Botón Modificar agenda de grupo

Aparece en la barra de control de fecha de la agenda de grupo y le permite modificar la lista de usuarios y recursos incluidos en la agenda de grupo que está visualizando.


Marca de verificación redonda

Indica que el usuario ha aceptado la entrada. Aparece en las listas de personas o recursos, en las páginas Agenda diaria y semanal y en listas de entradas recurrentes.


"X" redonda

Indica que el usuario ha rechazado la entrada. Aparece en las listas de personas o recursos, en las páginas Agenda diaria y semanal y en listas de entradas recurrentes.


Signo de interrogación redondo

Aparece en las entradas para las que no se ha especificado aún si se va a asistir. Aparece en las listas de personas o recursos, en las páginas Agenda diaria y semanal y en listas de entradas recurrentes.


Círculo gris

Aparece en la ficha General de un cuadro de diálogo de una entrada al seleccionar varios casos de una entrada recurrente.


Lápiz

Aparece en las reuniones que contengan una descripción y en las tareas que contengan comentarios. Para ver la descripción o los comentarios, abra la entrada y seleccione la ficha Detalles.


Grupo

Aparece en la esquina superior izquierda de las reuniones de las páginas Agenda diaria y semanal si hay otros usuarios o recursos invitados.


Campana

Aparece en las reuniones y tareas de las páginas Agenda diaria y semanal, así como en la Visualización de tareas, si se ha definido un aviso para la entrada.


Icono Información

Indica que la reunión incluye información. Aparece al seleccionar Un icono de la ficha Visualización del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda.


Botón de cuadrícula

Haga clic en el botón de cuadrícula de la barra de control de fecha de la página Agenda mensual para restablecer en la cuadrícula la configuración predeterminada de la agenda.

(Este botón resulta útil si han movido varias barras divisorias o ha cambiado el tamaño de la ventana.)


Icono Más

Indica que hay más entradas en la cuadrícula de las visibles.

Puede desplazarse por las entradas para ver las que no aparecen.


Icono Evento diario

Indica que la entrada es un evento diario.

Aparece en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal, en la vista mensual de la página Agenda mensual y en la Bandeja de entrada.


Icono Nota

Indica que la entrada es una nota diaria.

Aparece en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal, en la vista mensual de la página Agenda mensual y en la Bandeja de entrada.


Icono Días festivos

Indica que la entrada es un día festivo.

Aparece en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal, en la vista mensual de la página Agenda mensual y en la Bandeja de entrada. También aparece en el cuadro de diálogo Aviso emergente si el aviso es para un día festivo.


Iconos de asistencia con planificación

Si este icono aparece junto a un nombre de usuario o una entrada recurrente, indica que el usuario asistirá a la entrada, pero que preferiría que se planificase para otro momento.

Si este icono aparece junto a un nombre de usuario en la Bandeja de entrada, indica que el usuario asistirá al evento, pero que preferiría que se planificase para otro momento.


Iconos de no asistencia con planificación

Si este icono aparece junto a un nombre de usuario o entrada recurrente, indica que el usuario no asistirá a la entrada, pero que asistiría si se planificase para otro momento.

Si este icono aparece junto a un nombre de usuario en la Bandeja de entrada, indica que el usuario no asistirá al evento, pero que asistiría si se planificase para otro momento.


Icono Entrada recurrente

Aparece junto a las entradas recurrentes de la Bandeja de entrada.

Si aparece en la carpeta Entradas nuevas, es de color rojo.

Si aparece en cualquier otra carpeta, es de color azul.


Icono Reunión

Aparece junto a las reuniones de la Bandeja de entrada.

Si aparece en la carpeta Entradas nuevas, es de color rojo.

Si aparece en cualquier otra carpeta, es de color azul.


Icono Aviso de evento diario

Aviso de un evento diario. Aparece en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal.

Haga doble clic en el aviso para abrir la entrada correspondiente.


Icono Aviso de reunión

Aviso de una reunión. Aparece en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal.

Haga doble clic en el aviso para abrir la entrada correspondiente.


Icono Aviso de tarea

Aviso de una tarea. Aparece en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal.

Haga doble clic en el aviso para abrir la entrada correspondiente.


Icono Aviso de nota

Aviso de una nota diaria. Aparece en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal.

Haga doble clic en el aviso para abrir la entrada correspondiente.


Icono Tarea

Indica que la tarea está aún pendiente. Aparece en la vista Tarea de la página Agenda diaria y en la Visualización de tareas.


Icono Tarea vencida

Indica que ya ha pasado la fecha de vencimiento de la tarea, pero que no se ha marcado como completada. Aparece en la vista Tarea de la página Agenda diaria y en la Visualización de tareas.


Icono Tarea completada

Indica que la tarea se ha completado. Aparece en la vista Tarea de la página Agenda diaria y en la Visualización de tareas.


Cursor de arrastrar y soltar

Aparece al hacer clic y mantener pulsado el botón del ratón en una entrada que se puede arrastrar a otra ubicación.

Las entradas de las páginas Agenda semanal y mensual y de la Bandeja de entrada se pueden desplazar con este procedimiento.


Cursor de posición incorrecta para soltar

Aparece al arrastrar una entrada a un lugar donde no se puede soltar.

(Por ejemplo, si arrastra una nota diaria a la vista semanal e intenta soltarla en uno de los canales temporales.)


Cursor de cambio de tamaño de la vista

Permite cambiar el tamaño de las vistas de una reunión seleccionada en cualquiera de las páginas de la agenda. Haga clic en cualquiera de las barras que dividen las vistas para poder cambiar su tamaño.


Cursor de desplazamiento

Permite desplazar una reunión seleccionada a las páginas Agenda diaria o semanal. Señale una parte del marco de una reunión seleccionada (que no sean los dos manejadores situados en el centro de los bordes superior e inferior) para poder arrastrar la entrada a otro canal temporal.

No se pueden mover las entradas propuestas por otras personas.


Cursor de cambio de tamaño

Permite cambiar la duración de una reunión seleccionada en las páginas Agenda diaria o semanal. Haga clic en cualquiera de los dos manejadores del centro de los bordes inferior y superior de una reunión seleccionada para poder ampliar o reducir la entrada y cambiar su duración.

No se puede cambiar de tamaño las entradas propuestas por otras personas.


Botón Abrir bandeja de entrada

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la Bandeja de entrada.


Botón Abrir agenda

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir una agenda.


Botón Abrir tareas

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la Visualización de tareas.


Botón Ver día

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la vista diaria.


Botón Ver semana

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la vista semanal.


Botón Ver mes

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la vista mensual.


Botón Nueva reunión

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la ventana Nueva reunión.


Botón Nuevo evento diario

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la ventana Nuevo evento diario.


Botón Nueva tarea

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la ventana Nueva tarea.


Botón Nueva nota diaria

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para abrir la ventana Nueva nota diaria.


Botón Imprimir

Haga clic en este botón de la barra de herramientas para acceder al cuadro de diálogo Imprimir y seleccionar las opciones de impresión.


Icono de evento diario

Aparece en los cuadros de diálogo Aviso emergente, Se han encontrado entradas de vCalendar y Sincronización, lo que indica que el cuadro de diálogo hace referencia a un evento diario.


Icono de reunión

Aparece en los cuadros de diálogo Aviso emergente, Se han encontrado entradas de vCalendar y Sincronización, lo que indica que el cuadro de diálogo hace referencia a una reunión.


Icono de tarea

Aparece en los cuadros de diálogo Aviso emergente, Se han encontrado entradas de vCalendar y Sincronización, lo que indica que el cuadro de diálogo hace referencia a una tarea.


Icono de nota

Aparece en los cuadros de diálogo Aviso emergente, Se han encontrado entradas de vCalendar y Sincronización, lo que indica que el cuadro de diálogo hace referencia a una nota diaria.


Icono de día festivo

Aparece en los cuadros de diálogo Aviso emergente, Se han encontrado entradas de vCalendar y Sincronización, lo que indica que el cuadro de diálogo hace referencia a un día festivo.


Botón Aviso siguiente

Abre el siguiente aviso del cuadro de diálogo Aviso emergente (si hay más de uno).


Flecha izquierda

Aparece en las barras de control de fecha de las páginas Agenda diaria, semanal y mensual, así como en el calendario.

En la barra de control de fecha diaria, esta flecha le lleva al día anterior.

En la barra de control de fecha semanal, esta flecha le lleva a la semana anterior.

En la barra de control de fecha mensual y en el calendario, esta flecha le lleva al mes anterior.


Flecha derecha

Aparece en las barras de control de fecha de las páginas Agenda diaria, semanal y mensual, así como en el calendario.

En la barra de control de fecha diaria, esta flecha le lleva al día siguiente.

En la barra de control de fecha semanal, esta flecha le lleva a la semana siguiente.

En la barra de control de fecha mensual y en el calendario, esta flecha le lleva al mes siguiente.


Botón Hoy

Aparece en las barras de control de fecha de las páginas Agenda diaria, semanal y mensual, así como en el calendario.

En la barra de control de fecha diaria, este botón le lleva a la página del día actual de la Agenda diaria.

En la barra de control de fecha semanal, este botón le lleva a la página de la semana actual de la Agenda semanal.

En la barra de control de fecha mensual, este botón le lleva a la página del mes actual de la Agenda mensual.

Haga clic en este botón en el calendario para abrir la página actual del tipo de agenda que está visualizando.


Doble flecha izquierda

Aparece en las barras de control de fecha de las páginas Agenda diaria, semanal y mensual, así como en el calendario.

En la barra de control de fecha diaria, esta flecha le lleva a la semana anterior.

En la barra de control de fecha semanal, esta flecha le lleva al mes anterior.

En la barra de control de fecha mensual, con esta flecha se retroceden seis meses.

En el calendario, con este botón se retrocede un año.


Doble flecha derecha

Aparece en las barras de control de fecha de las páginas Agenda diaria, semanal y mensual, así como en el calendario.

En la barra de control de fecha diaria, esta flecha le lleva a la semana siguiente.

En la barra de control de fecha semanal, esta flecha le lleva al mes siguiente.

En la barra de control de fecha mensual, con esta flecha se avanzan seis meses.

En el calendario, con este botón se avanza un año.


Clip

Indica que la reunión o tarea tiene un archivo adjunto. Aparece en las páginas Agenda diaria y semanal, así como en la Visualización de tareas.

Para abrir el archivo adjunto, vaya a la ficha Detalles de la entrada.


Icono No se puede ver la reunión

Indica que no está autorizado a ver esta entrada. Aparece en las páginas Agenda diaria y semanal.


Alerta de entradas nuevas

Aparece en la barra de estado e indica que hay entradas nuevas en la Bandeja de entrada.


Icono Modo desconectado

Este icono indica que está trabajando en modo desconectado (es decir, sin conexión al servidor). Aparece en el lado derecho de la barra de estado.


Icono Modo conectado

Indica que está trabajando en modo conectado (es decir, con conexión al servidor). Aparece a la derecha de la barra de estado.


Icono Calendario

Aparece en la pantalla al minimizar la ventana de la agenda.


Icono Alerta

Si la ventana de la agenda está minimizada, el icono Calendario se convierte en el de alerta cuando las entradas nuevas aparecen en la Bandeja de entrada.


Icono Aviso de día festivo

Este icono es un aviso de un día festivo. Aparece en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal.

Haga doble clic en el icono para abrir la entrada correspondiente.


Hay más entradas anteriores

Aparece en la barra de control de fecha de las páginas Agenda diaria, semanal y de grupo, lo que indica que hay más entradas anteriores en el marco temporal que no se muestran. Suba para verlas.


Hay más entradas posteriores

Aparece en la barra de control de fecha de las páginas Agenda diaria, semanal y de grupo, lo que indica que hay más entradas posteriores en el marco temporal que no se muestran. Baje para verlas.


Hay más entradas anteriores y posteriores

Aparece en la barra de control de fecha de las páginas Agenda diaria, semanal y de grupo, lo que indica que hay más entradas anteriores y posteriores en el marco temporal que no se muestran. Suba y baje para verlas.


Tipos de grupo

Hay cuatro tipos de grupo: públicos, privados, administrativos y sólo miembros. No todos los tipos están disponibles para cada caso o usuario. Algunos cuadros de diálogo disponen de un botón Todos para mostrar todos los grupos.

•	Los grupos públicos están disponibles para todos los usuarios del sistema.

•	Los grupos privados sólo están disponibles para sus creadores.

•	Los grupos administrativos sólo están disponibles para aquellos que disponen de derechos de creación y administración de los mismos (el encargado de conceder esta autorización es el operador del sistema).

•	Los grupos de sólo miembros están disponibles para los miembros de dichos grupos.


Modo conectado

Conectado al servidor. Puede ver la información del servidor (por ejemplo, las agendas o archivos adjuntos de otros usuarios).


Modo desconectado

Desconectado del servidor. No puede ver la información del servidor (por ejemplo, las agendas de otros usuarios, excepto las que haya recibido con la agenda local).


Unidad organizativa

Puede ser una subdivisión de la organización y está relacionada con la dirección de correo electrónico. Para obtener más información, consulte el manual del software de correo electrónico.


Dominio

Forma parte de la dirección de correo electrónico. Para obtener más información, consulte el manual del software de correo electrónico.


Correo electrónico

También se conoce como e-mail (abreviatura de electronic mail). Se trata del sistema que envía mensajes desde un ordenador a otro.


Canal temporal

Los canales temporales constituyen bloques individuales de tiempo que aparecen representados como rectángulos en las vistas diaria y semanal de la agenda. Se pueden definir de dos formas:

•	Seleccione Disminuir altura de filas o Aumentar altura de filas en el menú Ver.

•	Cambie el valor del cuadro de lista desplegable "Intervalo" de la ficha Visualización del cuadro de diálogo Preferencias de la agenda (menú Edición, Preferencias, Agenda).


Recurso

Los recursos son objetos inanimados que disponen de su propia agenda, como una sala de conferencias o un equipo.


Servidor

Se trata del ordenador al que están conectadas las estaciones de trabajo de una red. Lugar en que se almacena la base de datos centralizada de todos los datos de los usuarios.


Parámetro de búsqueda

Define la búsqueda limitándola a una determinada información.


Valor predeterminado

Selección preestablecida de una opción que el programa utiliza a menos que se especifique algún otro valor.


Entrada

Cualquier elemento que aparece en la Bandeja de entrada o en una página de la agenda (reuniones, tareas, notas diarias, días festivos, eventos diarios, etc.).


Control temporal

Al hacer clic en [image], situado junto al cuadro Hora, aparece el control temporal.

El control temporal se puede definir de tres formas:

•	Haga clic en las flechas izquierda o derecha para mover la flecha azul en intervalos de una hora. La hora seleccionada aparece en el cuadro Hora correspondiente.

•	Haga clic en la flecha azul y arrástrela hasta que señale la hora correcta. El control temporal se puede mover en intervalos de 15 minutos.

•	Haga clic directamente en la hora que desee, si ésta aparece en el control temporal.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.


Grado de importancia

La agenda puede asignar distintos grados de importancia a las reuniones.

Las reuniones, codificadas por colores según la importancia, aparecen de la siguiente forma:

Muy alta

Alta

Normal

Baja

Muy baja


Estado de asistencia

El estado de asistencia de una reunión indica la forma en que el usuario ha (o no ha) respondido a la misma.

Las reuniones, codificadas por colores según el estado de asistencia, aparecen de la siguiente forma:

Reuniones aceptadas

Reuniones sin confirmar

Reuniones rechazadas

Reuniones provisionales aceptadas

Reuniones provisionales sin confirmar

Reuniones provisionales rechazadas


Propiedad

Las personas o recursos que proponen las reuniones son los propietarios de las mismas. Las reuniones, codificadas por colores según la propiedad, aparecen de la siguiente forma:

Reuniones de su propiedad (propuestas por usted).

Reuniones a las que está invitado.

Reuniones provisionales de su propiedad (propuestas por usted).

Reuniones provisionales a las que está invitado.

Nota: Al codificar por color las reuniones de su propiedad y abrir la agenda de otro usuario, las entradas que haya propuesto usted (y no el propietario de la agenda) aparecen en color azul, lo que facilita la diferenciación de las entradas que puede modificar en las agendas de otros usuarios. (Incluso si se encuentra en la agenda de otro usuario, podrá modificar las entradas que haya propuesto.) Al trabajar con la agenda de otra persona como delegado, las reuniones que haya propuesto el propietario de la agenda aparecen en color azul, ya que usted trabaja en dicha agenda como si fuera el propietario.


Nivel de acceso

Controla las personas que pueden acceder a la información de una entrada. Hay cuatros niveles de acceso: Normal, Confidencial, Personal y Público.


Delegado

Persona que tiene derechos para modificar las entradas de otro usuario en nombre de dicho usuario. Los delegados pueden realizar las operaciones especificadas por los derechos de acceso otorgados por el otro usuario. Sin embargo, nunca podrá definir los derechos de acceso de otros usuarios (o los suyos propios) mientras trabaje como delegado de otra persona.

Para otorgar derechos de delegado a una persona, seleccione Derechos de acceso del menú Opciones.


Provisional

Las reuniones provisionales no tienen aún carácter final ni oficial. Para confirmar una reunión provisional, desactive la casilla de verificación de la ficha General de la ventana Modificar reunión.


Barra de estado

La barra de estado aparece en la parte inferior de la ventana. Para mostrarla u ocultarla, seleccione Barra de estado del menú Ver.

En el área izquierda de la barra de estado se describen las acciones de las opciones de menú conforme vaya utilizando las teclas de flecha para navegar por los menús. En esta área también aparecen mensajes que describen las acciones de los botones de la barra de herramientas. A la derecha, se proporcionan la fecha y hora actuales.

El icono que se muestra en la mitad de la barra de estado le notifica de la recepción de entradas nuevas procedentes de otros usuarios. A la derecha, aparecerá el icono de campana cuando se active la función Aviso emergente. En el extremo derecho, aparece un icono que indica si está trabajando en modo conectado o desconectado.


Barra de herramientas

La barra de herramientas aparece en la parte superior de la ventana de aplicación, debajo de la barra de menús. Proporciona acceso rápido mediante el ratón a numerosas herramientas de la agenda.

Para ocultarla o mostrarla, seleccione Barra de herramientas del menú Ver.


Nodo

Se trata de una base de datos situada en un servidor. Un servidor puede disponer, como a menudo ocurre, de varios nodos.

Los nodos están identificados por números.


Usuario remoto

Usuario cuya agenda se encuentra en otro servidor. Estos usuarios pueden estar invitados a entradas como si fueran usuarios locales.

Sin embargo, los usuarios remotos no pueden actuar como delegados.


Usuario local

Usuario del mismo servidor.


Evento diario

Los eventos diarios son entradas válidas para un día entero. No bloquea ninguna hora de la vista diaria de su agenda. Podrá seguir planificando reuniones de la forma normal cuando haya un evento diario planificado. Pueden ser eventos recurrentes o sencillos. Los demás usuarios y recursos pueden estar invitados a los eventos diarios. Éstos se muestran en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal y en la vista mensual.


Nota diaria

Las notas diarias son recordatorios que puede introducir en la agenda. No tienen hora especificada, si bien aparece una fecha. Las notas diarias pueden tener una longitud máxima de 64 caracteres y aparecen en la vista Notas de las páginas Agenda diaria y semanal, así como en la vista mensual. Pueden ser únicas o recurrentes y se pueden enviar a otros usuarios y recursos.


Tarea

En la agenda se pueden introducir tareas. Estas tareas se pueden enlazar a una reunión o mantenerlas independientes. Se les pueden asignar los siguientes elementos: una hora y una fecha de inicio, una hora y fecha de vencimiento, una prioridad y un nivel de acceso.


Archivo adjunto

Para adjuntar un archivo a una reunión o tarea, utilice la ficha Detalles de los cuadros de diálogo Nueva reunión/tarea o Modificar entrada/tarea. Los archivos adjuntos permiten incluir el material necesario en una reunión o tarea. Actualmente, sólo se puede adjuntar un archivo a una reunión o tarea concreta.

Los archivos sólo se pueden adjuntar en modo conectado.


Reunión

Las reuniones son entradas que ocupan un período de tiempo planificado. Las reuniones pueden ser citas, cursos, etc., cualquier compromiso que se pueda situar en un marco temporal.

Puede incluir una ubicación, invitar a otros usuarios y recursos y repetir los eventos. Si no está completamente seguro de todos los detalles de la reunión (fecha, ubicación, etc.), puede hacerlo provisional. Si elimina una reunión o realiza cualquier cambio en la misma, estos cambios se realizarán de forma automática en las agendas de los usuarios invitados.


Asociar

Para abrir un archivo adjunto, éste debe estar asociado a una aplicación que lo pueda leer. Si el sistema no encuentra una aplicación para abrirlo, le solicitará que asocie el archivo a la aplicación correcta.


Sincronización

La sincronización consiste en el proceso de hacer que dos versiones de la agenda sean coherentes entre sí, mediante la sincronización de las entradas que provocan incoherencias (es decir, decidir la versión de la entrada que se desea mantener). Es probable que deba realizar una sincronización al transferir la agenda local a la agenda remota y al importar desde o exportar a palmtop.


Proponer

Las entradas las proponen las personas o recursos en cuyo nombre se han creado. Es decir, se realiza una propuesta si se crean las entradas al trabajar en nombre propio (es decir, no como delegado de otra persona). Las entradas que haya creado un delegado que trabaja en su nombre se consideran que las ha propuesto usted.

Para fines de codificación por colores, las reuniones que haya propuesto son de su propiedad. Las reuniones, codificadas por colores según la propiedad, aparecerán de la siguiente forma:

Reuniones de su propiedad (propuestas por usted).

Reuniones a las que está invitado.

Reuniones provisionales de su propiedad (propuestas por usted).

Reuniones provisionales a las que está invitado.


Campana de la barra de estado

Este icono indica que la función Aviso emergente está activada. Aparece a la derecha de la barra de estado.


Calendario

Al hacer clic en el botón Calendario de la barra de control de fecha, puede ir directamente a la fecha especificada haciendo clic en el calendario al que se accede.

Al hacer clic en el botón Calendario situado junto a un cuadro de fecha de un cuadro de diálogo, puede definir la fecha de ese cuadro haciendo clic en Calendario.

Para avanzar y retroceder de mes en mes o de año en año utilice las flechas del calendario.

Retrocede un año.

Avanza un año.

Avanza un mes.

Retrocede un mes.

 Le devuelve siempre a la fecha actual.

También puede utilizar los cuadros de lista desplegable situados en la parte superior para seleccionar el mes y el año.


Archivo de Ayuda versión 4.5


Buscar por nombre

Para buscar un nombre, suele bastar con unas letras del mismo. Las letras que escriba deben ser las primeras del nombre que busca.

En algunos sistemas, puede que aparezca el mensaje "La cadena del apellido es demasiado corta". En este caso, deberá especificar más letras para realizar la búsqueda.


Buscar por número

Al utilizar el cuadro de texto Número del recurso para buscar un recurso, los caracteres que introduzca deben ser los primeros del número de recurso que está buscando.


Cuadro de lista hallado(s)

En este cuadro de lista, aparecen los nombres que coinciden con los parámetros introducidos.


Cuadro Fecha

En el cuadro Fecha no podrá introducir una fecha que no se incluya en el intervalo temporal permitido para el tipo de entrada que está creando.

•	Para reuniones, tareas, notas y eventos diarios, la fecha se debe encontrar entre el 1 de febrero de 1991 y el 30 de noviembre del 2037.

•	Para entradas del libro de direcciones, la fecha se debe encontrar entre el 1 de febrero de 1901 y el 30 de noviembre del 2037.

La agenda ajusta el año del cuadro Fecha al año comprendido en el intervalo permitido que más se aproxime al año introducido (por ejemplo, si introduce 1977 en un cuadro de fecha de reunión, el año cambia al 2001, 2019, 1997 y 2007 conforme escriba cada número).


Invitación a otras personas

Hay varias formas de crear o modificar la lista de usuarios y recursos invitados a las entradas que haya propuesto:

•	Haga clic en [image] para buscar personas, grupos o recursos.

•	Haga clic en [image] para seleccionar un grupo de la lista.

•	Para invitar a un usuario, escriba el nombre en el cuadro de edición.

Para invitar a un recurso, escriba r:, re: o rec: seguido del nombre del recurso.

Para invitar a un grupo, escriba g:, gr: o grp: seguido del nombre del grupo.

•	Para eliminar un nombre, selecciónelo en el cuadro de lista y haga clic en Eliminar.


Recursos remotos

Recursos situados en otro servidor. La nota entre paréntesis suele indicar el servidor o departamento en que se encuentra el recurso.


Prioridad

Permite definir el grado de importancia o urgencia de las tareas. A las tareas, que se pueden ordenar por este campo, se les puede asignar un valor alfabético o numérico.


Notificación de correo

Puede aparecer un cuadro de mensaje en el que se le pregunte si desea enviar un mensaje de correo electrónico que notifique a los usuarios invitados de las entradas que ha creado o modificado. Esta opción depende de las preferencias seleccionadas (que se pueden definir en el menú Opciones, Agenda, Notificación).

•	Para enviar un mensaje de correo electrónico, haga clic en Sí. Aparece el cuadro de diálogo Enviar mensaje.

•	De lo contrario, haga clic en No. La entrada seguirá apareciendo en las bandejas de entrada y agendas de los usuarios invitados.


Conflictos

Se ha planificado más de una reunión para el mismo usuario o recurso a la misma hora. Haga doble clic en la entrada en conflicto para ver los detalles del mismo.

 indica que hay un conflicto.


Cuadro de lista desplegable Frecuencia

Este cuadro de lista permite planificar de forma fácil las entradas recurrentes que se repiten de forma habitual. El cuadro tiene cinco opciones:

•	Seleccione Diaria para planificar la entrada todos los días o un número concreto de días.

•	Seleccione Semanal para planificar la entrada todas las semanas o un número concreto de semanas. También puede hacer clic en los días de la semana en los que desea que aparezca la entrada. Vuelva a hacer clic en el botón de un día para deseleccionarlo.

•	Seleccione Mensualmente durante la(s) fecha(s) para planificar las entradas en fechas concretas del mes. Elija el primer cuadro para seleccionar la misma fecha de cada mes. Si desea otra frecuencia, seleccione el cuadro inferior, elija la fecha o fechas del cuadro de lista e introduzca la frecuencia en el cuadro de edición. Utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar más de una fecha.

•	Seleccione Mensualmente durante el(los) día(s) para planificar los días de cada mes en que se repetirá la entrada. Utilice las teclas Mayús y Control para seleccionar más de un día. Introduzca la frecuencia de la repetición en el cuadro de edición situado a la derecha.

•	Seleccione Anualmente para planificar la entrada de forma anual. Para elegir varios intervalos de años, seleccione el segundo botón e introduzca el número de años que desee.


Icono Orden de las tareas

Muestra la columna por la que están ordenadas actualmente las tareas.


Botón Enviar

Envía al servidor la entrada que está creando o modificando.


Botón Recurso

Permite añadir recursos a la entrada que está creando o modificando.


Botón Fechas

Muestra u oculta la lista de fechas de la entrada actual en la parte inferior de la ventana.


Botón Eliminar

Permite eliminar la entrada que está creando o modificando.


Botón Adjuntar

Permite incluir un archivo adjunto en la reunión.


Asistiré

Indica que asistirá a esta reunión.


No asistiré

Indica que no asistirá a esta reunión.


Lo confirmaré más tarde

Indica que aún no ha decidido si va a asistir a esta reunión.


Enviar correo

Envía un mensaje de correo a todos los usuarios invitados a esta entrada.


Conservar en la agenda

Indica que va a mantener esta entrada en la agenda.


Eliminar de la agenda

Indica que no va a mantener esta entrada en la agenda.


Decidirlo más tarde

Indica que aún no ha decidido si va a mantener esta entrada en la agenda.


Completo

Marca esta tarea como completada.


Sin completar

Marca esta tarea como no completada.


Ficha Asistentes

En esta ficha de cualquier ventana de entradas podrá añadir usuarios y recursos a la entrada actual.


Ficha Archivos adjuntos

En esta ficha de cualquier ventana de entradas podrá adjuntar un archivo a la entrada actual.


Ficha Opciones

Con esta ficha de la ventana Entrada se pueden añadir avisos y definir los grados de importancia y niveles de acceso, cuando sea oportuno.


Barra de herramientas principal

Muestra y oculta la barra de herramientas de las ventanas de entradas.


Área de dirección

Muestra y oculta el área de dirección de las ventanas de entradas.


Fecha y hora

Muestra y oculta el área Información general de las ventanas de entradas.


Lista de fechas

Muestra y oculta la lista de fechas de las ventanas de entradas.


Dirección

Coloca la ficha Dirección sobre el Área de dirección.


Archivos adjuntos

Coloca la ficha Archivos adjuntos sobre el Área de dirección.


Opciones

Coloca la ficha Opciones sobre el Área de dirección.


Enviar

Envía la entrada que está creando, modificando o visualizando con los cambios realizados.


Seleccionar grupos

Permite añadir un grupo a la entrada que está creando o modificando.


Adjuntar

Permite añadir un archivo adjunto a la reunión que está creando o modificando.


Eliminar entrada

Elimina la entrada que está creando o modificando.


Buscar


Buscar otra vez